Шпаргалка по "Масс-медиа и рекламе"

Организация и проведение презентаций

Решение о месте  проведения презентации, конечно, если это решаете Вы, должно быть принято  на самых ранних этапах ее планирования, и некоторые соображения не имеют  ничего общего с содержанием и  механизмом проведения как таковыми. Этими соображениями при проведении мероприятий руководствуется все  здравомыслящие люди, но, возможно, последовательное их изложение, поможет вам в волнениях  и хлопотах не забыть их учесть при  выборе зала.

• Постарайтесь устроить ваше мероприятие в месте, до которого будет удобно добираться всем (или хотя бы большей части) его участникам и гостям.

• Выбор места  проведения должен учесть тип планируемого мероприятия и состав его участников и гостей (например – менеджеры  разных уровней, руководители компаний, технический персонал, пресса и т.п.). Здесь ключевую роль должны играть чувство меры и вкуса, согласованные  с вашими финансовыми возможностями (даже если они неограниченны).

• Если у  Вас есть возможность провести презентацию  в своем офисе, предпочтите такой  вариант всем другим: это уменьшит количество непредвиденных промахов.

• Выбор между  залами, один из которых чуть маловат, а другой великоват, лучше сделать  в пользу первого (разумеется, если это не создаст дискомфорта): неприятно  проводить презентацию в полупустом зале, напротив, картина зала, «набитого  до отказа», бодрит.

• Разместите  слушателей таким образом, чтобы  исключить возможность каких-либо действий за спиной ведущего. Двери, в  которые входят опоздавшие, окна, за которыми что-то происходит, могут стать  частью презентации, и неизвестно еще, какая часть покажется интереснее зрителям.

• Если выбранное  помещение располагается в здании со сложной конфигурацией, предусмотрите  яркие аккуратные указатели и  стрелки, которые помогут вашим  гостям легко найти дорогу в гардероб, зал, буфет

• Проверьте, возможности освещения зала: соответствуют  ли они Вашим задачам?

• Не выбирайте  комнату, в которой говорящие  кажутся силуэтами на фоне яркого света (например, из окна). Это мешает зрителям видеть их лица.

• Обратите  внимание на климат в выбранном зале (комнате): трудно убеждать или учить  людей, если им жарко, душно, или холодно. Если Вы не в состоянии повлиять на климат, позаботьтесь об охлаждающих  напитках, проветривании помещения, горячих чае и кофе в перерывах.

• Если Вы используете какое-нибудь презентационное  оборудование, требующее электропитания, заранее выясните возможности его  подключения и продумайте, как  проложить электрические кабели, чтобы присутствующие о них не споткнулись.