Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    В данном виде писем всегда ойформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».

    Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения данных обещаний или огворенных условий и всегда имеет конкретного адресата. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, арендуемых помещений, прием на работу. Иногда такие письма начинаются с обращения по имени отчествук лицу, которому они адресованы.

    Так как эти документы имеют правовую силу и зачастую служат для разрешения хозяйственных споров, изложение  их текста должно быть предельно четким и ясным. Кроме того, отличительной чертой гарантийнх писем является обязательное наличие двух подписей (руководителя и главного бухгалтера) и оттиска печати организации.

    «Просим Вас произвести ремонт лазерного  принтера НР Lj 2200.

    Оплату  гарантируем. Наш расчетный счет 3012005007009 в АСБ «Беларусбанк», код 110».

    Письмо-запрос – это документ представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение. Такой вид писем используется для подготовки и заключения сделок. Обычно они состоят из двух частей: введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на который ожидается ответ адресата.

    Используются  выражения «Просим Вас сообщить, можете ли Вы поставить нам...».

    «О  запросе предложения

    на  поставку лазерных принтеров

    Просим  Вас выслать в наш адрес  прделожение на поставку партии (500 штук) лазерных принтеров НР Lj 2200. В предложении просим указать стоимость одного лазерного принтера при оптовой поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплты.

    При ответе просим ссылаться на номер  письма. Заранее благодарны, убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным ».

    При ответе на письмо-запрос (случае если продавец не может сразу выслать покупателю предложение) он направляет ему письмо, в котором он сообщает необходимую информацию, в частности:

    - о принятии вопроса к рассмотрению;

    - о возможности поставки интересующего  покупателя товара;

    - об отказе поставить интересующий покупателя товар;

    - о возможности изменения условий  заппроса (например, об изменении  количества товара, модели, марки,  сроков поставки и т.п.);

    - об обещании направить предложение  на поставку интересующего покупателя  товара через некоторое время.

    «Благодарим Вас за запрос от 00.00.0000 № 00-00/00 о поставке лазерных принтеров НР Lj 2200. Сообщаем Вам, что с удовольсьвием возьмемся его выполнить.

    К сожалению, на сегодняшний момент данная модель лазерного принтера на нашем  складе отсутствует, однако мы ожидаем поступление большой партии лазерных принтеров (в том числе и модели НР Lj 2200) в первой половине сентября. Если Вас устроит, то мы вышлем Вам предложение после получения этой партии товара.

    Разделяем Вашу уверенность о возможности взаимовыгодного сотрудничества.»

    Если  же продавец сразу может удовлетворить  просьбу покупателя и поставить  интересующий его товар, он направляет ему письмо –предложение.

 

    8. Охарактеризуйте  порядок составления  и оформления внутренних  докладных записок. 

    Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дичциплинароного взыскания и т.п.), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

    В зависимости от содержаниия и  целевого назначения докладные записки  могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о резкльтатах командировок, проверки и т.п.).

    Кроме того, докладные записки делятся  на внутренние и внешние.

    Внутренняя  докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутреннюю докладную записку на имя директора может дать, например, руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.д.): заведующий канцелярией – «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров – «об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п. Внутренние докландые записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

    Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.
• Название вида документа (докладная записка).
• Дата.
• Индекс.
• Место составления.
• Адресат.
• Заголовок к тексту.
• Текст.
• Отметка о наличии приложения.
• Подпись.

    Указание  организации или  структурного подразделения, являющихся автором  документа, обязательно.

    Госгерб РБ

 
 
 

    Эмблема (товарный знак)

 

    Для составления внутренних докладных  записок бланки не используются, как правило, они составляются на чистом листе бумаги. Тем не менее в левом верхнем углу должно быть указано наименование структурного подразделения, в котором работает составитель докладной записки. Ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и номера документа, а также место составления. 

 

    В докладной записке, согласно определению  этого вида документа, обязательно  должен быть указан адресат. Докладная записка адресуется конкретному лицу – непосредственному руководителю автора докладной заипски. При этом в состав адресата входит и наименование организации. 

 
 

    Если  перед наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, то в адресате нет необходимости  указывать ее полное название. 
 
 
 

 
 

    Возможен  и такой вариант, когда наименование структурного подразделения указывается  в подписи. 

 
 

    Заголовок 

    Текст

 

    Наиболее  предпочтительными являются первые два варианта, т.к. они в большей мере соответствуют СТБ 6.38-2004 и позволяют определить в каком структурном подрзделении была пожготовлена докладная записка.

    Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Формулируется он по общим правилам составления заголовоков к документам.

    Заголовок к тексту пишут строчными буквами, кроме заглавной, от 0 положения ТАВ. Помещается после реквизита «место составления или издания документа». Точка в конце не ставится.

    Текст излагается от 1-го лица ед. ч. Состоит  из двух частей: вводной и второй. Во вводной части излагаются состояние  вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Не следует начинать текст докладной записки со слов: «Довожу до Вашего сведения...». Лучше начинать таким образом: «По Вашему поручению мной проведена...», «Во иссполение приказа...», «В соответствии с планом...».

    Во  второй части докладной записки  излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на Ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения», лучше заканчивать таким образом: «Прошу...», «Предлагаю...», «Считаю целесообразным...»

    К докладной записке могут прилагаться другие документы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае в докладной записке оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».