Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Данное  определение значительно сужает сферу применения данного вида документа  при реализации распорядительных функцй, так как руководители организаций, действующие на принципах единоначалия, для решения вопросов основной деятельности издают приказы, а коллегиальные органы принимают постановления и решения.

    Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах, либо делегироваться путем издания  руководителем распорядительного  документа.

    Распоряжения, как и приказы, подразделяются на две группы:

    - по основной деятельности;

    - по личному составу.

    Оформляется на общем бланке формата А4.

    В состав реквизитов распоряжения входят:

    - реквизиты общего бланка (название  вида документа РСПАРАДЖЭННЕ  и РАСПОРЯЖЕНИЕ).

    - заголовок к тексту;

    - текст;

    - подпись;

    - визы;

    - дата;

    - индекс.

    Текст состит из двух частей.

    Распорядительная  часть начинается распорядительным словом ОБЯЗЫВАЮ: (ПРЕДЛАГАЮ:). Слово ПРЕДЛАГАЮ используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Распорядительное слово может отсутствовать.

    Проекты распоряжений визируются исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательнос порядке проект распоряжения согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта распоряжения ли отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:

    Юрисконсульт

    Подпись             А.Е.Байкулов

    18.11.2007          Замечания прилагаются.

    Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту приказа.

    Визы  проставляются на последнем листе  ниже подписи. Рекомендуется располагать  их на оборотной стороне листа.

    Подписывается распоряжение руководителем и в  день подписания регистриуется. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

    Дата  в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке  об исполнении и направлении в  дело.

    Номером является порядковый номер с начала елопроизводственного года. Номер может  быть дополнен буквенными (или цифровыми обозначениями).

    Указание – это правовой акт, издаваемый органом госуправления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкци и др. актов данного органа и вышестоящих органов управления.

    Издается  единолично руководителем организации.

    Оформляются на общем бланке формата А4 или  специальном бланке для указаний.

    В состав реквизитов распоряжения входят:

    - реквизиты общего бланка (название  вида документа УКАЗАННЕ и УКАЗАНИЕ).

    - заголовок к тексту;

    - текст;

    - подпись;

    - визы;

    - дата;

    - индекс.

    Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    Распорядительная  часть текста указания начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ: (ПРЕДЛАГАЮ:). Слово  ПРЕДЛАГАЮ используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

    Проекты указания визируются исполнителями  и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект указания лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательнос порядке проект указания согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта указания или отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:

    Юрисконсульт

    Подпись             А.Е.Байкулов

    18.11.2007          Замечания прилагаются.

    Замечания оформляются на отдельном листе  и прилагаются к проекту указания.

    Визы  проставляются на последнем листе ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.

    Подписывается указание руководителем и в день подписания регистриуется. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

    Дата  в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.

    Номером является порядковый номер с начала елопроизводственного года.

    Вступает  в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте.

 

    7. Охарактеризуйте особенности составления и оформления разновидностей служебных писем: письма-запроса, письма-ответа, гарантийного письма, сопроводительного письма, письма-напоминания, письма-подтверждения. 

    Служебное письмо – обощенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).

    Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятлеьности организации, поэтому содержание письме разнообразно.

    Официальные письма готовятся на специальных  бланках, имеющих соответствующиее название «бланк для писем». Требования к оформлению писем закреплены в СТБ 6.38-2004, а также в Указе Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Госгерба РБ».

    На  бланке для писем наносятся следующие  постоянные реквизиты и ограничительные линии:

    Госгерб РБ (товарный знак или эмблема организации);

    наименование  вышестоящей организации (если имеется);

    полное  и сокращенное наименование организации;

    почтовый  адрес;

    коммуникационные  и коммерческие данные;

    ограничительные отметки для реквизитов «дата» и «индекс документа», а также «Ссылка на дату и индекс входящего документа».

    Допускается наносить также на бланк ограничительные  отметки для реквизитов «заголовок», «адресат».

    Письмо-подтверждение. Высылается для подтверждения получения какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкции). Это вид письма также может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего этот вид писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать».

    Иногда  в них приводят краткое изложение, содержание полученных документов или  перечень материальных ценностей. Кроме  того, письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой или справочной информацией.

    Используются  выражения «Подтверждаем ...», «Ваше  письмо от ........мы получили» и т.д.

    Письмо-напоминание – это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.

    Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.

    Иногда  на подобном письме ставится пометка  «Вторично», которая сама по себе уже  является напоминанием. Такая пометка  ставится в тех случаях, когда  отправитель допускает возможность, что адресат просто не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В данном случае дословно повторяется текст первого письма.

    Используются  выражения «Напоминаем Вам о...».

    «Напоминанем  Вам о то, что в соответствии с нашими договоренностями Вы должны представить бизнес-план проекта ... до 00.00.0000

    По  истечении указанного срока наше предложение теряет силу.»

    Письмо-ответ – это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается лишь изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным и четким не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые инициативные письма.

    Письма-ответы, содержащие отказ должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется  начинать текст с формулировки отказа, снчала следует изложить его причины. В подобных письмах можно использовать следующие формулировки: «Наша организация не предполагает (не планирует, не считает возможным)...». Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к данному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотерть вопрос.

    Главной особенностью писем-ответов является то, что в них всегда оформляется  реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа».

    Сопроводительное  письмо – это документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Как правило, сопроводительные письма составляют в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить: указать срок исполнения документов, уточнить условия оплаты, объяснить причину задержки отправления, разъяснить какие-то енясные моменты и т.д. Кроме того, подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей.

    Обычно  письма данного вида начинаются словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», далее указываются поисковые  реквизиты (Заголовок, дата и номер)направляемых документов. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

    «В  соответствии с достигнутой меджу  нами договоренностью направляем Вам  договор от 00.00.0000 № 00 на поставку оцинкованного  листа в 2 (двух) экземплярах (на 3 листах) и приложение № 1 к нему в 2 (двух) экземплярах (на 1 листе).

    Просим  на указнных документах поставить подпись  и печать один экземпляр вернуть  в наш адрес.»