Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Подписывается докладная записка составителем. Внутренняя докладная записка будет подписываться руководителм структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «подпись» будет иметь все составлные части: наимнование должности, личную подпись, расшифровку подписи.

    Регистрируется  докладная записка в журнале  регистрации внтуренних документов, при отсутствии такового – в журнале  исодящих документов. При этом проставляется  реквизиты «дата» и «регистрационный индекс».

    При рассмотрении руководителем организации на докладной записке проставляется резолюция. 

 

    9. Охарактеризуйте  порядок составления  и оформления внешних  справок личного  характера. 

    Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или подтверждающий факты биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содержит мнения автора о существе излагаемых вопросов.

    При составлении и оформлении внешней  справки используются следующие  реквизиты:

• наименование вышестоящей организации (если оно имеется);
• полное и сокращенное наименовании организации;
• название вида документа (СПРАВКА);
• дата;
• индекс;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• визы согласования и ознакомления;
• отметка об исполении и направлении документа в дело;
• подпись (подписи)

    При необходимости справка может  заверяться печатью.

    Внешние справки оформляются на общем  бланке организации.

    Госгерб РБ

 

    Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат», который оформляется по установленным требованиям. Внешние справки могут адресоваться: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю). 
 

    При адресовании справки руководителю вышестоящего органа указывается наименование должности руководителя в дательном  падеже, в которое включается наименование организации.

          Министру информации

          Республики Беларусь

          Подгайскому М.В.

    или:

          Президенту Белорусского

          государственного  концерна

          по нефти и химии

          Бамбизе И.М.

    При адресовании справки организации  в целом указывается наименование этой организации в именительном падеже. Например:

          Министерство информации

          Республики Беларусь

    или:

          Белорусский государственный

          концерн по нефти  и химии

    При адресовании справки структурному подразделению организации в  именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структруного подразделения. Например:

          Департамент по архивам

          и делопроизводству

          Министерства юстиции

          Республики Беларусь

          Отдел финансирования

          и бухгалтерского учета

    При направлении справки должностному лицу, но не руководителю, наименование организации указывается в им.п., а должность и фамилия адресата – в дат. Например:

          Департамент по архивам

          и делопроизводству

          Министерства юстиции

          Республики Беларусь

          Начальнику отдела

          финансирования

          и бухгалтерского учета

          Денежной Т.Г.

    Внешние справки подписываются руководителем  организации (его заместителем) или  уполномоченным на это лицом. 

    Директор  института В.В. Федоров 

    Некоторые справки подписываются двумя  должностными лицами. Например, справка  о задолженности по заработной плате  может быть подписана руководителем  организации и главным бухгалтером:

    Директор  института В.В. Федоров

    Главный бухгалтер М.И. Ткач

    Внешние справки регистрируются на тех же основания, что и другие исходящие  документы (наприемер, письма).

    Личные  справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении исспользуются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательнос порядке должны заверяться печатью организации.

    Справки личного характера обычно удостоверяют какой-либо юридический факт: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату, наличие иждивенцев.

    Справка личного характера содержит следующие  реквизиты:

• наименование организации,
• Название вида документа (СПРАВКА),
• дата;
• индекс;
• место составления;
• адресат;
• текст;
• подпись (подписи)
• печать.

    Так как текст личных справок, как  правило, не превышает 15 строк, заголовки  к ним не составляются.

    Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

    Для оформления личной справки рекомендуется  использовать трафаретные бланки, на которых напечатана постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.

    Например:

    ________________________________________________________________является студентом (-кой)

                                                                                   Ф.И.О.

    ___________________________курса  дневного (заочного) отделения _______________________ факультета Белорусского государственного  университета. 

    Личные  справки часто подписываются  двумя должностными лицами. В частности, справки, финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Их подписи располагают одну под другой в порядке соответствия занимаемой должности и заверяют гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должность и часть личной подписи.

    

    Директор  института подпись  В.В. Федоров

    Главный бухгалтер подпись М.И. Ткач 
 

    Личная  справка о месте работы, трдовом  стаже может быть подписана руководителем  организации и начальником отдела кадров.

    Личные  справки могут высылаться заявителю  по почте или выдаваться на руки. Наименование организации, в которую представляется справка, указывается в реквизите «Адресат», заканчивать текст лично справки этой информацией не рекомендуется.

    Регистируются личные справки на тех же основаниях, что и внешние справки служебного характера. 

 

    10. Охарактеризуйте  порядок составления  и оформления внутренних справок служебного характера. 

    Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или подтверждающий факты биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содердит мнения автора о существе излагаемых вопросов.

    В ДОУ различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолжености по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учрждения, так называемые внешние справки личного характера (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учебы и т.п.).

    Согласно  указанным нормативным документам служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу стронней организации, и внутренние.

    Внутренние  справки, как вытекает из названия этой разновидности документов, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат». 

 
 

    Внутренняя  справка подписывается ее непосредственным составителем (начальником отдела, управления и т.п.) 

 

    В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановх заданий подведомтсвенными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а их обязанности в составе комиссии (фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке):