Лекции по "Информационному обеспечению управления"

Информационное  обеспечение управления

1. ОСНОВЫ  СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. Информационное обеспечение различных этапов процесса управления

1. Понятие управления. Структура управленческого процесса

Понятие «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений.

Организация (в настоящем курсе) - различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др.

Управление - целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.

Рассмотрим понятия СУБЪЕКТ  и ОБЪЕКТ управления:

Субъект управления - источник управляющего воздействия

Объект управления - подчинен этому воздействию

Как субъектом, гак и объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение  предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Любой процесс управления связан с  информационным обменом.

Информационный обмен заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

• сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;
• анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым:
• выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;
• передача управляющего воздействия объекту
• обратная связь, т. е. информационный поток, направленный от объекта к субъекту, позволяющий установить, насколько эффективно оказанное на объект управляющее воздействие

Основные задачи организации  системы  управления предприятием

1. выявление функций управления;
2. установление рационального количества уровней управления;
3. распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;
4. определение профессионального и численного состава кадров;
5. разработка нормативно-методической базы.

Основные функции управления:

• планирование
• календарно-плановое руководство
• оперативное управление
• контроль
• мотивация
• регулирование

1. Планирование

Планирование - процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации.

Планирование включает в себя

• определение целей и задач;
• разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;
• определение необходимых ресурсов;
• доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию.

Виды планов:

• Долгосрочные
• Среднесрочные
• Краткосрочные

Основные принципы планирования

• Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия.
• Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).
• Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.
• Необходимо установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий.
• Должны быть определены оптимальные и реальные сроки
• Должны быть выделены ресурсы, необходимые для исполнения планов в требуемые сроки
• Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

 

2.  Календарно-плановое руководство

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Направления календарно-планового  руководства:

1. Регулирование
2. Координация

Регулирование — это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация — это процесс достижения согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Задачи  календарно-планового руководства:

• формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;
• слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;
• анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;
• выработка вариантов корректирующих воздействий;
• разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

 

3.  Оперативное управление

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

• непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;
• сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банков данных;
• анализ и прогнозирование развития ситуации;
• принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;
• оформление соответствующих отчетных документов.

 

4.  Контроль

Контроль - определение отклонений в выполнении плана, фиксирование их и быстрое устранение

Этапы контроля:

1. слежение за выполнением намеченных планом paбот
2. корректирование всех значительных отклонений от плана.

Стадии контроля:

1. Предварительная стадия контроля осуществляется до начала плановых работ, когда оценивается типичное выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.
2. Текущий контроль заключается в текущей оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей
3. Заключительная стадия контроля - осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля

• наблюдение
• проверка
• учет
• анализ.

Основные принципы контроля

• контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.
• контроль должен ориентироваться на конечный результат,
• контроль должен быть своевременным, объективным и достаточно простым.

Управленческие решения

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений.

Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации.

 

Принятие управленческого  решения - адекватная реакция на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию — проблему.

 

Проблема (проблемная ситуация) - такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных.

Виды проблемных ситуаций:

• стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;
• хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;
• слабоструктурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;
• неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.

Требования, предъявляемые к управленческим решениям:

• обоснованность и конкретность:
• своевременность:
• согласованность с ранее принятыми решениями:
• оптимальность и гибкость;
• достаточная компетентность руководителей, принимающих решение.

Процесс принятия решения:

2. Информационное обеспечение процесса управления

Информационное обеспечение  управленческой деятельности — это осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Задачи информационного обеспечения управления:

• удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
• определение и отбор источников информации;
• правильная интерпретация и систематизация полученных данных:
• проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
• исключение дублирования информации:
• представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
• многократное использование полученной информации;
• постоянное обновление данных.

С помощью информационного обеспечения  происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Задачи информационного  обеспечения функций управления

1. Информационное обеспечение планирования

• сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов:
• документационное оформление планов и доведение их до исполнителей:
• получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

2. Информационное обеспечение календарно-планового руководства

• сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
• сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
• доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
• документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

3. Информационное обеспечение оперативного управления

• сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
• сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
• сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
• организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
• доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
• сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

4. Информационное обеспечение контроля

• сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками:
• доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
• документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;
• доведение данных решений до исполнителей;
• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

3. Автоматизированные системы управления

В современных условиях информационное обеспечение управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ).