Информационное управление

     Содержание: 

1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности-----------------------------------------------------------2
2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности-----------------------------------------------------------3
3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности----------------7

4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов----------8
5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)-----------11
6. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации--------------------------------------------------------------------------12
7. Содержание-----------------------------------------------------------------------14

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      1. Организация и  средства информационных  технологий обеспечения  управленческой деятельности 

     Информация  – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

     Довольно  распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

     Информационные  технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

1. ручная ИТ;
2. механическая ИТ;
3. электрическая ИТ;
4. электронная:
1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;
2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

     Особенность современных ИТ:

1. Распределённая компьютерная техника;
2. Дружественное программное обеспечение;
3. Развитые коммуникации;
4. Развитие сети Internet.

     Основные  этапы проектирования ИТ: предпроектное  обследование, проектирование (технический  проект, рабочий проект), ввод системы  в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный. 

 

      2. Информационные  технологии документационного  обеспечения управленческой  деятельности 

     Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

     В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

     Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

• организационная;
• распорядительная;
• организационная;
• информационно-справочная;
• по личному составу;
• плановая.

     Создание  и внедрение системы автоматизации  делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

     1) в области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

     2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

     3) в области организации доступа  к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
• Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

     В настоящее время существуют следующие  системы автоматизации документооборота в организации:

1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

     Основные  функции документов:

• сканирование документов;
• запись на сервер;
• классификация документов;
• передача изображений на рабочую станцию;
• поиск изображений по отдельным элементам;
• рассылка и печать.

2. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

     Основные  функции:

• сканирование;
• распознавание текста;
• форматирование в текстовый файл.

     2 вида систем распознавания символов:

• обучаемые (FineReader);
• интеллектуальные (Cunei Form).

3. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

     Основные  функции:

• индексирование документов
• полнотекстовый поиск по ключевым словам;
• ассемблирование документов;
• организация доступа к документу независимо от места его хранения;
• защита данных;
• организация выдачи и возврата документа;
• контроль версии документа;
• рассылка документа.

     Пример: Documentum.

4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

     Основные  функции:

• электронная почта;
• поддержка видеоконференций;
• управление изображениями;
• совместное использование документов;
• маршрутизация;
• календарное планирование.

     Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

     Основные  функции:

• описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
• организация хранения документов и возможность их просмотра;
• организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
• ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
• установка прав на работу с документами;
• контроль исполнения документа;
• поддержка коллективной работы с документом.

     Пример: Staff Ware. 

     3. Инструментальные средства компьютерных  технологий информационного обслуживания  управленческой деятельности 

     Информационное  обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

     Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

     Комплекс  технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.

     Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

     Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

• построить распределенные хранилища информации (базы данных);
• расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
• повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
• создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
• снизить стоимость обработки информации.

     Многообразие  компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

     В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

1. Технология «клиент – сервер».
2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

 
 

     4. Компьютерные технологии  подготовки текстовых  документов 

     Пользователь  ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

     Удобство  и эффективность применения компьютеров  для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

     Существует  несколько сотен редакторов текстов  – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).