Лекции по "Информационному обеспечению управления"

Если полученные на пятом этапе результаты недостаточны, изменился сам объект или его окружающая среда, то происходит возврат к первому этапу и новое прохождение цикла моделирования.

1.2.3. Моделирование системы информационного обеспечения управленческой деятельности

При построении системы информационного обеспечения управленческой деятельности  
обычно используют три основные модели:

• модель организации как объекта управления;
• модель управленческих структур организации в их связи с управляемой системой;
• модель внешней среды, с которой взаимодействует организация.

1. Модель организации как объекта управления

1. Механистическая модель организации (модель рациональной бюрократии)

Эта модель появилась в конце  XIX в. и получила широкое распространение в начале XX в.

Предприятие - механизм, являющийся комбинацией основных производственных факторов:

• средств производства,
• рабочей силы
• материалов.

Цель предприятия - увеличение

• прибыли,
• рентабельности,
• капитальных вложений,
• общего оборота капитала.

Для достижения этого с максимальной эффективностью при минимальных затратах необходимо оптимально использовать все имеющиеся в распоряжении виды ресурсов.

В соответствии с этим подходом эффективность функционирования организации оценивается по некоторому экономическому показателю. Этот показатель определяется как отношение выпущенной продукции к затраченным ресурсам.

Плюс: данная модель позволяет установить технические и экономические связи между различными факторами производства и определить их зависимость друг от друга.

Минусы: 1) модель недостаточно учитывает роль человеческого фактора в эффективной работе организации

2) стремление к завоеванию позиций на рынке главным образом за счет снижения издержек

3) организация рассматривается как некая замкнутая система и не учитывается воздействие факторов внешней среды, таких как конкуренция, сбыт, взаимодействие с органами власти и пр.

2. Модель коллективного разделения труда

Эта модель появилась в в начале XX в., в ней организация представлялась как коллектив работников, сформированный по принципу разделения труда.

В этой модели человек выделялся в качестве главного фактора производительности предприятия.

Критерием успешной работы в рамках этой модели является повышение эффективности организации за счет совершенствования кадровых ресурсов.

 

 

 

Элементами этой модели являются:

• мотивация работников,
• коммуникации,
• внимание к работникам,
• лояльность,
• коллективное принятие решений.

Особое внимание при этом уделяется:

• стилю управления, его влиянию на показатели производительности труда
• удовлетворению работников своим трудом.

Предпочтение отдается демократическому стилю руководства. Он обеспечивает наиболее полное раскрытие способностей работающих путем вовлечения их в процесс принятия управленческих решений, а не только их исполнения.

Главная задача управляющего звена в рамках данной модели — организация и управление персоналом.

Минусы: 1) концентрация внимания только на одном внутреннем факторе — человеческом ресурсе и подчинение ему всех остальных факторов производства. Это ограничивает возможности модели в поиске резервов для повышения эффективности организации.

2) организация рассматривается как некая замкнутая система и не учитывается воздействие факторов внешней среды, таких как конкуренция, сбыт, взаимодействие с органами власти и пр.

3. Системная открытая модель

Для современных моделей характерно:

1) «открытость», т. е. учет того, что кроме внутренних факторов и условий функционирования на эффективность организации оказывают влияние и факторы внешней среды.

2) «системность», т.е. организация представляется в виде сложной системы, обладающей определенными свойствами, которая может быть описана некоторыми графическими, математическими и другими моделями.

Свойства системы:

Делимость — система состоит из нескольких частей (компонентов), каждая из которых имеет свои цели и функции. При этом простое объединение (не в рамках системы) компонентов не будет по своим свойствам идентично всей системе.

Целостность — система обладает всей полнотой свойств и функций только как единое целое.

Связанность компонентов — все компоненты системы связаны между собой и влияют друг на друга своим нахождением в системе или выходом из нее. Вхождение компонентов в систему и их исключение из нее могут быть следствием взаимного влияния подсистем и (или) взаимодействия с внешней средой.

Эмерджентность — свойства системы проявляются только в результате взаимодействия ее компонентов. При этом части системы могут не иметь целевого назначения всей системы.

Гибкость — система должна адекватно реагировать на изменения, происходящие в ней самой и во внешней среде.

Таким образом, в данной модели признается взаимосвязь и взаимозависимость  компонентов системы между собой, а также с внешней средой, т. е. организация рассматривается  как единство ее составных частей, неразрывно связанных с внешним миром.

Эффективность работы организации зависит от факторов:

• Внешней среды: из нее организация получает все виды ресурсов, включая информацию;
• Внутренней среды: ее сильные и слабые стороны создают определенные предпосылки для преобразования ресурсов в продукцию и услуги.

 

2.  Модель управленческих структур организации в их связи с управляемой системой;

Модель организации должна отображать:

• организационную структуру управления; это означает выделение функциональных подсистем организации и установление связей между ними:
• механизм управления, к которому относятся цели, критерии, ресурсы и методы управления.

 

1. Описание организационной структуры управления

Типы организационных структур предприятия:

• линейная;
• функциональная:
• линейно-функциональная;
• линейно-штабная;
• матричная.

1. Линейная организационная структура

Линейная организационная структура представляет собой схему, описывающую вертикальные связи подчинения различных подразделений организации.

Подобный тип организационной  структуры целесообразно применять при небольшом штате организации и относительно стабильной внешней и внутренней среде.

Линейная структура проста и  может быть эффективна, если число рассматриваемых вопросов невелико и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

Данный тип организационной  структуры применяется в условиях функционирования мелких предприятий  с несложным производством при  отсутствии разветвленных связей с  поставщиками, потребителями, научными и проектными организациями и  т. д. В настоящее время линейная структура используется в управлении производственными участками, отдельными небольшими цехами, а также небольшими фирмами.

2. Функциональная организационная структура

При функциональной организационной  структуре предприятие подразделяется на элементы, каждый из которых имеет свои задачи и обязанности.

Характеристики и особенности  того или иного подразделения  соответствуют наиболее важным направлениям деятельности предприятия.

Традиционные функциональные блоки  предприятия — это отделы производства, маркетинга, финансов. Это широкие области деятельности, или функции, которые имеются на каждом предприятии для обеспечения достижения его целей.

Руководитель организации

Производственный отдел

Отдел снабжения

Отдел сбыта

Отдел маркетинга

Отдел финансов

Отдел кадров

Исполнители

Функциональная организационная  структура, в отличие от линейной, используется на более крупных предприятиях с серийным производством.

При функциональной организационной  структуре связи подчинения более сложные; так, нижестоящее подразделение подчиняется сразу нескольким вышестоящим и рамках курируемых ими вопросов.

При такой структуре могут возникнуть ситуации, когда подчиненные подразделения  не знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять и пр.

Поэтому в чистом виде функциональная организационная структура используется редко. На практике чаще применяется структура смешанного типа — линейно-функциональная

 

3.  Линейно-функциональная организационная структура

Основным достоинством этой структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым повысить эффективность управления организацией в целом.

4. Линейно-штабная организационная структура

Линейно-штабная организационная  структура во многом схожа с линейно-функциональной, но ее особенностью является то, что в ней выделяется некоторый штабной координирующий орган (например, совет директоров или учредителей). Он занимается координацией вопросов какого-либо направления по всем отделениям (филиалам) и подразделениям предприятия.

Такой вид организационной структуры, как правило, встречается в крупных организациях (холдинги, транснациональные корпорации), когда необходимо обеспечить слаженную совместную работу большого числа функциональных подразделений.

5. Матричная организационная структура

Для крупных предприятий, выпускающих большое число различной продукции, а также для предприятий, работающих в широких международных масштабах, больше подходит матричная организационная структура.

Эта структура представляет собой решетчатую систему, построенную по принципу двойного подчинения исполнителей.

• С одной стороны, исполнители подчинены непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта.
• С другой стороны исполнители подчинены руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочия ми в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством.

В данном случае руководитель проекта  взаимодействует с двумя группами подчиненных:

• постоянными членами проектной группы
• другими работниками функциональных подразделений, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб.

Матричная структура используется во многих отраслях промышленности, особенно в наукоемких производствах (например, в производстве электронной техники), а также в некоторых организациях непроизводственной сферы.

2. Описание механизма управления

Функциональная модель, как правило, строится в виде диаграмм. Модель отображает распределение различных функций управления по функциональным подразделениям предприятия, а также взаимосвязь и зависимость этих функций.

Информационная модель отражает структуру циркулирующих в организации информационных потоков, их связь со структурой самой организации и состав ее информационных ресурсов. Информационная модель чаще всего строится в виде таблиц.

 

3. Модель внешней среды организации

Анализ внешней среды предприятия  служит инструментом, с помощью которого можно контролировать внешние факторы, для прогнозирования потенциальных  угроз развитию организации, а также  открывающихся новых возможностей.

Внешняя среда организации
Микросреда — среда прямого воздействия поставщики; партнеры; акционеры; потребители продукции; конкуренты; анализ будущих целей конкурентов оценка их текущей стратегии оценка перспектив развития конкурентов и отрасли в целом изучение сильных и слабых сторон конкурентов органы власти и государственного управления; общественные организации; законы и законодательные акты инфраструктура (транспорт, связь и пр.) средства массовой информации и т. п.			Макросреда — среда косвенного воздействия политические факторы состояние соглашений по торговле между странами, состояние таможенной политики, состояние нормативных актов местных и центральных органов власти, состояние правового регулирования экономики. состояние и изменения в антимонопольном законодательстве, кредитная политика местных властей экономические факторы темпы инфляции изменение налоговых ставок международный платежный баланс уровень занятости населения в целом уровень занятости населения в данной отрасли, платежеспособность организаций. жизненные циклы различных товаров и услуг уровень конкуренции в отрасли изменение доли рынка, занимаемой организацией емкость рынка демографические факторы социально-культурные факторы отслеживание изменений общественных ценностей, социальных установок, отношений в обществе научно-технические факторы появление новых технологий и материалов изменения в способах сбора и обработки информации, совершенствование средств связи и вычислительной техники природные и географические факторы