Лекции по " Документационное обеспечение управления"

 

 

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

краткий  КУРС ЛЕКЦИЙ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»

Тема 1 Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности»

Документационное  обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) —  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование  и организацию работы с официальными документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей  деятельности учреждения.

Главная задача ДОУ –  обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.

История отечественного делопроизводства

Выделяют следующие этапы:

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)
2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
3. Коллежское делопроизводство (XVII в.)
4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)
5. Советская эпоха государственного делопроизводства

Современное государственное регулирование ДОУ

В настоящее время  регламентация документирования, организации и технологи  документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:

• Законодательное регулирование
• Стандартизация
• Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование

Высшей правовой значимостью  обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.);  Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.);  Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.

Стандартизация

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированные  системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Нормативно-методические документы

 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с  указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и  хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

 

  Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

• сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
• обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)
• сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Требования, предъявляемые  к управленческой информации

• Полнота
• Оперативность
• Достоверность
• Адресность
• Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный  в установленном порядке.

Функции документа

• Информационная  (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной  деятельности человека).
• Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
• Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.
• Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
• Воспитательная  (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).

Классификация документов

по  способу документации:

 рукописные;

 электронные;

 графические;

 кино-, фото-, фонодокументы;

  по сфере использования:

 организационно-распорядительные;

 финансово-бухгалтерские;

 научно-технические;

 по труду;

 отчетно-статистические  и другие

  по месту составления: 

 входящие (поступившие  в организацию);

 исходящие (отправленные  из организации);

внутренние (составленные и использованные в самой организации);

 по грифу ограничения доступа:

открытые (несекретные);

 с грифом ограничения  доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).

 по происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном  порядке);

личные  (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).

  по юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно  подписанные автором);

 копии (документы,  полностью воспроизводящие информацию  подлинного документа и все  внешние признаки или часть  их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии  документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют  необходимые реквизиты, придающие  им юридическую силу);

дубликаты (повторные  экземпляры подлинного документа, имеющие  юридическую силу).

  по форме изложения: 

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной  форме);

трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы  заранее подготовлены, а другая часть  заполняется при составлении, например, справка с места работы);

типовые (созданные для  документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по  срокам хранения:

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до10 лет).

Понятие об организационной технике

Комплект специальных  приспособлений для  создания, обработки, хранения, передачи документов носит  название средства организационной  техники (оргтехника).

Цель  использования средств  оргтехники — сокращение трудозатрат  на обработку информации и создание комфортных условий работы сотрудников.

Классификация средств оргтехники по функциональному  признаку

Носители информации

• носители информации на бумажной основе (несветочувствительные)
• носители для репрографических процессов ( термобумага, диазобумага,  фотопленка, калька,  бумага многослойная для  электроискрового копирования)
• микроносители визуальной и звуковой информации ( кино и фото пленка,  микрофильмы, магнитные ленты, CD диски и др.)

Средства составления  и изготовления документов:

• ручные пишущие средства (ручки, карандаши)
• пишущие машины
• диктофонная техника
• компьютерные печатающие устройства (принтеры (струйные, матричные, лазерные); плоттеры и графопостроители).

Средства репрографии  и оперативной полиграфии.

Средства обработки  документов.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов.

Средства электросвязи.

Офисная  мебель и оборудование.

Другие средства оргтехники.

Средства оргтехники,  применяемые на конкретном рабочем  месте, называют малой оргтехникой (конторская мелочь, карандаши, ручки, ластики, степлеры, клей, скрепки, и т.д.)

Раздел 2. Структура документа

Тема 1. Стандартизация и унификация документов

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель», принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их реквизитов).

Реквизит документа - элемент оформления официального документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального  документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец  документа - модель построения документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и зоны расположения реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» вступил в действие 01 июля 2003 года, был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), закрепляет максимальный состав реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления, реквизиты размещаются согласно формуляра-образца, который имеет два варианта расположения реквизитов (угловой и продольный).

Общие требования оформления  организационно-распорядительных документов (ОРД)

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в  управленческой деятельности, предъявляются следующие  основные требования:

— обеспечение юридической  силы документа

  (юридическая сила  документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией  издавшего его органа и установленным порядком оформления);

— создание условий для  оперативного исполнения документов;

— возможность оперативного поиска документа;

— возможность использования  для создания, копирования, обработки  документов средства оргтехники.

— обеспечение качественного  внешнего вида документа.

Требования  к изготовлению документа

Документы должны выглядеть  аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Соблюдение правил изготовления документов на печатающих устройствах обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 символов.

Текст документа  печатают через полтора интервала, выравнивают по ширине, используют шрифт Times New Roman 14, в многостраничных документах нумеруют страницы по середине верхнего поля кроме первой.