Лекции по " Документационное обеспечение управления"

 

 

Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов (ОРД)

Тема 1. Системы и комплексы документации

Один документ – это  единичный акт документирования факта или действия.

Система документации –  совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.

Самая общая, занимающая верхнюю позиции в комплексе  систем — общегосударственная система  документации, охватывающая  все  документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их классифицируют по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням  управления и т.д. Примеры функциональных систем документации: бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная и др. Примеры отраслевых систем документации: медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.

Однотипность значительного  числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем документации и сформировать единые требования к этим системам документации.

Государственная система стандартов и технических условий (ГГС)

была разработана в 1965 г., включает государственные стандарты, которыми определяются основные цел  и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки и внедрения стандартов; внесения в них изменений; государственного надзора и контроля  за внедрением и соблюдением.

Единая система технологической  документации (ЕСТД)

установила общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Единая система конструкторской  документации (ЕСКД)

Единая система проектной  документации на капитальное строительство

Единая система технической подготовки пр-ва

Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ)

Единая система программной документации (ЕСПД)

Система стандартов по управлению, библиотечному и издательскому  делу (СИБИД)

Единая система внешнеторговой документации

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ)

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД)

Унифицированные системы управленческой документации

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Унифицированная система  банковской документации

Унифицированная система  отчетно-статистической документации

Унифицированная система  финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций

Унифицированная система  учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия

Унифицированная система  документации по труду 

Унифицированная система  документации Пенсионного фонда  РФ

Унифицированная система  внешнеторговой документации.

Каждая система включает в себя комплексы документов.

УСОРД включает в себя:

• Организационные документы
• Распорядительные документы
• Информационно-справочные документы
• Документация по личному составу.

Цель создания систем документации – привести к единообразию процессы создания, изготовления, обработки документной информации, использованной на предприятиях и организациях независимо от форм собственности, практикующих как традиционные, так и компьютерные технологии обработки документации, в пределах РФ.

 

  Тема 2. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Структура и штатная  численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:

Инструкция – нормативный акт,  регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности  организаций, предприятий и должностных лиц.

Договор (контракт) –  документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Правила внутреннего трудового  распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.

 

 

  Тема 3. Распорядительные документы

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия  делятся на две основные группы:

• Приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
• Приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Решение — документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Решения могут приниматься  по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.),

 

  Тема 4. Информационно-справочные документы

Справочно-информационные документы предназначены для передачи информации от одного адресата к другому либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения, информации, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протокол оформляется  на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или  с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при  ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.

При ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, проверке наличия товаров  акт составляет одно должностное лицо.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Виды докладных записок: инициативная, информационная, отчетная, внешняя, внутренняя.

Объяснительная  записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (не содержит выводов и предложений).

Разновидностью является документ, который составляют при  возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках (составляется рукописным способом).

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Тема 5. Служебная переписка

Письмо (служебное письмо, деловое письмо, деловая корреспонденция)

 – обобщенное название  различных по содержанию документов,  служащих средством общения между   учреждениями в процессе осуществления  их деятельности.

Основной признак, по которому  письма выделяются в особую группу документов, — пересылка их по почте, с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Классификация переписки

По тематическому признаку:

• деловое письмо (экономические, правовые, коммерческие и др. формы деятельности);
• коммерческое письмо (заключение и выполнение коммерческих сделок, вопросы сбыта и снабжения)

По функциональному  признаку:

• требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение)
• не требующие ответа  (сопроводительное письмо)

По признаку адресата:

• обычные
• циркулярные (в несколько адресов, обобщенный адресат)

Виды писем

• Сопроводительное письмо (выполняет функцию этикетки, прикладываемой к отправляемым документам для фиксирования факта отправки), письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-заявление,
• Письмо-просьба, запрос;
• Информационное письмо (сообщение о каком-то факте или мероприятии или пропаганда деятельности организации или различной продукции)
• Письмо-извещение (Ставим Вас в известность; Сообщаем Вам...)
• Рекламное письмо   (описание рекламируемых товаров и услуг)
• Письмо-напоминание (Напоминаем; просим ускорить)
• Гарантийное письмо (2 части; просьба + подтверждение гарантий). (Просим изготовить... Оплату гарантируем)
• Письмо-рекламация (претензия) (О возмещении ущерба).
• Письмо-ответ.
• Письмо-предложение (оферта) – предложение одного лица (оферента) о заключении договора с другим лицом (акцептантом) с указанием срока действия
• Этикетные письма (поздравления; приветствия, приглашения, извинения, прощания, благодарственные письма, соболезнования)  (рекомендуется оформлять рукописным способом).

Требования  к тексту служебного письма:

• ясность
• простота изложения
• полнота информации
• грамотность
• уважительный тон изложения
• четкость
• краткость изложения
• обоснованность аргументов.

Письмо оформляют в 2-х  экземплярах (1-й экз. на бланке отправляется адресату; 2-й подшивается  в дело);

Нормы этикета  деловой переписки

• Бумага требуется хорошего качества, чистая, аккуратно обрезанная
• Бланки для письма должны быть правильно оформлены
• Листы нумеруют, кроме первых, только на лицевой стороне
• Текст через полтора интервала
• Желательно избегать переноса слов
• Письмо складывается текстом внутрь или не сгибая (посылаются в больших плотных конвертах)
• На письмо следует дать ответ в течение 10 дней (в крайнем случае 30 дней)
• Подпись от руки  (факсимиле не допускается)

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста:  по телеграфу или телетайпу.

Текст телеграммы  отличается телеграфическим стилем,  составляется в  предельно сжатой форме.

Телефонограмма – обобщенное название  различных по содержанию документов,  выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (устно по каналам телефонной связи и записывается от руки)

Телефакс (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа,  переданного по каналам факсимильной связи.

Тема 6. Документация по личному составу

Трудовые правоотношения любой организации или предприятия  с работником регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ),  действующим с 1 февраля 2002 года.

На основании статей Трудового кодекса на предприятии  должен быть установлен единый порядок  оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся: