Документационное обеспечение управления

     СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………. 2

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ…………………………………………………………………..4

1.1.Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления персоналом …………….4     

1.2.Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом……………………………………………………………………….9

1.3. Методика оценки состояния и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом………………….  11

 ГЛАВА  2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В СПК «Добрый путь»…………………..24

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия………24

2.2. Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь»……………………………………………34

2.3.Актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь»……………………………….37

ГЛАВА 3 СОДЕРЖАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В СПК «Добрый путь»……………………………………..40

3.1.Направления совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь»………………40

3.2. Обоснование применения автоматизированной системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь»…………………………………………………………………………….42

3.3.Проект  совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом……………………………………………………….46

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………50

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………53 

      Введение 

        В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

      К сожалению, в настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия .

      В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного  обеспечения управления персоналом актуальна.

      Целью курсового проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь».

      Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

      Исследовать теоретические основы совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом.

      Провести  анализ документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь».

      Предложить  пути совершенствования системы  документационного обеспечения  управления персоналом в СПК «Добрый  путь».

                  Объект исследования – СПК «Добрый путь».

                    Предмет исследования - система документационного обеспечения управления персоналом.

                  В исследовании использованы следующие методы: абстрактно-логический, балансовый, расчетно-конструктивный и экономико-математический.

                  Курсовой проект состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников. Проект изложен 55 страницах. 
 
 
 
 

 

      ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ 
 

      1.1 Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления персоналом 

      Документационное  обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

     Процесс принятия управленческого решения  состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и  принятия решения. Все эти этапы  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления [8, с.49].

      Документационное  обеспечение управления - это отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [3, с.2].

      Термин  «документационное обеспечение  управления» вошел в научный  оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы .

      Тем не менее между данными терминами  все-таки существуют некоторые различия.

      Термин  «документационное обеспечение  управления» подчеркивает информационно-технологическую  составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

      Термин  «делопроизводство» преимущественно  используется при описании организационной  стороны и традиционных приемов работы с документами [5, с.20].

      По  мнению Т.В. Кузнецовой [6, с.65] ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

      Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [6, с. 67].

      Документационное  обеспечение управления (ДОУ) - вид  обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии  предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

      Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [9, с.97].

      Определение документационного обеспечения  управления сразу же позволяет вычленить  в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время  тесно связанных и взаимодополняющих направления:

      1) документирование;

      2) организация работы с документами  (управление документацией предприятия).

      По  мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов [5, с.77].

      С другой стороны, документационное обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации. Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие.

      Таким образом, документационное обеспечение  управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

      В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная  система, и как всякая целостная  система обладает известным количеством  конкретных компонентов, частей.

      Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

      Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как  одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом [5, с.88].

      Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

      К свойствам системы документационного  обеспечения управления персонала  относятся:

      - наличие большого количества  составных элементов, связанных  между собой информационными  каналами передачи данных;

      - наличие общей цели управления  для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

      - расчленение системы любого уровня  на отдельные подсистемы, цели  и задачи которых подчинены  целям и задачам системы управления  данного уровня;

      - наличие персонала в качестве  элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

      По  мнению специалистов консалтинговых фирм «Евроменеджмент» [18] и «Термика» [17] ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

      При этом основными задачами документационного  обеспечения управления являются:

      1) Сокращение информационных потоков  до оптимального минимума.

      2) Обеспечение упрощения и удешевления  процессов сбора, обработки и  передачи информации с помощью  новейших технологий автоматизации  этих процессов.

      С ростом масштабов предприятия и  численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

      - руководство теряет целостную  картину происходящего; 

      - структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

      - это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;