Документационное обеспечение управления

      - приходится расширять штат, вкладывать  деньги в оборудование новых  рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников; 

      - для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

      - оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство  требует инвестиций, соответственно  возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

      В итоге предприятие перестает  расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли  или увеличения дефицита государственного бюджета.

      Таким образом, система документационного  обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления  управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

      1) Документирование представляет  собой создание документов, т.  е. их составление оформление  согласование и изготовление.

      2) Организация работы с документами  - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования  документов.

      3) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

      От  технологии организации работы с  документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

      Без налаженной системы документационного  обеспечения управления трудно построить  эффективное управление. 

      1.2 Роль системы кадрового делопроизводства  в системе управления персоналом 

      Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления  хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

      Управленческая  деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением  в процесс управления значительного  числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами.

      Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

      Кадровое  делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

      Кадровая  документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

      Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений [7, с.102].

      Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль  деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

      Движение  персонала - одна из базисных категорий  управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

      - прием на работу;

      - перевод на другую работу;

      - предоставление отпуска;

      - увольнение.

      Документальное  оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

      К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

      Кадровое  делопроизводство представляет собой  комплекс мероприятий, направленных на разработку:

      - локальных нормативных актов,

      - документов по управлению персоналом  и охране труда, 

      - первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов  с персоналом,

      - учетно-регистрационной документации  с целью регулирования трудовых  правоотношений, организации учета  кадров, и обеспечению мер по охране труда.

      Кадровое  делопроизводство - для работодателей  всегда актуальный вопрос, который  требует хороших знаний трудового  законодательства, правил ведения и  оформления документов, - недооценивать  его нельзя.

      О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

      Ведение кадрового делопроизводства позволяет  работодателю не только документально  оформить трудовые отношения и формализовать  кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

      При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать  в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к  неблагоприятному для работодателя исходу дела [10, с.203].

      Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко  регламентировать взаимоотношения  работодателя и работника, права  и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [11, с.10]. 

      1.3 Методика оценки состояния и  совершенствования системы документационного  обеспечения управления персоналом 

      Основной  целью совершенствования ДОУ  является установление единых принципов  работы с документами на всех уровнях  управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и  повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [12, с.22].

      Осознав важность совершенствования документационного  обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать.

      Наиболее  распространенное решение состоит  в автоматизации отдельных рабочих  мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

      Таким образом, перед организацией, стремящейся  создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

      1) Совершенствования всей работы  по подготовке и обработке  документной информации, путем создания  механизма документационного обеспечения  предприятия (ДОУ).

      2) Выбор правильной стратегии автоматизации.  

      Для решения первой задачи необходимо руководствоваться  существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

      Для решения второй - необходимо обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ.

      В связи с новыми требованиями, базирующимися  на современных международных стандартах, необходима новая методическая основа, учитывающая данные требования к  построению системы документационного  обеспечения управления персоналом. В связи с этим первым этапом совершенствования системы документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

      Для реализации процессов руководители и исполнители используют те или  иные необходимые им документы, имеющиеся  в организации в области управления персоналом:

      - правовые,

      - организационно-распорядительные,

      - планово-финансовые,

      - внешние нормативные,

      - внутренние нормативные, 

      - технические.

      Проблема  состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций  все документы разрозненны, «работают» каждый на своем уровне, не образуя  единой системы. Зачастую одно подразделение  не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

      Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к  оценке и совершенствованию документационного обеспечения.

      Одним из основополагающих требований, предъявляемых  к управлению документами является систематичность: «Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе».

      Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

      Системный подход к менеджменту основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.

      Процессный  подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, т.е. постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, т.к., согласно ему, «все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы» [14, с.20]. Следовательно, данный принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.

      Следовательно, к документированию деятельности организации, основанной на таких принципах, необходимо подходить соответствующим образом.

      Процессный  подход способствует:

      - представлению процессов в виде  документированных процедур, в результате  чего процессы приобретают формализованное  представление;

      - обозначению всех входов и  выходов каждого процесса;

      - установлению взаимосвязей между  документами, их создателями и  контекстом создания документов (отраженными в них процессами) и другими документами;

      - выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

      Системный подход к управлению предполагает:

      - представление всей организации  как системы взаимодействующих  динамических процессов;

      - распределение ответственности;

      - координацию всех аспектов деятельности организации;