Документационное обеспечение управления

              

         Проанализировав таблицу можно  сделать вывод о том, что  производство валовой продукции  в ценах фактической реализации  в 2010 году по сравнению с  2007 годом возросло с 6614 до 7855 тыс.рублей, т.е. на 1241 тыс.рублей. Затраты труда на 1 чел-час в растениеводстве возросли в 2010 году по сравнению с 2007 годом на 215 рублей. В животноводстве – на 59 рублей. Оплата 1 чел/час в растениеводстве возросла с 95 рублей в 2007 году до 164 рублей в 2010 году. В животноводстве так же произошел рост: до 61 рубля в 2010 году с 41 рубля в 2007 году.

      Для более полного анализа оплаты труда на предприятии необходимо изучить какой удельный вес в  структуре затрат на производство продукции  отраслей животноводства и растениеводства занимает оплата труда. Приведенные ниже таблицы отражают структуру затрат на производство продукции растениеводства и животноводства. Как видно, удельный вес оплаты труда с начислениями относительно не высокий.

Таблица 2.8 - Структура всех затрат на производство продукции растениеводства 
 
 
 
 

 

      Вывод: проанализировав таблицу, можно  сделать вывод о том, что удельный вес оплаты труда работников растениеводства  в общем числе затрат небольшой  и составляет 16,8 %.Наибольший удельный вес занимают затраты на нефтепродукты и составляют 23.6%

Таблица 2.9 - Структура всех затрат на производство продукции животноводства 

 

      Вывод: по данным таблицы можно сделать  вывод о том, что затраты на оплату труда по молоку составляют 19,3 % от всего числа затрат на производство данного вида продукции. Наибольшие затраты приходятся на корма. Затраты на оплату труда по остальному поголовью КРС составляют 32,2 %. А максимальными остаются затраты на корма и составляют 43,1 %.

      Как известно, стимулирующая функция заработной платы тесно связана с воспроизводственной функцией и может быть полностью реализована только при восстановлении последней.

      Падение стимулирующей функции заработной платы обусловлено отсутствием  тесной взаимосвязи результатов  труда каждого работника с уровнем его оплаты, падением объемов производства, необоснованной дифференциацией заработной платы по сферам деятельности, отклонением цены рабочей силы от ее реальной стоимости, падением роли нормирования в организации и оплате труда. Развитие механизма организации заработной платы, должно включать комплекс мер, охватывающий как экономические, организационно-управленческие, так и социальные аспекты решения возникших проблем в социально-трудовой сфере. 

      2.2 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом 

      В СПК «Добрый путь» отсутствует  специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Специалист отдела кадров выполняет функции, связанные с документационным обеспечением, он имеет незаконченное высшее образование и подчиняется председателю.

      Специалист  отдела кадров ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также он контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

      В его обязанности входит:

      - регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

      - отправка исходящей корреспонденции;

      - распечатка и размножение материалов, создаваемых на предприятии;

      - организация приема посетителей.

      Работники предприятия  часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

      В СПК «Добрый путь» ведется регистрация входящей корреспонденции, а также учет и контроль исполнения документов.

      Маршруты  работы с входящими и исходящими документопотоками в СПК «Добрый путь» представлены в таблице .

Таблица 2.10 - Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками 

 

      После ввода электронного образа документа  путем сканирования в документную  систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем  архиве) и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

      В соответствии с установленными категориями  документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота СПК «Добрый путь», дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

      После получения документа специалист отдела кадров рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

      Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать разработку проекта .Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными работниками внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта).

      Работа  с внутренней документацией в СПК «Добрый путь» состоит из следующих этапов:

      1. Получение указания на разработку

      2. Подготовка проекта документа

      3. Согласование 

      4. Передача адресату

      5. Отметка о доставке

      6. Постановка на контроль

      7. Отчет об исполнении

      8. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.

      Работа  с внутренней документацией производится в СПК «Добрый путь» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

      В СПК «Добрый путь» изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

      Для написания писем используется бланк  для писем, который составлен  с нарушением ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

      Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Код формы документа», «Код организации». 

      2.3 Актуальные проблемы системы  документационного обеспечения управления персоналом 

      Исследование  системы документационного обеспечения  управления персоналом СПК «Добрый  путь» выявило ряд существенных проблем, которые требуют решения.

      Серьезным нарушением в системе документационного  обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

      - нет инструкции по делопроизводству, должностной инструкции;

      - не используются общегосударственные  нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства;

      - документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль  исполнения, обеспечение сохранности,  а также справочно-поисковую работу  по документам.

      Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

      Анализируя  методы составления писем сотрудниками СПК «Добрый путь», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники организации при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

      На  многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки  об исполнителе документа и направлении  документа в дело.

      Приказы составляются с нарушением ГОСТа.

      Из  проведенного анализа следует, что:

      - документы в СПК «Добрый путь» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ

      - необходимо издать внутренние  нормативные документы, на базе  которых будет осуществляться работа;

      - следует организовать централизованное оформление документов с учетом требований делопроизводства.