Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) – это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации  работы с документами в процессе осуществления ею управленческих функций.

 

 

 

Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в  различных отраслях производства, имеют  значительные различия в организации  работы с документами, требующие  специальной регламентации. Такие  компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов  работы с документами. Поскольку  документирование организационной  деятельности аппарата управления выступает  одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение  делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

 

Нормативное регулирование  вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании  «писаных правил» работы сотрудников  в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение  систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно  выполняются эти правила и  требования, которые закрепляются в  соответствующих нормативных и  методических документах. При этом важно заметить, что чем более  масштабные и многофункциональные  системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического  обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении  информационных технологий, но и при  создании методологической основы для  организации работы с бумажными  документами и проведения последующих  мероприятий по совершенствованию  ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня  требует тщательного подхода  к методологии организации и  оптимизации документооборота –  разработке и внедрению корпоративных  стандартов, инструкций и регламентов.

 

 

 

Законодательная основа корпоративного регулирования ДОУ

 

В настоящее время регламентация  вопросов ДОУ на государственном  уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой  обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами  Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

 

Сегодня уже сложилась  достаточно обширная государственная  система законодательных и нормативных  актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей  различные аспекты ДОУ, разрабатываются  локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному  обеспечению управления и архивному  делу, которые составляют область  корпоративного регулирования ДОУ  любой организации. 

 

 

 

Состав корпоративной  нормативно-методической базы ДОУ

 

Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы  работы с документами, учитывающей  специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

 

В состав разрабатываемых  корпоративных документов, как правило, включаются:

 

классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

 

табель и альбом форм документов;

 

номенклатура дел компании;

 

стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации  делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) (см. Приложение 2);

 

положение о службе ДОУ  и должностные инструкции ее работников.

 

Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

 

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные  сферы (моменты), относящиеся к специфике  деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации  документооборота, определяется порядок  работы с документами сотрудников  компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности  лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях (примерная  структура инструкции по делопроизводству представлена в Приложении 3).

 

Инструкция состоит из нескольких основных разделов (см. Приложение 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими  специфику работу с документами  в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного  обеспечения управления в структурных  подразделениях компании, в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

 

Инструкция должна содержать  приложения, состоящие из как можно  большего числа справочно-иллюстративного  и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие  ссылки.

 

При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться  Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры  России 08.11.2005 № 536), в той части, в  которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные  акты (см. Приложение 1).

 

Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем  более подробными будут разделы  инструкции, тем более понятным и  прозрачным для всех будет как  сами документы, так и процессы работы с ними.

 

Несмотря на то что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в т.ч. на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса (участка) не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами в компании.

 

Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами  выходит за рамки традиционного  делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения  пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с  электронными файлами и корпоративной  почтой и т.п., то включить эти вопросы  в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому  возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в  большей степени учитывающих  особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами  могут быть:

 

регламент или инструкция по организации работы с документами  в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

 

инструкция по работе с  корпоративной электронной почтой;

 

инструкция пользователя АСДЭД и др.

 

Положение о службе ДОУ  и должностные инструкции ее сотрудников  разрабатываются на основании типовых  либо примерных положений или  инструкций[1], а также организационных  документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений  о структурных подразделениях). При  разработке положения о подразделении  необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе  о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями  компании, должны быть согласованы  с этими подразделениями.

 

На основании Положения  о службе ДОУ разрабатывается  должностная инструкция для каждого  работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение  работника в структурном подразделении  и условия для его эффективной  работы, регламентирует разграничение  обязанностей и прав между другими  сотрудниками, а также служит основой  для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных  должностей. Кроме того, должностные  инструкции позволяют объективно оценивать  деятельность каждого работника  службы и применять соответствующие  меры воздействия.

 

Исполнители по созданию корпоративной  нормативно-методической базы ДОУ

 

Кто должен разрабатывать  в компании нормативно-методические документы в области документационного  обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих  нормативно-методических документах.

 

В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

 

В Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

 

Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые  смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и  архивного дела.

 

Этапы создания корпоративной  нормативно-методической базы ДОУ

 

Разработка корпоративных  нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий:  диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация  ее процессов.

 

На этапе диагностики  ДОУ:

 

изучаются (при наличии) действующие  нормативно-методические документы  компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу  и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;