Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Внутренние  справки регистрируются в журнале  регистрации внутренних документов. Если в организации создается  небольшое количестов внутренних доукментов, их допускается регистрировать в  журнале исходящей документов.

    К служебным справкам (внешим и внутренним) должен составляться заголовок (для  объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок должен кратко раскрывать содержание документа, в справках он формулируется с помощью предлога «О» и отглагольного существительного. Например, «О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»; «О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»; «О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».

    Важнейшим реквизитом справки является текст. В начале текста служебной справки  излагаются факты, события, послужившие  причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.д.), во исполнение которого создается справка.

    В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемомо объекте, указываются причины, цели обследования. Далее в справке  излагаются установленные факты, описываются события по существу, случаи нарушения законов, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения, исполнители, точные даты, либо хронологические рамки.

    Текст служебной справки может оформляться  в виде таблицы, делиться на разделы  и подразделы, иметь пояснения, ссылки.

    Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в  заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2007 по 30.06.2008». 

 

     11. Охарактеризуйте  порядок составления  и оформления акта. 

    Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного ими факта, события или действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом), хотя в отдельных случаях акт составляется одним (несколькими) специально уполномоченным должностным лицом, например, контролером, ревизором, инспектором. Основанием для составления акт может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации, структурного поразделения, плановой задание и т.п.

    Акты  составляются по самым разным поводам, отсюда и большое количество их разновидностей: акты ревизии, инвентаризации, списания, уничтожения (дел, испорченных товаров), ликвидации (учреждений, предприятий, организаций, структурных подразделений), приема-передачи (при передаче дел, материальных ценностей, смене руководства), приема объектов, проведения испытаний, по результатам несчастных случаев, аварий и т.д. Однако независимо от разновидностей все акты составляются по одной схеме. Исключением являются случаи, когда форма аката установлена каким-либо нормативным документом.

    Прежде  всего члены комиссии должны собрать  всю информацию по рассматриваемому вопросу и изучить ее. Естественно, необходимо знание законодательных и нормативных актов, регулирующих данный вопрос. Например, если в организации проводится инвентаризация, то члены комиссии должны изучить закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности», Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные письмом Министерства финансов РБ от 05.12.1995 № 54, и Разъяснения к этим Методическим указаниям, утвержденные приказом Министерства финансов РБ от 18.05.1999 № 126. Знание этих документов поможет комиссии определить те вопросы, которые необходимо изучить, и провести сложную пролцедуру в соответствии с законодательством.

    В акте отражаются только те факты, которые  точно установлены лицами, подписывающими этот документ. Никаких предположений  или ссылок на чье-то мнение акт содержать  не должен.

    Акт оформляется общем или специальном бланке организции.

    Содержит  следующие реквизиты бланка:

    - госгерб РБ (эмблема или товарный  знак);

    - наименование организации;

    - наимнование структрурного подразделения;

    - название вида документа (АКТ);

    - дата и регистрационный индекс  документа;

    - место составления или издания.

    Помимо  реквизитов бланка в состав реквизитов акта входят:

    - заголовок;

    - текст;

    - подписи;

    - гриф утверждения;

    - визы.

    Датой акт является дата события, по поводу которой составляется акт.

    Унифицированная форма акт о ликвиации организации входит в УСОРД. Кроме того, типовые формы отдельных видов актов утверждены другими нормативными актами, издаваемыми министрествами, ведомствами.

    Заголовок акт представляет собой краткое  содержание событий или фактов, сформулированное при помощи отглагольного существительного в предложном падеже, начинается с предлога «О» («О списании товарно-материальных ценностей»).

    Текст акта состоит из следующих частей: вводной и констатирующей.

    Во  вводной части указываются:

    - основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, послужившие основанием для составления акта.);

    - состав комиссии (указывается наименование  должности, инициалы и фамилии  председателя комиссии в им.п., наименования должностей, инициалы  и фамилии членов комиссии в им.п., перечисленные в алфавитном порядке.) Члены комиссии нумеруются арабскими цифрами. Здесь следует перечислить и должности, инициалы и фамилии лиц, не являющимися членами комиссии, но приглашенных для участия в работе комиссии. Если в составлении акта принимают участие должностные лица, не являющиеся рабониками данной организации, то при указании их должностей указывается и место работы.

    Вводная часть состоит из 5 абзацев, начинающихся словами «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комисии», «Присутствовали». Все они пишутся от нулевого положения табулятора после заголовка. В основании в им.п. указывается наименование распорядительного или нормативного документа, его автор, заголовок, дата и номер.

    Констатирующая  часть начинается с абзаца. В ней описываются цели и задачи составления акта, проведенная работа, установленные факты. Если в акте отражается несколько событий или фактов, то его содержание может быть разделено на пункты и подпункты. Результаты работы комисии могут быть оформлены и в виде таблицы.

    Текст акта принято излагать от третьего лица ед.ч.

    В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (с  указанием сроков исполнения предписываемый действий). Эта часть не является обязательной, акт может заканчиваться и простой констатацией фактов.

    В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров составленного  акта. Оно определяется нормативными документами или практической необходимостью. Если к акту имются приложения, то на них днат ссылка (оформляется реквизит «отметка о наличии приолжения»).

    При подписании акта первой проставляется  подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акты ревизий и обследований полежат  согласованию с теми должностными лицами, деятельность которых проверяется.

    Лица, которые имеют замечания к  содержанию акта, подписываются его  с оговоркой о своем несогласии. Мнение при этом излагается на отдельном  листе.

    Утверждению подлежат акты, предписывающие выполенение  определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ указан в основании.

    Гриф  утверждения печатается в правом верхнем углу, от 5-го положения табулятора.

    Начинается  со слова УТВЕРЖДАЮ (если утверждается акт руководителем организации) или УТВЕРЖДЕНО (если акт утверждается распорядетльным документом), которое пишется прописными буквами. На следущей строке указывается должность руководителя организации (или наименование распорядительного документа, его дата и номер), затем подпись расшифорвка подписи и дата.

 

    12. Охарактеризуйте  особенности составления  и оформления краткого  и сокращенного  протокола. 

    Протокол  – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

    В системе ОРД выделяется три основные группы документов:

    распорядительные;

    организационные;

    справочно-информационные.

    Протокол  часто относят к справочно-информационым  документам, так как в нем фиксируется  информация справочного характера., необходимая в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

    Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.д.) или постоянных (коллегии министреств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.д.). Протоколами оформляется также деятельность следственых, административных органов, органов охраны общественного порядка и т.д.

    Обязанности по составлению и оформлению протокола  возлагаются на секретарей соответствующих  коллегиальных оргганов (штатных  или избранных в ходе их работы). Секретарь коллегиального органа наряду с председателем несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляеся на основании рукописных, в том числе и стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также на основани документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

    Классификация протоколов

    

    

 

    Полные  протоколы содержат выступления  всех участников работы коллегиального органа, они дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации целом. Кратикие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

    Стремясь  к сокращению документооборота, в  том числе за счет уменьшения физического  объема документов, в некоторых органзиациях вовсе отказываются от составления полных протоколов, заменяя их протоколами краткой и сокращенной формы. Это влечет за сосбой ряд негативных тенденций:

    Исчезает  документальная гласность;

    Обедняется  информация, необходимая для принятия управленческих решений;

    Исчезает  один из источников, без которого трудно судить о правильности принятого  конкретного решения или определить, как в нем отражено коллективное мнение, как оно повлияло на конечный результат. Поэтому при выборе формы протокола необходимо учитывать значимость протоколируемого мероприятия, юридические последствия принимаемых решений, а также другие факторы, оказывающие влияние на процессы документообразования.

    Основным  нормативным актом, регулирующим вопросы  составления и оформления протокола является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 и УСОРД.

    При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность. Она определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильностью их оформления и строгой достоверностью изложенной в протоколе информации.