Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

    В определенных управленческих ситуациях  возникает необходимость издания  совместного распорядительного  документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право  издавать одинаковый вид распорядитлеьного  документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.

    Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.

    Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:

    изучение  существа вопроса;

    подготовка  проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

    Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.

    Подготовку  проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению  или должностному лицу. Главное условие  – компетентность тех, кто готови проект.

    Основанием  для разработки распорядительного  документа может быть издание  нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.

    Первая  стадия разработки проекта распорядительного  документа – это определение  круга вопросов, которые предстоит  в нем отобразить. Это требует  сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.

    Сначала следует сформулировать основные положения  документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.

    Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными  учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.

    Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам.

    Согласование  проводит структурное подразделение  или лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф  согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.

    Проекты распорядительных документов, принимаемых  коллегиальными органами, обсуждаются  и принимаются на заседаниях. В  ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.

    Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы  и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.

    Оформляется распорядительный документ на общем  бланке формата А4. Такой вид распорядительного  документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.

    В состав обязательных реквизитов распорядительного  документа входят:

    - Государственный герб (эмблема или  товарный знак);

    - наименование вышестоящей организации;

    - наименование организации;

    - название вида документа;

    - дата;

    - индекс документа;

    - место составления или издания  документа;

    - заголовок;

    - текст;

    - визы;

    - подпись.

    Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется  при помощи отглагольного существительного («О назанчении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительный, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).

    Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых  частей – констатирующей и распорядительной.

    Констатирующая  часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания ждокумента, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».

    Зачастую  в констатирующей части приводится пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом слуае указывается вид акта, автор, дата и номер документа и полное название. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

    Основную  нагрузку несет распорядительная часть, которая всегда излагается в повелительной форме. Начинается распорядительная часть текста с распорядительного слова, которое печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора на отдельной строке, чтобы оно выделялось из общего текста. За распорядительным словом печатается двоеточие. Текст распорядительного документа излагается от первого лица ед. ч. (документ, принятый единоначально) или от третьего лица ед. ч. (документ издаваемый коллегиальным органом).

    После распорядительного слова с новой  строки, от 1-го положения табулятора офомляется текст постановляющей части. Формулировки данной части текста должны быть четкими и ясными. Не допускаются  формулировки, имеющие различные толкования. Не следует использовать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «усилить» и.п.).

    Как правило, распорядтельная часть  текста делится на пункты. Каждый пункт  нумеруется арабскими цифрами, печатается от первого пололжения табулятора и строится по схеме:

    исполнитель(должность, ф.и.о., структурное подразделение в дат.падеже) – действие – срок исполнения.

    1. Начальнику отдела кадров ОДО  «Прамень» Иванову И.И. составить  график отпусков сотрудников.

    Срок  исполнения – 01.02.2007.

    Срок  исполнения должен быть реальным, соответствовать  объему предполагаемых работ. При этом следует учитывать время доведения  информации до конкретных исполнителей.

    Распорядительный  документ может иметь общийдля всех исполнителей (если их несколько) срок. Однако обычно срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.

    В конце текста распорядитлеьного  документа может помещаться перечень документов, утративших силу или изменяемых в связи с изданием данного  акта. При этом следует применять  устойчивый оборот: «Считать утратившим силу... от ... № ... ».

    Последним пунктом в распорядительных документах обычно указывается лицо, на которое  возлагается контроль за их исполнением. Если данное лицо не указывается, то считается, что контроль за исполнением документа осуществляется самим руководителем:

    5. Контроль за исполнением приказа  возложить на ... .

    Распорялительные  документы могут иметь приложения, указания на которые даются в тексте, однако реквизит «Отметка о наличии  приложения» не оформляется.

    Не следует включать в распорядительный документ пункт: «Приказ довести до сведения...». Подразделения и должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.

    Это пололжение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации. В этом случае пункт: «Приказ довести до сведения всех работников» является обязательным.

    Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

    Оформляется приказ по основной деятельности на общем  бланке формата А4 или специальном  бланке для приказов. Реквизиты общего бланка могут располагаться как  продольным, так и угловым вариантом. Организации, не имеющие права использовать на своих бланках изображение Госгерба РБ, могут выбирать язык для оформления реквизитов (русск. Или бел.), а также вариант расположения реквизитов (угловой или продольный). На гербовых бланках приказы по основной деятельности обязаны оформляться на двух языках продольным вариантом расположения реквизитов.

    Кроме реквизитов бланка, при подготовке приказа используются следующие  реквизиты:

    - заголовок;

    - текст;

    - подпись;

    - визы;

    - дата;

    - индекс.

    Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    Распорядительноая часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:.

    Проекты приказов визируются исполнителями  и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа лицо исполнитель, т.е. должностное лицо, его подготовившее. В обязательнос порядке проект приказа согласовывается с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием проекта приказа ли отдельныфми его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями:

    Юрисконсульт

    Подпись             А.Е.Байкулов

    18.11.2007          Замечания прилагаются.

    Замечания оформляются на отдельном листе  и прилагаются к проекту приказа.

    Визы  проставляются на последнем листе  ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.

    Подписывается приказ руководителем и в день подписания регистриуется. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

    Дата  в приказах оформляется цифровым способом не только в реквизите «Дата», но и в тексте, визах и отметке об исполнении и направлении в дело.

    Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.

    Вступает  в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте.

    Действует до отмены его или до истечения срока действия, указанного в тексте.

    Руководитель  может делегировать своим заместителям право издавать приказ по определенным вопросам.

    Согласно  Инструкции по делопроизводству, распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа госуправления) или его заместителем для решения опвративных вопросов основной деятельности.