Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Документы регистрируются независимо от способа  их доставки, передачи или создания.

По  регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления  или отправки документов, об их содержании и местонахождении.

Процедура регистрации состоит  из двух этапов:

• проставление отметки на документе;
• заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной!

При регистрации документы делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы.

Из документа в регистрационную  форму, как правило, выписываются следующие сведения:

• дата получения и входящий индекс (номер);
• дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;
• автор (корреспондент), то есть чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция (срок исполнения, исполнитель);
• ход исполнения (отметки о контроле);
• номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.

При регистрации  каждой группы документов должны применяться  единые унифицированные способы  присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Внутренние  документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.

Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая нумерацией 31 декабря  каждого года.

Входящим  и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

• условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела);
• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия- отпуск;
• порядковый номер документа по журналу или картотеке (традиционной или электронной).

Например, номер  документа № 01-12/32 состоит из:

• 01 — индекс (условное обозначение) структурного подразделения;
• 12 — номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;
• 32—индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации. Последовательность может быть обратная.

В зависимости  от объема документооборота для регистрации  документов используются различные  формы: журнальная, карточная и электронная.

В небольших  организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).

Таблица 1

 Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция иди кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Соответственно, для регистрации исходящих и  внутренних документов также заводятся  свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.

Таблица 2

 Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.

В необходимых  случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество  листов», «Расписка в получении  документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.

Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Форму карточки и расположение в ней  реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5  или А-6.

В примере 1 приведена типовая регистрационно-контрольная  карточка (РКК).

Пример  4

Форма регистрационно-контрольной  карточки

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией.

Преимущества  карточной формы регистрации:

• для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;
• карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);
• РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.

Наиболее  рациональной формой является электронная регистрация документов.

В этом случае на экран выводится  карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и  справочной работе. Электронная регистрация  документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.

21. Организация справочно-информационной работы учреждений. Построение информационно-поисковых  систем в традиционном и автоматизированном режиме.

Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации, на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС).

С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, у кого и  на какой стадии исполнения находится  или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.

Информационно-справочная работа может вестись как в  традиционной форме с помощью  справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек.

В момент регистрации надо составить две  карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая - в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и  имеющая все отметки о решении вопроса переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

Картотеки передают на хранение в  архив организации вместе с документами за соответствующий год.

Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД).

В САДД поиск документов может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).

Справка может выдаваться:

• по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);
• теме или содержанию (конкретный документ, группа документов);
• корреспонденту (конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за определенный период);
• региону, стране, области, городу.

Поиск может выполняться по неисполненным  документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку  о помещении в дело), по всей оперативной  базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу  на экран выводится и при необходимости  распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В случае поиска неисполненного документа результатом является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

САДД позволяет создавать единый информационно-справочный массив документов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.

Литература

• Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности/Н.П. Крюкова М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.
• Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления/Ю.А. Панасенко.- М.: -РИОР, 2009.-113 с.
• Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности/А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. — 304 с.

22. Задачи  делопроизводственной службы по контролю исполнения документов. Сроки исполнения документов. Ведение контрольных операций  в условиях традиционной и автоматизированной технологий.

Задачи  делопроизводственной службы по контролю исполнения документов

Одна из функций управления — контроль исполнения порученного дела, задания.

Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками  исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

● отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

● обобщение  данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение  этих сведений до руководства учреждения;

● выработка  предложений об улучшении организации  работы с документами в учреждении и повышении исполнительской  дисциплины.

В контроле выделяются два аспекта: 

• контроль по существу решения вопроса;
• контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса - это оценка того, насколько правильно ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д. 

Сроковый контроль - вид делопроизводственного обслуживания. Поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления.

Ведение контрольных  операций  в условиях традиционной и автоматизированной технологий.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения — это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.