Лекции по «Документационное обеспечение управления»

На  обложке дела в верхней части  указывается: наименование организации, над ним (если оно есть) - наименование вышестоящей организации, под наименованием  организации - наименование структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: «Дело  № 01-91». Затем из номенклатуры дел  точно переносится заголовок.

Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части.

Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).

Образец обложки дела приведен в примере 7.

Пример 5

Пример оформления обложки дела

 

Принципы систематизации документов внутри дел.

Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки  группировки документов дела:

• номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;
• авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора;
• предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу;
• корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы;
• хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле;
• географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона).

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.

Основные  требования к формированию дел

При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования.

1. В дела группируются документы  одного календарного года, исключение  составляют: переходящие дела, личные  дела, которые формируются в течение  всего периода работы данного  лица в организации; документы  выборных органов и их постоянных  комиссий, депутатских групп, которые  группируются за период их  созыва; документы учебных заведений,  которые формируются за учебный  год; документы театров, характеризующие  сценическую деятельность за  театральный сезон, дела фильмов,  рукописей, истории болезней и  др.

2. Документы постоянного и временного  сроков хранения группируются  в дела раздельно, чтобы не  усложнять отбор документов на  дальнейшее хранение.

3. В дело включается один подлинный  экземпляр исполненного документа  или заверенная копия. Не допускается  включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение  составляют копии, которые имеют  резолюции, пометки, являющиеся  дополнением к основному документу. 

4. Каждый документ, помещенный в  дело, должен быть оформлен в  соответствии с требованиями  основных положений ГСДОУ и  государственных стандартов.

5. В делах не допускается разобщение  запросов и ответов, подшивка  сопроводительных писем без приложений  или без отметок об их местонахождении.  Переписка группируется в дело  таким образом, чтобы документ-ответ  помещался следом за документом-запросом.

6. Дело должно содержать не более  250 листов при толщине не более  4 см.

7. Небольшие приложения, независимо  от даты их утверждения или  составления подшивают вместе  с теми документами, к которым  они относятся. 

8. Размещение документов внутри  дел производится в хронологической  последовательности. Но документы  могут размещаться и в алфавитной  последовательности, например дела  с предложениями, заявлениями,  жалобами, ходатайствами и обращениями  граждан. 

Правила формирования в дела документов отдельных категорий.

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно;
• протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;
• переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;
• плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;
• документы в отчетах следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;
• годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;
• финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т.п.;
• документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

В пределах этих групп документы располагают  по хронологии. Копии приказов о  наложении взысканий, поощрениях, изменении  фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному  листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные  дела, используя алфавитный порядок  группировки.

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.
• Охотников А.А., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство/  А.А. Охотников,  Е.А. Булавина. - Ростов н/Д.:  Издательский центр « МарТ», 2004.- 288с.
• Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)/ Т.В. Кузнецова, Л.В Санкина., Т.А. Быкова и др. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

25. Нормативная база кадрового делопроизводства. Состав и виды кадровой документации. Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.

Нормативная база кадрового  делопроизводства

 Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис.2).

В целом нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на пять групп.

1. Федеральные нормативные акты, касающиеся трудового права работников: Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Гражданский кодекс РФ и др. В эту же группу входит ряд Федеральных законов: «О государственной тайне», «Об информации, информатизации, защите информации» и другие, ряд указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.

 

Рисунок 5 Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

2. Нормативно-методические документы - по труду, делопроизводству по кадрам, классификации и стандарты кадровой документации, архивному делу: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров; Инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также общероссийские классификаторы и ГОСТы.
3. Локальные нормативные акты работодателя. К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др.
4. Литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности и др.
5. Нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях. К таким документам прежде всего относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников.

Состав и виды кадровой документации

Документация  по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

В состав кадровой документации входят следующие  документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• личные заявления работников предприятия.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении  и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу  необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет  кадров - одна из основных функций, выполняемых  службой кадров. В различные периоды  существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1. документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

• личная карточка формы Т-2;

• карточка формы Т-4;
• личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
• журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2. документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

• приказы;
• заявления;
• штатное расписание;
• структура и штатная численность;
• трудовые договоры (контракты) и др.

Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.

1. Систематизация кадровых документов

 Кадровые документы  являются одним из источников  информации для принятия управленческих  решений для руководства организации.  Они содержат данные о численности  персонала, сведения о должностях  и заработной плате, а также  фиксируют все движение персонала. 

Чтобы можно было легко  ориентироваться в таком значительном массиве данных, его необходимо систематизировать. Для систематизации кадровых  документов  была разрабатывается  номенклатура,  и делается опись

 Номенклатура в процессе  систематизации кадровых документов  помогает оптимизировать работу  с документами уволенных сотрудников,  вести учет принятых в течение  года работников, а также отслеживать  выплаты ушедшим на пенсию  или в декретный отпуск. Пользователями  этой информации являются не  только сотрудники отдела кадров, но также и бухгалтерия, и  высшее руководство. 

 Формирование номенклатуры  дел проводится в течение всего  делопроизводственного года, в ходе  чего она наполняется заголовками  дел, созданных за отчетный  период. В дела заносятся организационно-распорядительные  документы, плановые и отчетные, а также прочие документы, связанные  с условиями организации и  оплаты труда на предприятии. 

 Структура номенклатуры  составляется заранее, обычно  в последнем квартале предыдущего  года. В качестве разделов номенклатуры  чаще всего используют названия  структурных подразделений. Ответственный  сотрудник отдела кадров согласовывает  проект номенклатуры с работниками  архивной службы, если таковая  имеется в организации, а затем  подписывает у руководителя кадровой  службы.

При  систематизации кадровых документов и составлении номенклатуры дел следует учитывать следующие  условия:

• Оформление. Номенклатура дел составляется в виде таблицы  с такими графами, как: «индекс дела», «заголовок дела», «Кол-во дел (томов, частей)», «Срок хранения», «Примечания».

  • Точное отражение  информации. Заголовки дел должны  быть краткими и отражать свое  содержание. Например: «Документы (планы,  списки, доклады и др.) о проведении  курсов повышения квалификации». 

  • Идентификация.  Индекс каждого дела должен  содержать порядковый номер дела, а также часть индекса соответствующего  ему структурного подразделения.