Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Пример 10

Форма обложки дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения

Составление описей

В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренние описи  нужны в случае, если заголовки  дел не раскрывают конкретное содержание документов.

Во внутренней описи содержатся сведения о датах  и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа.

Опись — это систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Опись состоит  из:

• титульного листа;
• описательной статьи;
• справочного аппарата.

Описательная  статья содержит:

• порядковые номера дел по описи;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, полностью соответствующий заголовку на обложке дела;
• дату или крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• примечания.

Описи составляются по установленной форме (Пример11).

 

 

Пример 11

 Форма внутренней описи

Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Организации, не сдающие документы на государственное  хранение, готовят 2 экземпляра описи. Один передается вместе с делами в  ведомственный архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении организации.

Другие организации  готовят 3 экземпляра описи для Госархива.

Перед внесением заголовков дел в опись  проверяются:

• качество формирования и оформления дел;
• соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре  дел проверяются:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
• качество подшивки или переплета дел;
• правильность нумерации листов дела;
• наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи;
• правильность оформления обложки дела;
• наличие и правильность заверительной надписи дела.

Опись состоит  из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в порядке номенклатуры дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. Если дело состоит  из нескольких томов, каждому тому присваивается  самостоятельный номер по описи.

Графы описи заполняются  в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в  опись подряд дел (томов) с одинаковыми  заголовками пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о микрофильмировании дела и т. п.

В конце описи  вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Опись дел структурного подразделения:

• подписывается составителем с указанием его должности;
• рассматривается и одобряется ЭК;
• утверждается руководителем.

Опись продолжается с единой валовой нумерацией в  течение нескольких лет до тех  пор, пока количество внесенных в  нее дел не достигнет тысячи томов. Тогда заводят последующую опись № 2 с самостоятельной нумерацией.

Порядок передачи документов в архив организации

Порядок передачи документов в архив  организации установлен Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Передача  дел осуществляется по графику, составленному  архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному  руководителем организации.

Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных  подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в  установленном порядке .

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в  архив заведующий архивом (ответственный  за архив) проверяет качество их формирования и оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел  организации.

Вместе  с делами в архив передаются регистрационные  картотеки на документы и (или) программные  средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Заголовок каждой картотеки и базы данных должен быть включен в опись.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником  архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи  указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив  дел, дата приема-передачи дел и подписи  сотрудника архива и лица, передававшего  дела.

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.
• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.