Лекции по «Документационное обеспечение управления»

• компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
• с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
• хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;
• технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;
• возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);
• компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.

Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:

• прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;
• исправления вносятся в проект документа;
• одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

• необходимость наличия технических средств для прочтения;
• возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

Литература

• Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Приор-издат, 2004.- 128 с.
• Охотников А.А., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство/  А.А. Охотников,  Е.А. Булавина. - Ростов н/Д.:  Издательский центр « МарТ», 2004.- 288с.
• Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности/А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. - 304 с.
• Лекции по ИКТ
• Интернет

14. Выбор организационной формы работы с  документами при создании службы ДОУ организации.

Каждая  организация должна создать специальную  службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат  или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства. В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.

Наименование  службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются  вышестоящими организациями в государственных  учреждениях, а в негосударственных - их руководством или их коллегиальными органами.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется  законодательными актами, нормативно-методическими  документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и  распоряжениями руководства, инструкцией  по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Служба  ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь  строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основная  цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

Создание  службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами.

  Нормативно-методические документы  не регламентируют жестко выбор  организационной формы и внутренней  структуры службы ДОУ. Организация имеет возможность самостоятельно выбрать наиболее подходящую для него структуру службы ДОУ, обеспечивающую оптимальную технологию работы с документами.

Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и  обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Полную  централизованную обработку возможно осуществить лишь в небольших  организациях, объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении одной организации. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также в организациях, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации выбор  той или иной организационной  формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой  делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Литература

• Модуль «Организация службы делопроизводства»

15. Задачи  и функции службы ДОУ организации. Типовые структуры ДОУ.

Задачи  и функции службы ДОУ организации.

Задачи службы ДОУ включают:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• унификацию форм документов;
• разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих,  исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов) контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции,  выполняемые службой ДОУ:

• разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Типовые структуры  ДОУ.

Под структурой службы ДОУ следует понимать оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, отношения между этими подразделениями (подчинение или соподчинение), а также между службой и аппаратом управления.

В существующей практике имеет место  значительный разнобой в названиях и внутренней организации служб ДОУ. Например, в качестве такой службы может выступать секретариат, общий отдел, служба документации, отдел делопроизводства, канцелярия и т. п.

В зависимости от принадлежности к  определенной группе организаций в  Основных положениях ГСДОУ (Государственной  системы документационного обеспечения  управления) рекомендуется создавать  следующие делопроизводственные службы:

• в федеральных органах исполнительной власти - управление делами;
• на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия;
• в органах местного самоуправления - общий отдел.

Такие службы, как канцелярия и общий  отдел, могут состоять из участков, секторов, групп, каждый из которых  обеспечивает выполнение тех или  иных операций (например,  группа учета  и регистрации, группа контроля и  др.). Другим вариантом структуры  службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет  иметь структурных подразделений.

Каждая  типовая структура службы ДОУ  имеет особенные, характерные лишь для нее, структурные подразделения.

Управление  делами осуществляет контроль и координацию  делопроизводства в центральном  аппарате и организациях отрасли  и имеет следующий типовой  состав структурных подразделений:

• секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;
• инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
• секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание;
• канцелярия, в состав которой входят:
•   экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;
• бюро правительственной переписки - этот участок работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;
• бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;
• группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины;
• машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов). Его основная задача - создание документов;
• копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;
• телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;
• отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан;
• центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях.