Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Протокол  подписывается председателем и  секретарем заседания.

Акт — документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Реквизиты акта:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата; регистрационный номер;
• место составления;
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например "Акт о недостаче ТНП" или "Акт приема-передачи документов с грифом "Конфиденциально".

В основной части акта излагаются:

• цели и задачи;
• сроки проведенной комиссией работы;
• результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка "С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты".

Справка — документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и/или подтверждение каких-либо фактов, событий.

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь:

• наименование вида документа;

• дату;
• номер (при необходимости);
• текст;
• подпись;
• печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем  углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например: "отделение милиции" "школа №  21".

Текст справки начинается с указания в  именительном падеже фамилии, имени  и отчества (полностью) лица, о котором  даются сведения, его должности, зарплаты.

Составляют  подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации.

Справка должна иметь:

• наименование вида документа;
• адресат;
• дату;
• номер (при необходимости);
• заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2003 г.");
• текст;
• подпись руководителя организации;
• печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом  к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

  Если справка содержит информацию  по нескольким вопросам, текст  ее делят на разделы, которые  должны иметь заголовок и нумерацию  арабскими цифрами.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых  направляется адресату, второй подшивается в дело.

При наличии в справке сведений финансового  характера она  подписывается  руководителем, главным бухгалтером  и заверяется печатью.

Справки по производственным вопросам (внутренние):

• составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4;
• имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;
• подписываются составителем.

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Реквизиты докладной записки:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• заголовок;

• адресат;

• текст;

• подпись.

Текст докладной записки обычно состоит  из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие  поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.

Литература

• Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.
• Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰» , 2006. - 520 с.
• Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Приор-издат, 2004.- 128 с.

10. Система документации по личному составу. Подсистема организационно-распорядительной документации.???????????

Документация  по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как  закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан является средством  доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Система документации по личному составу  включает в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационная  документация:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• штатное расписание;
• положение о структурном подразделении;
• должностные инструкции.
2. Распорядительная документация:
• приказы по личному составу;
• распоряжения.
3. Персональная документация:
• трудовая книжка;
• личное дело;
• личная карточка работника.
4. Учетная кадровая документация:
• личные карточки Т-2;
• личный листок по учету.
5. Договорная документация:
• коллективный договор (соглашение);
• трудовой договор.
6. Справочно-информационная документация.
• справки;
• докладные и объяснительные записки;
• акты;
• протоколы

Основу документации по личному  составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. В Единой государственной системе документационного обеспечения управления определено, что наименования распорядительных документов напрямую зависят от системы управления.

Руководителю коллективного органа управления – председателю кооператива, совета директоров и т. д. – следует  издавать распорядительные документы, которые называются распоряжения, а  единоличному руководителю – приказы.

Издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

• при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;
• при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении отпуска;
• при перемене фамилии и в других случаях.

Отличительной особенностью распорядительных документов по личному составу является то, что они выполняют двоякую  роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют, подтверждают наличие юридического факта - заключения, изменения или  прекращения трудового договора, т. е. являются распорядительными, правовыми. С другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу регистрирует сам факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и  порождает технологическую цепочку  других учетных и отчетных документов.

Следовательно, любой распорядительный документ по личному составу как  вид может быть отнесен не только к организационно-распорядительной документации, но и одновременно к  унифицированным формам первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты (УСПУД).

С 5 января 2004 г. постановлением Госкомстата  были утверждены унифицированные формы документов:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводный);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в  действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 299, регламентировал индивидуальную и сводную структуру форм распорядительных документов по личному составу. Для  обеспечения автоматизированных технологий в кадровых системах все более  широко используются индивидуальные формы  документов.

Все унифицированные  формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо  от используемой технологии, правильно  составленные и полностью оформленные  проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют  равную юридическую силу.

К организационной документации по личному составу относятся правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; положение о структурном подразделении; должностные инструкции.

Правила внутреннего трудового  распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: общие положения, порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности сторон Трудового договора, рабочее время и время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

Штатное расписание утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ. Переутверждение штатного расписания на предстоящий год не проводится, если в него вносились незначительные изменения или вовсе не вносились. В этом случае оформляется перечень изменений.

Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации и руководителями структурных подразделений. Они согласовываются с юристом, другими должностными лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

При составлении  должностной инструкции учитываются  требования к знаниям и квалификации по разрядам оплаты труда, а само название должности должно соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.