Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Функции документа

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить  на три блока:

1. информационные функции;
2. функции,   обеспечивающие   процесс   управления;
3. функции,   носящие   культурно-исторический   характер.
1. информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
1. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
2. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.
3. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
4. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.
2. функции,   обеспечивающие   процесс   управления   (управленческая,   правовая, учетная);
1. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.
2. В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
3. Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
3. функции,   носящие   культурно-исторический   характер   (культурная,   функция исторического источника)
1. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.
2. Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

Признаки документа

С целью создания возможности для  проведения унификации и стандартизации документов проведена их классификация  по определенным признакам

1. По способу изготовления документы

• Письменные

• Технические
• Фоно, аудио, акустические документы
• Кинодокументы
• Фотодокументы
• Видеодокументы

2. По ценности содержания

• Научные
• Исторические
• Оперативные и т.д.

3. По назначению

• Документы для фиксации событий (протокол)
• Документы для передачи информации (письма)
• Документы для выполнения основных задач

4. По стадиям создания

• Черновик
• Беловик
• Подлинник
• Копия
• Отпуск
• Дубликат
• Выписка
• Автограф

5. По срокам хранения

• Документы постоянного бессрочного срока хранения
• Документы длительного срока хранения
• Документы временного срока хранения до 10 лет

6. По степени гласности

• Обычные
• Секретные

7. По юридической силе

• Документы подлинные (действующие и недействующие)
• Документы подложные

8. По способу изложения материала

• Примерные
• Типовые
• Индивидуальные

9. По роду деятельности

• УС ОРД
• УС банковской документации
• УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской организации
• УС отчетно-статистической документации
• УС документации по труду
• УС внешнеторговой документации
• УС пенсионного фонда РФ

10. По форме

• Индивидуальные
• Трафаретные
• Табличные
• Текстовые
• Анкетные и т.д.

11. По происхождению

• Именные
• Служебные

12. По срокам изготовления

• Срочные
• Несрочные

13. По месту составления

• Внутренние
• Внешние
• Входящие
• Исходящие

Способы документирования

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Древнейшим  способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.

  С изобретением телефона и  телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов - телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.

В 1980-е гг. началось внедрение в  управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали  основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров  являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.

По  мере распространения локальных  сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Способ  фиксации информации определяет выбор средств документирования, которые подразделяют:

• на простые (карандаш, ручка);
• механические (пишущие машины);
• электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);
• электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

В зависимости от применяемых средств  документирования различают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.

Материальные носители информации

Первоначально носители документов в различных  странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем  развития современных технологий и доступностью тех или иных материалов.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус — прообраз современной бумаги. Его изобретение относят к 30 веку до н. э. Листы изготовляли из стеблей растения папирус.

Примерно  в III веке до н. э. был изобретен пергамент — особо обработанная кожа молодых животных (в основном телячья).

Стоимость пергамента была очень велика из-за трудоемкости работ по специальной выделке кожи. Пергаментные листы были плотными и жесткими, в основном стягивались переплетом с металлическими застежками. Благодаря своей прочности этот материал использовался для письма в течение почти 18 веков.

Первоначальная  бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н. э. в Китае. Растертые в воде растения затем пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в  Европе бумагу делали из переработанного  тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века.

С середины XIX века в Европе начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными.

С появлением новых технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

Новейшими материальными носителями условно  считаются такие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информации новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные документы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические документы (СD-диск, DVD-диск, магнитооптический диск).

Литература

• Охотников А.А., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство/  А.А. Охотников,  Е.А. Булавина. - Ростов н/Д.:  Издательский центр « МарТ», 2004.- 288с. (мат. носители, свойства документа)
• Лекция «Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа»
• Быкова Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.- М.: МУФЭР, 2006.- 560 с. (способы док-я)
• Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с. (признаки)
• Интернет (типология)

4. Общие требования к составлению и оформлению документов. Формуляр и реквизиты  документа.

При оформлении документов необходимо соблюдать единые правила, обеспечивающие:

• юридическую силу документов;
• оперативное и качественное их исполнение и поиск;
• возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;
• качество документов как исторических источников.

Единые требования и  правила оформления документов существуют независимо от того:

• государственное это предприятие или коммерческое;
• каким видом деятельности занимается предприятие;
• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Каждый  документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит  документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют различный  набор реквизитов.

 Правила  составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

 Перечень  реквизитов:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 — код формы документа;
• 08 — наименование организации;
• 09 — справочные данные об организации;
• 10 — наименование вида документа;
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии приложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копии;
• 27 — отметка об исполнителе;
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.