Лекции по «Документационное обеспечение управления»

На  практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.

В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению  технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный отдел  выполняет следующие функции:

• подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;
• прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;
• организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовку обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;
• формирование и хранение дел по обращениям;
• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
• организацию приема граждан по личным вопросам руководством.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами  выполняет специально назначенное  лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Если  руководитель понимает значение правильной организации документационного  обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое  занимается совершенствованием форм и  методов работы с документами. Это  подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения  технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования  работы с документами.

Литература

• Модуль «Организация службы делопроизводства»

16. Должностной  и численный состав делопроизводственной службы учреждения. Размещение, оборудование рабочих мест служб ДОУ.

Должностной и численный состав службы делопроизводства.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

• руководители;
• специалисты;
• технические исполнители.

Наименования  должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены  в "Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих". Наименование должностей, их коды, тарифные разряды  установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

• управляющий делами;
• заведующий канцелярией;
• заведующий общим отделом;
• заведующий протокольным отделом;
• начальник секретариата;
• заведующий экспедицией;
• заведующий центром подготовки документов;
• заведующий копировально-множительным бюро;
• заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и  расстановка кадров, координация  деятельности службы в целом и  его структурных подразделений, контроль за выполнением работ. 

Основные  функции руководителя структурного подразделения любого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. К руководителям относятся: управляющий \ делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию специалистов вошли:

• документовед;
• помощник руководителя;
• инспектор по контролю за исполнением поручений;
• редактор;
• археограф;
• инспектор;
• секретарь коллегии;
• корректор.

Функции специалистов заключаются  в выполнении технических и оперативных  задач, творческих операций по анализу  и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

Основные  функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др.

К категории технических исполнителей отнесены:

• экспедитор;
• делопроизводитель;
• стенографистка;
• технический секретарь;
• курьер;
• оператор организационной техники;
• архивариус;
• секретарь-машинистка;
• секретарь-стенографистка;
• секретарь руководителя.

Задача  технических исполнителей — передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов.

Основные  функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором,  доставкой, хранением документной информации, оформлением и  размножением документов и др. К техническим исполнителям в  службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПЭВМ, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.

Размещение, оборудование рабочих  мест служб ДОУ.

Комплект  специальных приспособлений для  создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой.

Организация рабочего места специалиста службы ДОУ формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

• средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;
• средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе — портативная пишущая машинка);
• средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;
• средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф;
• средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;
• копировальные средства и аппараты;
• шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
• офисная мебель и оборудование.

Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования  размещаются таким образом, чтобы  минимизировать трудности общения  между собой и пользование  техникой.

Литература

• Модуль «Организация службы делопроизводства»

17.   Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.

Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов - положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и  состоят из следующих разделов.

• Раздел 1 "Общие положения"
• Раздел 2 "Документооборот"
• В разделе 3 "Регистрация документов"
• Раздел 4 "Организация справочной работы"
• В разделе 5 "Контроль за исполнением документов"
• Раздел 6 "Оперативное хранение документов"
• В раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив"

Должностная инструкция Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых — регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей  деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Формуляр  положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Структура  текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими  цифрами, в пределах каждого раздела.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Если  в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет нее звенья внутренней организационной структуры службы.

Специальным пунктом дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется  в своей работе. При этом перечисляются  законодательные и общегосударственные  нормативно-методические и нормативно-технические  документы, организационные и распорядительные документы своей и вышестоящей организации.

Если  канцелярия имеет свою печать (печати), в последнем пункте "Общих положений" дается ее описание, условия хранения и использования.

Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.

Раздел 3 "Функции" является основным и  включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в том числе и специфических  для данной организации.

Раздел 4 "Права и обязанности" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Раздел 5 "Руководство" содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации, порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).

В этом разделе могут быть установлены  персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, право  подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному  кругу вопросов, назначать и освобождать  от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять  меры поощрения или взыскания  и т. д.