Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Литература

• Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления/Ю.А. Панасенко.- М.: -РИОР, 2009.-113 с.
• Пшенко А.Распорядительная документация/ А.Пшенко // Кадровик, 2007, № 10.
• Максинская В. Учет и контроль/ В. Максинская// Управление компанией, 2006, №3

11. Унифицированная система договорно-правовой документации. Виды доверенностей.

К договорно-правовой документации относятся, прежде всего, договора, различные  коммерческие акты, доверенности.

Под договором понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Существует  множество видов гражданско-правовых договоров. К ним относятся договоры купли-продажи, поставки, аренды, подряда, оказания услуг, перевозки, проведения научно-исследовательских и опытно-констукторских работ, страхования и др.

Договорные  отношения устанавливаются на основании  норм Гражданского кодекса РФ, а  также иных нормативных актов, регулирующий взаимоотношения организаций, предприятий.

Общий порядок заключения договоров установлен гл. 28 ГК РФ, где определены два важнейших  положения для заключения договора:

• достижение обязательного согласия между сторонами по всем существенным условиям договора;
• оформление договора в соответствующей форме.

Гражданский кодекс РФ предусматривает возможность  заключения договора в письменной или  устной форме.

Доверенность – документ,  который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от  того, кем оформляются  полномочия (юридические или физические лица), доверенности подразделяются на официальные и личные.

 Доверенность по имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного учредительными документами,  с приложением печати организации.

Доверенность  от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
• полное наименование организации, выдавшей доверенность, и его адрес;
• дата выдачи доверенности;
• номер;
• срок действия доверенности;
• должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;
• серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены ценности, и документ, являющийся основанием; перечень ценностей и их количество;
• образцы подписи получателя доверенности;
• подписи руководителя организации и главного (старшего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в  одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Доверенность  на получение товарно-материальных ценностей — это документ, который организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Доверенность  выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.

Срок  действия доверенности на получение  товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам организации ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей».

Реквизиты личной доверенности:

• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
• фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;
• фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;
• содержание доверенности;
• наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;
• подпись лица, выдавшего доверенность;
• дата выдачи доверенности;
• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
• дата удостоверения подписи
• печать

Срок  действия личной доверенности  не может  превышать трех дет.  Если срок в  доверенности не указан, она сохраняет  силу в течение года со дня ее совершения.

Литература

• Басаков М.И. Делопроизводство/ М. И. Басков.- Ростов н/Д: Феникс, 2006.- 352 с.
• Энциклопедия секретаря/ В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др.- М.: МЦФЭР, 2004.-688с.
• Интернет

12. Унифицированная система претензионно-исковой  документация.

Претензионные письма

Претензия - это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требований заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необходимости — банковские реквизиты заявителя.

Руководители  организаций, получив претензионное  письмо, обязаны своевременно рассмотреть  претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию  прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в  удовлетворении претензии заявителю  должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или цепным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензии, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или  неполучения в срок ответа на претензию  заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

Исковые заявления

Исковое заявление - это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации.

Исковое заявление подлежит оплате государственной  пошлиной. Оно направляется в арбитражный  суд области, края, республики по месту  нахождения ответчика (предприятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Исковые заявления подаются в арбитраж с  просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику  копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Ответчику могут не направляться лишь копии  тех документов, которые были высланы  ему ранее с претензией и которые должны иметься у ответчика.

Реквизиты искового заявления:

1. Наименование арбитража.
2. Наименование и адреса спорящих организаций.
3. Наименование министерств или ведомств, в систему которых входят спорящие организации.
4. Изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска.
5. Ссылки на нормативные акты и доказательства, подтверждающие изложение обстоятельств.
6. Требования истца.
7. Причины возражения другой стороны.
8. Сумма иска.
9. Дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается  приложение: перечень документов, прилагаемых  к заявлению. Для отдельных категорий споров перечень документов, подлежащих представлению в арбитраж, указывается в инструктивных письмах. Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.

Литература

• Басаков М.И. Делопроизводство/ М. И. Басков.- Ростов н/Д: Феникс, 2006.- 352 с.

13. Использование компьютерных технологий для совершенствования  процессов документирования. Понятие «электронный документ».

Использование компьютерных технологий для совершенствования  процессов документирования.

Компьютерные  технологии составляют сегодня неотъемлемую часть управленческой деятельности.

При создании и редактировании документов на компьютере используются различные программы. Для ведения документации организаций, обычно не требующей специального графического оформлении, в основном применяются текстовые и табличные процессоры

Текстовые процессоры - специальные программы, предназначенные для работы с документами (текстами) позволяющие компоновать, форматировать, редактировать тексты при создании пользователем документа. Признанными лидерами в части текстовых процессоров для ПЭВМ являются MS WORD, WordPerfect, AmiPro.

Электронные таблицы (табличные процессоры) - пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность с помощью средств пакета осуществлять разнообразные вычисления, строить графики, управлять форматом ввода-вывода данных, компоновать данные, проводить аналитические исследования и т.п.

В настоящее время наиболее популярными  и эффективными пакетами данного  класса являются Excel, Improv, Quattro Pro, Lotus 1-2-3.

В настоящее время самым популярным пакетом для создания различных  видов документов является Microsoft Office. В его состав входят редактор текстовой информации, редактор табличных документов, система подготовки презентаций и другие.

Передача  и прием внутренних документов в  электронном виде может осуществляться с компьютера на компьютер в компьютерной локальной сети, а входящих и исходящих документов — с помощью электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная  локальная сеть (LAN), объединяющая несколько компьютеров, расположенных внутри организации (фирмы), позволяет руководителю обращаться к документам секретаря, бухгалтера и других специалистов, выводить эти документы на экран, обмениваться информацией с сотрудниками организации.

Если  сеть распространяется за пределы организации, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN). Автоматическую обработку поступающей электронной корреспонденции можно осуществлять с помощью программы Outlook Express, указав критерии сортировки документации по различным папкам (автор письма; заголовок документа; адрес отправителя и т.д.).

В настоящее время для рационализации управленческих процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются системы автоматизации  делопроизводства и  электронного документооборота (САДД).

САДД должна выполнять некоторый набор функций. К этим функциям относятся:

• регистрация документов в регистрационной карточке;
• учет резолюций выданных по документам;
• поддержание связей между документами;
• контроль исполнения документов;
• списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• формирование делопроизводственной отчетности.

Наиболее распространенными в России САДД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).

Понятие «электронный документ».

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать  следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен  в виде и форме, понятных для восприятия:

• на экране дисплея;
• бумажном носителе;
• ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа  не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

1. Преимущества использования электронных документов: