Если  рассматривать управление как  деятельность, то необходимо остановиться на ее структуре. Элементами любой деятельности являются мотивы (побудители субъекта к деятельности), цели (конечные результаты деятельности), средства осуществления деятельности (действия, операции).

  В  управленческой деятельности мотивы могут быть самыми разнообразными: совершенствование социальной организации, подчинение необходимости, достижение личных целей, служебная карьера, власть над людьми, вхождение в круг избранных, самореализация, повышение социального и личного статуса, улучшение материального положения, проявление творческого и социального потенциала личности.

  Цели  управленческой деятельности соответствуют  управленческой позиции менеджера.  В случае, если эта позиция  имеет системный, комплексный  характер, дерево целей учитывает интересы коллектива, общества и самого управленца. Могут быть и отдельные перекосы, когда начинают доминировать либо личные, либо коллективные, либо общественные интересы.

  Средства  управленческой деятельности есть  система процедур, операций, которые по сути дела представляют собой управленческие функции.

  Таким  образом, управленческая деятельность  организации – целенаправленное  воздействие и влияние на кого-либо (трудовой коллектив), в целях достижения каких-то результатов.

  Предмет исследования – информационные технологии и автоматизированные системы документационного обеспечения управления персоналом.

  Недостаточная  научно-теоретическая разработанность  и отсутствие должного государственного  внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения управления влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.

  Многоаспектный, межведомственный характер проблемы  требует соответствующей организации  фундаментальных и пркладных  научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

  В связи с принятием закона об информатизации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становиться обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.

  Основополагающую роль в решении проблем документационного обеспечения управления должен сыграть Закон о документации российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворение потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая решит не только многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления.

  С  проблемой электронного документа  тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации документационного обеспечения управления.

  Автоматизированные системы документационного обеспечения управления, представленные в Российской Федерации, можно разделить на три класса:

1. Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД (например, «Дело» - ЗАО «Электронные офисные системы»);
2. Русифицированные версии популярных западных систем (например, «DOCS Open» и т.д.);
3. Системы разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus Notes.

  В  настоящее время различными фирмами  разработано и внедрено большое  количество автоматизированных  систем управления, характеризующихся специфическими подходами и компьютено-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и. д. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента, и в ряде случаев продукты автоматизированных систем управления появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.

  Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления повышает качество и эффективность управления.

  Цель исследования - изучить автоматизированные системы документационного управления персоналом коммерческих и бюджетных организаций и разработать рекомендации по совершенствованию их использования.

Задачи  исследования:

• Проанализировать отечественный рынок информационных технологий;
• Выявить перспективы и проблемы развития информационных технологий;
• Исследовать системы автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота;
• Провести сравнительный анализ систем автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота;
• Разработать рекомендации по внедрению систем автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота в бюджетные и коммерческие организации

2. Методический  блок исследования

  В  системе любой развитой науки  метод, равно как и объект, предмет,  состав, структура, понятийный аппарат,  представляет собой относительно самостоятельную подсистему, а в системе развитого научного знания – относительно самостоятельную форму его существования и потому в методологии науки и может быть рассмотрен отдельно.

  В  самом широком смысле понятие  «метод» используется для обозначения правильного, рационального способа деятельности, направленной на достижение заданной цели, на решение поставленной задачи.

  В  современной науке наиболее распространены  методы, в основе которых лежит  диалектика соотношения категорий  общего, особенного, единоличного. Вследствие этого методы исследования в библиотечной практике делятся на общенаучные и специальные.

  К  общенаучным методам относятся: метотеоретический анализ, сравнительно-исторический анализ, моделирование, сравнительный метод.

  Частные  общенаучные методы: наукометрические, методы социального и социально-психологического исследования, структурно-функциональный подход, статические методы, категоричный метод, контент-анализ, исторический метод.

  В ходе нашего  исследования были  использованы следующие методы:

• Наблюдение – целенаправленное восприятие, обусловленное задачей деятельности; выделяют научное наблюдение, восприятие информации на приборах, наблюдение как часть процесса художественного творчества и т. д. Основное условие научного наблюдения – объективность, т. е. возможность контроля путем повторного, либо применения иных методов исследования.
• Контент-анализ – это техника выделения заключения, производимого благодаря объективному и систематическому выявлению соответствующих задачам исследования характеристик текста. При этом подразумевается, что применение такой техники включает в себя некоторые стандартизированные процедуры, часто предполагающие измерения. Полученные данные должны обладать заданным в исследовании уровнем обобщенности.

Глава 4. Описание базы исследования. Состояние и направления совершенствования

4.1 Характеристика деятельности  Общего отдела  МЗ РТ и пути  ее совершенствования

  Общий  отдел Министерства здравоохранения  Республики Татарстан занимается обработкой входящей, исходящей и внутренней документации Министерства здравоохранения. В отделе работают четыре специалиста. У каждого специалиста свое направление деятельности, которым он занимается. Специалистами обрабатывается входящая (письма, распоряжения, приказы других организаций, корреспонденция, внутренние организационно-распорядительные документы); исходящая (письма, исходящие за пределы министерства, приказы по личному составу, общие приказы, распоряжения руководства министерства), главная цель отдела при работе с исходящей документацией – доведение документа до исполнителя в срок; внутренняя (приказы по личному составу, приказы и распоряжения руководства министерства внутри организации для применения в работе).

  В  общем отделе Министерства здравоохранения, для обработки документации используется автоматизированная система делопроизводства и документооборота Электронное правительство. Все документы, будь то входящий, исходящий или внутренний регистрируются в системе. Программа позволяет всем зарегистрированным в ней пользователям в любое время найти тот или иной документ в электронном виде, зная его регистрационный номер или номер входящего документа. Программа удобна тем, что документ, предназначенный одному или нескольким лицам сразу отправляется в ячейку непосредственно прямого исполнителя. Но, несмотря на удобство программы в ней есть и ряд минусов. Один наиболее важный из них - это то, что все документы, в электронном виде представленные в программе обязательно должны дойти до исполнителя в оригинале (на бумажном носителе). Для этого из программы распечатываются электронные документы, либо регистрационные карточки документов и скрепляются с оригиналом, и затем доносятся до исполнителя. Второй минус программы в том, что она работает в режиме on-line, и любой сбой связи может принести потерю не сохраненных данных. Каждая операция, проводимая с документом в программе производится, в новом окне, что затрудняет процесс обработки документации, а также увеличивает время обработки.

  Для  улучшения работы программы необходимо усовершенствование ее на федеральном уровне. Необходимо решить вопрос с работой в одном окне, что позволит сократить время обработки документов. В виду того, что скоростной интернет не доступен из-за большого количества сотрудников одновременно работающих в программе, решить вопрос о качестве предоставляемых услуг связи, возможно выделить специально одну государственную линию для работы в данной программе.

4.2 Характеристика деятельности  отдела кадров  ООО «Юджинс П»  и пути ее совершенствования

•   В ООО  «Юджинс П» общая численность  штата работников составляет  более пятиста человек. Поэтому  в организации необходима кадровая  служба, способная следить за  передвижением персонала (текучесть  кадров), обработкой кадровой документации и своевременном предоставлении той или иной информации по запросам персонала организации. В отделе кадров работает один специалист. Отдел кадров реализует документационное обеспечение управления кадрами организации. Внедрение систем автоматизированного делопроизводства и перевод организации на электронный документооборот. Подбор и обучение (аттестация) персонала. Для автоматизированной обработки кадровой документации в организации используется модуль системы 1С – 1С: Управление персоналом. Данная программа позволяет осуществить:
• Формирование  и редактирование штатного расписания организации;
• Подбор персонала предприятия и их учет с отражением  подробной информации о каждом сотруднике;
• Формирование и ведение графиков отпусков организации;
• Планирование занятости сотрудников;
• Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством ;
• Раздельное ведение регламентированного  и управленческого учета;
• Ведение воинского учета сотрудников;
• Формирование самой разнообразной отчетности по кадровому учету.

  Данная  программа очень часто используется  коммерческих организациях и  является одним из лидеров  отечественного электронного документооборота. Несмотря на то, что конфигурация  Управление персоналом в программе  1С разработана относительно недавно, она уже получила большое количество поклонников.