Исполнитель: Салова Я.,

                                                                                 студентка группы 144

                                                                                 Научный руководитель:

                                                                                 Д. п. н., проф., зав кафедрой                                                                                  
                                                                                 Дрешер Ю. Н.,

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1 Информационные технологии управления персоналом

1.1 Классификация,  функции и свойства информационных  технологий

1.2 автоматизированные  системы документооборота

Глава 2 Системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота

2.1Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота, использующиеся на малых предприятиях

2.2 Системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота, использующиеся на средних и  крупных предприятиях

Глава 3 Программа  исследования

3.1 Методологический  блок исследования

3.2 Методический  блок исследования

Глава 4 Описание базы исследования. Состояние и направления  совершенствования

4.1 Характеристика деятельности Общего отдела МЗ РТ и пути ее совершенствования

4.2 Характеристика деятельности отдела кадров ООО «Юджинс П» и пути ее совершенствования

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

  

ВВЕДЕНИЕ

 

  Любой  конкурентоспособный производитель  товаров и услуг, а также  все те, кто обеспечивает непрерывность  цикла «наука-техника-производство-сбыт-потребление», не могут успешно функционировать на рынке, без документного обслуживания. Причем каждой сфере деятельности необходима такая документально зафиксированная информация, которая соответствует его профилю.

  Повышение требований к качеству предоставляемой документации со стороны пользователей происходит в условиях усложнения и изменения хозяйственной деятельности. Это объективно превращает знания и умения в области документационного обеспечения управления в важный компонент рыночной инфраструктуры. Значение этих знаний стремительно возрастает по мере к информационному обществу.

  Сегодня  успешность управленческой деятельности  во многом зависит от качества  и эффективности информационного  и документного обслуживания.

  Вопросы организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех управленческой деятельности и ведения бизнеса. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

  Организация  работы с документами влияет  на качество работы аппарата  управления, организацию и культуру управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

  К  сожалению, многие руководители  предприятий, работники, отвечающие  за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами современного документационного обеспечения управления, а тем более – с тонкостями ведения документации, что сказывается на качестве управленческой деятельности. Поэтому изучение правил составления и оформление, и их освоение – важнейшая обязанность работников управленческой сферы деятельности.

  Вместе  с тем, правильное составление  и оформление документов в  соответствии с новыми нормативами  – важнейшая обязанность работников  управленческой сферы деятельности.

  Объект данной  работы – служба управления персоналом (на примере бюджетной и коммерческой организаций).

  Предмет  - информационные технологии и автоматизированные системы документационного обеспечения управления персоналом.

  Цель -  изучить автоматизированные системы документационного управления персоналом коммерческих и бюджетных организаций и разработать рекомендации по совершенствованию их использования.

  Задачи исследования:

• Проанализировать отечественный рынок информационных технологий;
• Выявить перспективы и проблемы развития информационных технологий;
• Исследовать системы автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота;
• Провести сравнительный анализ систем автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота;
• Разработать рекомендации по внедрению систем автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота в бюджетные и коммерческие организации.

  В  ходе исследования нами были  использованы следующие методы  исследования: наблюдение и контент-анализ.

  Курсовая  работа состоит из четырех глав.  В первой главе раскрываются теоретические основы информационных технологий управления персоналом.

  Во  второй главе представлен краткий  обзор отечественных систем автоматизированного  делопроизводства и кадрового  документооборота.

  В  третьей главе изложена программа исследования.

  В  четвертой главе приводятся предложения  по оптимизации документационного  обеспечения управления Общего  отдела МЗ РТ и ООО «Юджинс  П», по рационализации и совершенствованию  работы с автоматизированными  системами делопроизводства и документооборота. В заключении подводятся итоги курсового исследования.  
 
 

 

Глава 1. Информационные технологии управления персоналом

1.1 Классификация, свойства и функции информационных технологий

 

    Возникновение информационных технологий в документационном обеспечении управления как области практической деятельности обусловлено тем, что современное развитие производства требует упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества документов, выполняющих информационно-документационное обеспечение функций управления.

   В начале 90-х годов ХХ века использование персональных компьютеров привело к внедрению информационных технологий в документационное обеспечение управления, подготовка документов на компьютере значительно сократила время их обработки, обеспечило удобство поиска, подготовку и корректировку нового документа. Возникновение электронных документов, привело к появлению технологий электронного документооборота и электронной цифровой подписи. Использование информационных технологий позволяет автоматизировать все этапы жизненного цикла документа, от его создания или ввода в систему, до его удаления или отправки на архивное хранение.

   Существует различные определения  информационных технологий применительно к управленческой деятельности. Наиболее часто используются следующие:

• Информационные технологии – система методов и способов сбора, передачи, накопления информации на основе применения технических средств;
• Информационные технологии – совокупность методов, производственных процессов, программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, обработку, транспортировку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процесса использования информационных ресурсов, а также повышения оперативности принятия управленческих решений.

   Для обеспечения управленческой  деятельности используются различные  виды информационных технологий. Существует ряд подходов к  классификации данных технологий, который позволяет сделать выбор при решении конкретных задач в управленческой деятельности.

   По классификации Н. В. Макаровой  информационные технологии подразделяются  на следующие виды:

• Информационные технологии обработки данных;
• Информационные технологии управления;
• Информационные технологии экспертных систем;
• Информационные технологии автоматизации офиса.

   В. А. Кудряев в классификацию  информационных технологий добавляет  компьютерные технологии организации,  хранении, поиска информации (информационно-поисковые системы, системы автоматизации документооборота).

   В. В. Годин, И. К. Корнеев  выделяют следующие информационные  технологии, используемые в документационном  обеспечении управления:

• Технологии подготовки текстовых документов;
• Технологии подготовки иллюстраций и презентаций;
• Технологии систем управления базами данных;
• Технологии подготовки табельных документов;
• Технологии разработки специализированных программ;
• Технологии поддержки управленческих решений на основе систем искусственного интеллекта;
• Технологии гипертекста и мультимедийные технологии.

 

Общая классификация информационных технологий в документационном обеспечении управления 

1. Системы подготовки текстовых документов. Данные системы  предназначены для создания управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Включают текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы;
2. Системы обработки финансово-экономической информации. Предназначены для обработки данных, характеризующих производственно-экономические, финансовые явления и объекты, использующиеся для составления управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Включает универсальные табличные процессоры, специализированные бухгалтерские программы, специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования;
3. Системы управления базами данных. Данный вид систем предназначается для создания, хранения, ведения массивов данных большого объема;
4. Личные информационные системы. Предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника. Они позволяют вести персональные картотеки и автоматически выбирать из них нужную информацию; информационные блокноты; планировать личное время, вести журнал телефонных переговоров;
5. Системы подготовки презентаций. С помощью данных систем производится подготовка графических и текстовых  материалов, используемых на конференциях, деловых переговорах, презентациях;
6. Экспертные системы и системы поддержки принятия решения;
7. Системы управления проектами. Предназначены для управления информационными,  кадровыми, материально-техническими, финансовыми ресурсами при реализации сложных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Разработки в области программного обеспечения позволили объединить различные информационные технологии в рамках интегрированных программных пакетов. Эти пакеты предполагают реализацию нескольких функций с установлением внутренних информационных связей между ними. В типовой набор функций входят текстовые и табличные процессоры, личный информационный менеджер, Система управления базами данных, система подготовки презентаций;
8. Система автоматизации документооборота и делопроизводства. Данные системы выполняют функции: подготовка ввода, поиска и хранения документов; контроль версий документов; управление маршрутами движения документов и состояние их исполнения; многоуровневая защита данных. Система автоматизации делопроизводства и документооборота использует компьютерные технологии в создании электронного документа, информационно-поисковые системы для работы с электронным архивом, программными средствами, ориентированными на управление документооборотом.