Документные аспекты управления персоналом

   Основу любых информационных  технологий в документационном  обеспечении управления составляет:

• Комплекс технических средств (компьютерная техника, коммуникационная, организационная техника);
• Программные средства (системные и прикладные);
• Организационно-методическое обеспечение (нормативно-методические материалы по подготовке управленческих документов, по эксплуатации технических средств, по организации работы персонала).

   Для современного этапа функционирования  информационных технологий в  документационном обеспечении управления  характерно создание многофункциональных  проблемно-ориентированных информационных  систем различного назначения; использование в информационных технологиях элементов интеллектуализации взаимодействия с пользователем; безбумажные технологии процесса обработки документов и возможность создавать электронные документы, а также совместно работать с ними на основе группы автоматизированного рабочего места; влияние информационных технологий на изменение структуры организации, на перераспределение функциональных обязанностей между сотрудниками.

   На дальнейшее развитие информационных  технологий в документационном  обеспечении управления влияет формирование виртуальной экономики, виртуальных организаций, основанных на использовании сети Интернет. Электронные офисы предполагают организацию работы групп пользователей над совместным решением задач в электронной сети.

1.2 Автоматизированные системы документооборота

   Потребность к повышению эффективности  работы с документами привела  к созданию автоматизированных систем делопроизводства и документооборота, первые из которых появились в 80-х годах XX века. В начале подобные системы рассматривались как технологии повышения производительности труда конторских служащих. Затем преобладал следующий подход: это системы коллективной работы, объединяющее и авторов документов и исполнителей документов. На сегодняшний день рынок автоматизированных систем делопроизводства и документооборота является одним из наиболее быстро развивающихся. Этому способствует рост информационного сектора экономики и распространение систем электронной коммерции.

    Современные системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота основываются на следующих технологиях:

• Технологии обработки документов;
• Технологии оптического распознавания символов;
• Системы управления базами данных, которые обеспечивают хранение и поиск;
• Технология организации электронного взаимодействия групп пользователей и исполнителей документов;

     Преимущество систем автоматизированного делопроизводства и документооборота        состоит в том, что они обеспечивают комплексную автоматизацию разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации; обеспечивает моментальный доступ к документам всех сотрудников в пределах их полномочий; накопление корпоративных знаний в ходе совместной работы; обеспечивают совершенствование коммуникации между сотрудниками с использованием не только вертикальных связей (руководитель-подчиненный), но и горизонтальных (сотрудник-сотрудник).

    Системы автоматизации делопроизводства  и документооборота строятся  по модульному принципу, то есть  включают в себя род подсистем. Набор подсистем может изменяться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности.

    Функции характерные для систем  автоматизированного делопроизводства  и документооборота:

1. Подготовка, ввод, хранение, поиск и вывод документов;
2. Контроль версий документов;
3. Управление маршрутами движений документов, контроль местонахождения документов и состояние их исполнения;
4. Учет документов;
5. Многоуровневая защита данных;
6. Организация доступа к документам независимо от места их хранения.

    Функции автоматизации делопроизводства представлены в любой системе. Предполагается заполнение карточек, структуру данных регистрационных карточек определяется номенклатурой дел организации, а технология учета и обработки документов определяется положением о делопроизводстве в организации.

    Помимо учета и поиска документов  обязательно предусматривается  подготовка сводных отчетов, форм и справок о документах. Система автоматизированного делопроизводства и документооборота состоит из 4 подсистем:

     «Делопроизводство» обеспечивает создание электронных документов, ведение версий (редакций) документов, электронная подпись документов, допуск к документам и работе с ними в соответствии с установленными правами пользователя, протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами, передачу документов и данных о них в подсистему «Электронный архив».

    «Электронный офис» обеспечивает реквизитное и полнотекстовое  индексирование документов, Хранение электронных документов и данных о них, сохранение документов, к числу дополнительных функций относится возможность создания резервных копий документов.

    «Ввод документов» обеспечивает ввод данных о документах, заполнение регистрационных карточек о документах, перевод документов из бумажного вида в электронный.

    «Маршрутизация документов» обеспечивает пересылку документов на рабочие места, сбор информации о текущем статусе документа. Содержит средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации («жесткая» система маршрутизации). Маршруты документов могут также формироваться «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий правами, может определить следующего исполнителя документа. Состав подсистем может изменяться в зависимости от типа организации, ее сферы деятельности.

    Например, система «Евфрат-Документооборот» включает в себя подсистемы:

• «Пользователь»
• «Администратор»
• «Архивариус»
• «Графический дизайнер маршрутов»
• «Дизайн форм»
• «Менеджер журналов и отчетов»

    «Кодекс-Документооборот» включает:

• «Служебная корреспонденция»
• «Письма и обращения граждан»
• «Контроль исполнения документов»
• «Регистрация документов»
• «Подготовка документов»
• «Оперативный контроль руководителя»
• «Центральная справочная система»

    Выбор системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота  подразумевает изучение функциональных характеристик системы и определение необходимых модулей, из которых будет состоять система.

    Требования к системе автоматизированного  делопроизводства и документооборота:

1. Система должна выполнять основные задачи документационного обеспечения  управления в полном объеме: подготовка документов, их регистрация, передача документов в подразделения организации, контроль над исполнением, поиск документов, их хранение;
2. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических решениях и в соответствии с нормами законодательства и ГОСТов;
3. Система должна обеспечивать полноценное использование информационных массивов, и реализовывать принцип однократного ввода информации, и ее многократного использования;
4. Система должна обеспечивать необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

    Далее перед внедрением в работу  систем автоматизированного документооборота  и делопроизводства проводят  предпроектное обследование. В ходе  предпроектного обследования исследуются следующие вопросы:

• На какие объемы информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с потоком документной организации (анализируется документооборот организации, за несколько (5 лет) лет). При анализе выявляются объемы и виды документов за определенный период;
• На какой технической платформе работает система и как это согласуется с технической базой организации;
• Изучают организацию хранения, обмена документами между подразделениями организации (изучаются маршруты движения документов внутри организации)

    После предпроектного обследования  делается соответственное заключение  о целесообразности или нецелесообразности  внедрения системы в деятельность  организации. Организация решает вопросы, связанные с дополнительным обучением сотрудников. После внедрения системы в деятельность организации в течении определенного времени происходит ее опытная эксплуатация. По ее результатам составляют заключение, в котором фиксируют, обеспечивает или не обеспечивает система следующие операции работы с документами:

• Единая регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
• Списание документов  в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• Контроль исполнения документов, проверка правильности и своевременного исполнения документов;
• Поиск документов и получение статистических отчетов (справки, журналы);
• Формирование реестров рассылки документов.

    На основании заключения производится  дополнительная отладка системы.  Внедрение и выбор систем автоматизированного  делопроизводства и документооборота предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, которые также предусматривают единую для всех сотрудников дисциплины работы с информационными ресурсами организации. В конечном счете, при внедрении систем автоматизированного делопроизводства и документооборота достигается повышение оперативности управления организацией, сохранность ее информационных ресурсов, выявляются ее резервы и перспективы развития.

    Главная проблема внедрения технологии  автоматизированного делопроизводства и документооборота состоит в том, что требуется тщательное предпроектное обследование, связанные с исследованием и описанием документопотоков в организации. Сейчас практически во всех организациях продолжает действовать смешанный документооборот, состоящий из электронных документов и бумажных копий.

    Автоматизированные технологии  не должны дублировать традиционные, в ее задачи входит сокращение  ненужных операций и обеспечение максимальной скорости исполнения документов и сохранности оригинала; успешная автоматизация управления организацией или предприятием также зависит от правильного выбора систем автоматизированного делопроизводства и документооборота. Сложность выбора заключается в особенностях отечественного делопроизводства, предполагающего  централизацию обработки документов для осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях сохраняют все нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации («Кодекс», «LanDok»). Автоматизированные системы, ориентированные на западную технологию, предполагают максимально-полное использование электронных документов и средств коллективной работы, что в свою очередь требует изменения в существующих делопроизводственных процессах организации (Босс-Референт, Lotus Notes).

    Существует в отечественных организациях  и предприятиях и такой подход, который предполагает, что автоматизированную  систему необходимо разрабатывать с «нуля» под деятельность конкретной организации. Но разработка конкретной системы долгий, трудоемкий и требующий больших материальных затрат процесс. Более правильным будет решение о выборе автоматизированной системы, настроенной по модульному принципу. Организация может выбрать набор тех подсистем, которые непосредственно будут автоматизировать функциональные возможности организации. Подобные системы легко адаптируются к условиям конкретной организации. Немаловажной проблемой является обеспечение наибольшей эффективности от внедрения системы, которая может быть достигнута в том случае, если с системой начнут работать все сотрудники организации. Это достигается за счет соответственного обучения персонала, в ходе которого могут быть использованы электронные учебные пособия, автоматизированные обучающие системы и автоматизированное тестирование. Перспектива внедрения автоматизированных технологий в документационное обеспечение управления связано с переходом организаций и предприятий на электронный документооборот.