Этапы перехода предприятий   на электронный документооборот:

• В организации внедрена система, позволяющая автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за документационное обеспечение управления (секретариат, канцелярия, кадровая служба). В электронном виде представлены только регистрационные виды карточек, а большая часть документов существует в бумажном виде;
• В работу с электронными документами включаются и другие сотрудники организации. Но обмен документами в электронном виде между сотрудниками почти отсутствует. Поэтому количество электронных документов невелико;
• Компьютеры организации объединены в локальную сеть для обмена информацией между сотрудниками используется корпоративная электронная почта. В работу с электронными документами включаются сотрудники, которые осуществляют руководство организацией и ее структурными подразделениями;
• В организации внедряется полномасштабная система электронного документооборота. Многие бизнес-процессы протекают непосредственно в электронном виде без использования бумажного вида документа. Практически все сотрудники работают с электронными документами.

    Переход к электронному документообороту  должен изменить корпоративную  культуру самой организации: повысить  качество управленческих решений, изменить отношение к труду. Разрушить «барьеры».

Глава 2. Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота

2.1 Системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота, использующиеся на малых предприятиях

   В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:

• Анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка.
• Реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота.
• Автоматизация работы с корреспонденцией.
• Разработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины.
• Обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам.
• Обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.

   В результате внедрения СЭД БОСС-Референт организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными. СЭД БОСС-Референт, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает развитые функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Поэтому при разработке новой, третьей, версии акцент был сделан на автоматизацию процедур принятия решений по документам. Эти усилия были реализованы в двух новых модулях системы: «Настройка принятия решений» и «Принятие решений», использующих механизмы workflow. Первый из них позволяет быстро создавать и модифицировать электронные регламенты работы с документами, второй – обеспечивает работу по ним конечных пользователей. Новые модули СЭД БОСС-Референт охватывают три процесса работы с документами:

1. Подготовку документа (создание и согласование), т. е. подготовку решения, которое фиксируется в документе;
2. Собственно принятие решения по документу (подписание, утверждение);
3. Исполнение решения, содержащего в документе (регистрация документа, отправка адресату, формирование поручений, ознакомление, рассылка).

   Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах.  

Программа «ЕВФРАТ-Документооборот» 

   Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» - комплексное решение по организации электронного документооборота на предприятии. «Евфрат–Документооборот» позволяет автоматизировать работу с документами как в соответствии с требованиями традиционного делопроизводства, так и с современными тенденциями управления (технология workflow). Система предназначена для автоматизации документооборота в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Сегодня с программными продуктами для автоматизации документооборота и делопроизводства линейки «ЕВФРАТ» работают более полумиллиона пользователей по всей России. И их число растет с каждым днем. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивает:

• систематизацию учета и хранения документов;
• оперативный доступ к документам и отчетной информации;
• эффективное управление процессами движения и обработки документов;
• сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
• повышение исполнительской дисциплины;
• сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;
• минимизацию финансовых затрат на документооборот.

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТ по делопроизводству, так и с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Работа  в локальном офисе

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет решать все типовые задачи делопроизводства и управления документами:

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и аналитических отчетов;
• обеспечивать разграничение прав доступа сотрудников к информации;
• организовать долговременное хранение документов организации.

Работа  в территориально-распределённой организации

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и удаленными филиалами. Информация между подразделениями передается в кодированном виде.

Работу  системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:

• АРМ «Пользователь» — рабочее место для доступа к системе;
• АРМ «Администратор» — рабочее место настройки и администрирования системы;
• модуль «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• модуль «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• модуль «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей;
• модуль «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительно в комплект поставки системы могут  входить:

• «HTTP-сервер» — средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;
• APM «Руководитель» — рабочее место для работы руководителей и топ-менеджеров в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»;
• APM «Архивариус» — рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.

Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот» реализована в соответствии с современными тенденциями разработки информационных систем и обеспечивает: ГИБКОСТЬ, МАСШТАБИРУЕМОСТЬ, БЕЗОПАСНОСТЬ, НАДЕЖНОСТЬ. 
 

2.2 Системы автоматизированного  делопроизводства  и документооборота, использующиеся на средних и крупных предприятиях

Программа «Дело»

   Система «ДЕЛО» – тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика. Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют 1200 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». «Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией. Система «ДЕЛО» обладает следующими функциями:

• Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
• Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии –  Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
• Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
• Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
• Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
• Позволяет работать с документами, как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
• Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами, как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.