Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

      Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

      Учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками является важным элементом в системе бухгалтерского учета.

      Основными задачами этого учета являются:

• формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;      
• контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;      
• контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями;       
• своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

3.2 Документальное  оформление операций по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками. 

      Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производится на основании заключённых  между заказчиками (покупателями) и  подрядчиками (поставщиками) хозяйственных  договоров. В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей или услуг, порядок расчётов (условия платежей).

            Порядок расчётов по внутри российским поставкам на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствие с Положением о безналичных расчётах в РФ, а по экспортно-экспортным поставкам – в соответствие с правилами международных расчётов.

            Условия внутри российских поставок формируются в соответствие с принятыми в стране условиями (франко-завод изготовитель, франко-станция отправления, франко-вагон, франко-станция назначения и др.), определяющими юридические права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.

            Условия экспортно-импортных поставок формируются на основе международных торговых условий «Инкотермо», установленных Международной торговой палатой. В соответствие с этими условиями чётко определяется, кто организует и оплачивает перевозку товара от продавца к покупателю, несёт риск и ответственность при осуществлении этих функций и при гибели или порче товара. Приобретение материальных ценностей на стороне может осуществляться только двумя вариантами. При первом варианте для приобретения материальных ценностей на стороне предприятие назначает своего поверенного. Ему выдают подотчёт наличные деньги с правами получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо доверенность, по которой можно получить материальные ценности, в счёт договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо, оплачены материальные ценности предварительно или нет). Доставка материальных ценностей в таких случаях осуществляется само вывозом, независимо от географического расположения покупателя и поставщика.

            При втором варианте (отдаленность поставщика от покупателя, и/или постоянство поставок) поставки осуществляет посредник – транспортное предприятие.

            Для выполнения, каких-либо операций по получению материальных ценностей на стороне поверенному лицу предприятия (экспедитору) выдаётся доверенность (ф. №М-2). Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименования ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности имеется роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия.

            Поступление сырья, материалов, оборудования на предприятие  по второму варианту может осуществляться железнодорожным, автомобильным, морским и другими видами транспорта. Поставка через посредника может осуществляться только при наличии договора – контракта о поставке. Оплата за такие поставки может быть осуществлена в виде предоплаты, аккредитивом, чеком, наличными либо на бартерной основе до момента получения материальных ценностей либо после. Это зависит от условий договора (контракта).

            По предъявлении доверенности и квитанции, поступившей  от отправителя груза, экспедитор может  получить груз в багажном отделении железной дороги, в речном порту, в аэропорту или раскредитовать (получить право на вскрытие вагона, выгрузку и приём груза).

            Принимая груз, экспедитор должен проверить, нет ли на таре и  упаковке следов боя, порчи, а также  соответствует ли количество мест поступивших грузов данным, указанным в транспортной накладной. Если при приёмке груза возникнут сомнения в его сохранности (например, будут обнаружены повреждения вагонов, контейнеров, упаковки, отсутствие пломб и т.п.) экспедитор должен потребовать проверки всего груза с целью выяснения его сохранности совместно с представителем (весовщиком) транспортной организации.

             При обнаружении  недостачи сырья и материалов, боя, повреждённой тары, составляется  коммерческий акт в двух экземплярах  (один забирает экспедитор), который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации. В её адрес направляется претензионное письмо с приложением документов (акт, накладная, квитанция и другие) и предложением возместить сумму убытка. Для предъявления претензий к транспортным организациям законом установлен шестимесячный срок. Транспортные организации в течении трёх месяцев обязаны рассмотреть претензию и уведомить заявителя о своём решении. Если отклонена или оставлена без ответа, заявитель имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двухмесячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки для ответа на претензионное письмо.

            По договорённости (после согласования способа оплаты) экспедитор может получить груз непосредственно  у поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов (счёт-фактура).

            Полученный груз с сопроводительными документами  экспедитор доставляет на склад своего предприятия.

            При доставке автотранспортом, водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом вручает кладовщику один экземпляр товарно-транспортной накладной.

            Вместе с поступившим  грузом в адрес покупателя поступают  сопроводительные документы. При отсутствие таковых (или в случае поступления  груза с нарушением договорных условий, или не по назначению) груз принимается на ответственное хранение на забалансовый счёт №002, с сообщением отправителю, если имеются его реквизиты.

            На этом счёте  материалы, принятые на ответственное  хранение, учитываются до тех пор, пока от поставщика не поступят документы или распоряжение о возврате материалов, об их отгрузке в другой адрес или реализации на месте.

            За нарушение условий  договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность  в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчётных документов и за необоснованный отказ.

            Независимо от оплаты и доставки, порядок оприходования  материальных ценностей должен отвечать определённым требованиям. При любом  варианте получения материальных ценностей у поставщика и любом варианте доставки, их предъявляют кладовщику для оприходования. Приёмка на складе производится методом прямого счёта, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется приёмный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приёмную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение.

            Экспедитор все  документы, по доставленным на склад  материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приёмке, сдаёт в бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчёта за полученные наличные средства, экспедитор составляет авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения материальных ценностей (чеки, счета – фактуры), так и факт сдачи их на склад (приёмная фактура, приходный ордер), либо передачи в производство (требование). Материальные ценности хранятся на складах под наблюдением материально – ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Материалы на складах учитываются в карточках складского учёт , открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указываются наименования материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учётная цена, балансовый счёт, норма запаса и другие данные. 
 

      3.3 Синтетический и аналитический  учет расчетов с поставщиками  подрядчиками.

      Учёт  расчётов с поставщиками материальных ценностей и услуг организуется на счёте 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками». Счёт по отношению к балансу – пассивный. По кредиту счёта 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками» отражается задолженность с поставщиками, по дебету – уменьшение этой задолженности.

      Сальдо  кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам и подрядчикам. В некоторых случаях сальдо по счёту 60 может быть и дебетовым, это означает, что сумма за материальные ценности поставщиком оплачена, но на конец месяца эти материальные ценности не поступили, числятся как товары в пути. 

      В соответствии с договором купли-продажи покупатель обязуется принять товар, переданный ему поставщиком (продавцом) и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

      Для отражения в бухгалтерском учете  организации-покупателя расчетов с  поставщиком, должно быть сделано следующее:

      1. Определен момент оприходования  товара на баланс.

      2. Произведена оценка приобретенного  товара.

      3. Отражено возникновение права  собственности на приобретенный  товар и обязательства (кредиторской  задолженности) перед поставщиком. 

      4. Зафиксирован факт погашения задолженности по договору.

      Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на счете 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

      1. Полученные товарно-материальные  ценности, принятые выполненные  работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также  по доставке или переработке  материальных ценностей, расчетные  документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк.

      2. Товарно-материальные ценности, работы  и услуги, на которые расчетные  документы от поставщиков или  подрядчиков не поступили (так  называемые неотфактурованные поставки).

      3. Излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке.