Проектирование АРМ отдела PR и рекламы

          Отдел PR и рекламы находится в информационной взаимосвязи с другими отделами компании, а так же с прочими структурами внешне среды. Схема информационных взаимосвязей отдела PR и рекламы с внешней средой представлена на рисунке 2 .

     Рис.2 Информационные взаимосвязи отдела  PR и рекламы с внешней средой 

     Обмен данными и информацией ведется со всеми отделами НПО «Консультант», а так же с элементами микросреды, которую образуют : клиенты (потенциальные и фактические) компании, контактные аудитории, маркетинговые посредники, конкуренты и поставщики. Влияние факторов внешней среды происходит как на отдел непосредственно, так и на всю компанию в целом.

     Организационная структура отдела PR и рекламы представлена на рисунке 3.

     Отдел рекламы и PR  фирмы «Консультант» включает руководителя отдела и трех сотрудников: специалиста по связям с общественностью и рекламе,  и специалиста по работе с учебными заведениями и общественными организациями, специалиста по рекламе.

     Функции руководителя отдела PR и рекламы  НПО «Консультант»:

1. Рекламное и PR- обеспечение деятельности компании

• Подготовка и проведение рекламных и PR – кампаний

• Разработка всех типов рекламных и PR – материалов
• Сотрудничество и развитие отношений со СМИ.

Рис. 3 Структура отдела PR и рекламы НПО «Консультант»

2. Решение организационных и технических вопросов взаимодействия НПО «Консультант» с внешними организациями.
3. Информационные обмены внутри компании.
4. Координация сотрудничества компании «Консультант» с учебными, научными заведениями и библиотеками.
5. Подготовка и обновление информационных материалов в разделе «О фирме» на сайте компании.
6. Ведение на сервере раздела «Пресса».
7. Анализ статистики посещений сайта www.consultant.tpi.ru.
8. Анализ сайтов конкурентов.
9. Ведение ленты новостей.
10. Анализ и сравнение и PR- материалов конкурентов.
11. Оценка эффективности рекламных кампаний.
12. Контроль за размещением рекламы  в СМИ
13. Изучение СМИ
14. Контроль за выходом рекламных и и PR- материалов в СМИ.
15. Ведение архива

     Функции специалиста по связям с общественностью  и РR:

1. Подготовка и проведение рекламных и PR – кампаний
2. Решение организационных и технических вопросов взаимодействия компании «Консультант» с внешними организациями, информационные обмены внутри компании.
3. Организация  участия в выставках, ярмарках, конференциях, семинарах.
4. Подготовка и обновление информационных материалов в разделе «О фирме» на сайте компании.
5. Анализ статистики посещений сайта www.consultant.tpi.ru.
6. Анализ сайтов конкурентов.
7. Анализ и сравнение и PR- материалов конкурентов.
8. Контроль за выходом рекламных и и PR- материалов в СМИ.
9. Актуализация  информационного  наполнения  и дизайна сайта фирмы «Консультант» www.consultant.tpi.ru.

     Функции специалиста по работе с учебными заведениями  и общественными  организациями.

1. Сотрудничество учебными заведениями города и области.
2. Организация и проведение   занятий   по   обучению   работе    с    системами КонсультантПлюс  студентов  и  преподавателей  учебных  заведений, сотрудников органов власти и управления, библиотек и т.д.
3. Сотрудничество с библиотеками города и области.
4. Сотрудничество  с  учебными  центрами и другими структурами, занимающимися повышением квалификации  преподавателей, бухгалтеров, юристов и руководителей.
5. Подготовка и проведение PR-кампаний, направленных на поддержание имиджа НПО «Консультант»

     Функции специалиста по рекламе.

1. Подготовка и проведение рекламных и PR – кампаний.
2. Разработка всех типов рекламных и PR – материалов.
3. Анализ и сравнение и PR- материалов конкурентов.
4. Оценка эффективности рекламных кампаний.
5. Размещением рекламы  в СМИ.
6. Изучение СМИ.
7. Контроль за выходом рекламных и и PR- материалов в СМИ.
8. Обновление рекламных стендов НПО «Консультант»
9. Ведение архива рекламных материалов.
10. Сбор первичной информации.
11. Разработка и заказ рекламных материалов.

          Важно отметить, что отдел оснащен  всей необходимой техникой, для  ведения качественной работы: компьютерами, цветным струйным принтером с возможностями фотопечати, цифровой видеокамерой, диктофоном и др.  Все специалисты опытные пользователи ПК, владеют навыка. Основная задача информационной технологии на объекте состоит в максимальном удовлетворении нужд отдела PR и рекламы в получении полной, своевременной, достоверной и точной  информации и принятии управленческих решений. К основной характеристике информационных технологических процессов можно отнести их тесную взаимосвязь с внешней средой и влияние на информационно – технологические процессы других подразделений.

          На первых этапах организации  работы отдела PR и рекламы входная информация регистрировалась вручную.  Собранные данные записывались в журнал, публикации прессы, прайс-листы на продукцию и услуги, требуемые в работе, складывались по разделам в папки, сведения, планы и отчеты хранились в разрозненных файлах. Информацию каждый месяц предполагалось обновлять. Это приводило к огромным затратам времени. Автоматизация деятельности специалистов отдела приводит к тому, что учет поступающей информации будет осуществляться с помощью организации баз данных на машинных носителях информации.

     Состав  и структура выходных форм документов и файлов определяется требованиями решаемых в системе задач, выбранным комплексом технических средств, действующими на объекте формами документов. При проектировании документации обязательно учитываются типовые, специализированные и установленные государственными и отраслевыми стандартами формы документов. Выходная документация может быть  представлена как в форме видеокадра, так и на бумажном носителе в результате распечатки на принтере. При необходимости она может передаваться по сети, как локальной, так и глобальной.

          Исходная информация может поступать на бумажных носителях, по телефону, по сети, на гибких магнитных дисках, и соответственно вноситься в базу данных вручную, либо копируется с  магнитного носителя. В основном это информация непосредственно о клиентах: наименование, все банковские реквизиты, а также имеющиеся в его распоряжении дистрибутивы. К исходной информации относятся и данные об информационном обслуживании, вызовы в связи с неполадками и другими вопросами.

     Сбор  информации осуществляется сотрудниками отдела рекламы и PR.

     Несмотря  на обилие и разнообразие современных технических средств по передаче данных, все еще немаловажную роль играют устная речь и телефонные аппараты.

          Информация, которая поступает в   отдел по  происхождению подразделяется  на:

• внешнюю; 
• внутреннюю;
• нормативно-справочную.

          Любой отдел получает исходную  информацию в виде документов  на бумажном носителе, речевой  информации, по электронной почте,  поэтому процесс сбора вплотную  связан с процессами ввода  информации в ЭВМ и контроля  ее достоверности. Вся внешняя информация подвергается сначала визуальному контролю на достоверность и вводится в ЭВМ, после чего происходит логический, арифметический и другие виды контроля. В случае обнаружения ошибки система выдает соответствующее сообщение.

       Внутренняя и нормативно-справочная информация также может быть представлена в виде документов на бумажном и машинном носителе. Сбор внутренней и нормативно-справочной  информации осуществляется путем составления запроса к базе, где хранится соответствующая информация. После этого СУБД обрабатывает запрос, и результаты отправляет пользователю.

          Чаще всего первичные документы  вводятся с клавиатуры вручную.  Для этого разрабатываются специальные  формы. Ввод с клавиатуры, конечно  максимально облегчен благодаря  заданному формату реквизита и возможности выбора необходимых данных из справочника, а для облегчения ввода повторяющихся реквизитов обеспечивается автоматическое запоминание и подстановка информации в необходимые поля, что не только облегчает работу оператора, но и сокращает дублирование информации.

          Состав и объемы передающейся  информации обусловлены информационными  потребностями взаимодействующих  структурных подразделений и  требованиями информационной безопасности.

          Процесс передачи информации  на объекте ведется в соответствии со сложившимися информационными потоками. Причем состав и объемы информации, передающейся внутри предприятия, обусловлены информационными потребностями взаимодействующих структурных подразделений и требованиями информационной безопасности. Информация может передаваться как по внутренним информационным каналам (локальные сети), так и через внешние информационные каналы ( почтой, телеграфом, при помощи факсимильной связи или через глобальную сеть Internet).

          Технологическая  схема процесса  обработки информации включает в общем следующие этапы:

1. Ввод в ЭВМ;
2. Программный контроль;
3. Редактирование и включение в базу данных;
4. Хранение информации в базе данных;
5. Обработка (решение задачи);
6. Защита и восстановление информации;
7. Выдача результатов.

          Информация, которая стоит на  выходе может быть конечной  или служить входной для других  информационных технологий. В общем  виде, выходная информация подразделяется  на:

• решения (текущие, стратегические и т.д.);
• отчетность о результатах проделанной работы;
• справочная информация;
• аналитическая.

     При реализации процесса выдачи информации на объекте используются следующие  способы:

• вывод информации на дисплей пользователя;
• вывод информации на печать
• вывод информации на магнитный носитель.

2.   Обоснование целесообразности автоматизации функций

          Необходимость использования современных   информационных технологий объясняется   с одной стороны, резким увеличением  объёма информации и усложнением  организации управления, а с другой – низкой производительностью управленческого персонала и ограниченностью людских ресурсов. Повышение производительности управления и создание системы управления, адекватной возрастающим потребностям и новым задачам развития производства, возможно лишь на основе автоматизации.

          Для обеспечения своей конкурентоспособности  необходимо быстро и адекватно  реагировать на изменения, происходящие  во внешнем мире, и уже сообразно  им строить преобразования внутри  организации. Разумеется, что  коммерческая деятельность имеет мало шансов быть эффективной, если фирма не учитывает постоянно растущих возможностей современных информационных технологий. Организация, игнорирующая повышение роли информационного обеспечения, в управленческой сфере теряет возможности полного использования своих ресурсов.

          Сотрудники отдела PR и рекламы, при выполнении своих задач, сталкиваются со следующими проблемами: