Проектирование АРМ отдела PR и рекламы

1.Большая трудоемкость обработки информации. Через отдел ежедневно должны проходить большие объемы информации, которые необходимо обработать, чтобы принять правильные управленческие решения. Такая обработка занимает очень много времени. Но специалист, прежде чем обработать информацию, должен сначала собрать ее. Причем информация должна быть точной, полной и своевременной. Процессы сбора информации автоматизировать достаточно трудно. Можно автоматизировано выбирать информацию по сети, но все-таки большая часть сбора падает на  телефонные звонки, выбор из печатных изданий,  при проведении полевых исследований. Но главное  - необходимо сделать так, чтобы обработка информации велась автоматизировано, чтобы у специалиста оставалось больше времени на решение различных творческих задач. И, конечно, без современной вычислительной техники решение данной задачи не возможно.

2.Несовершенство обработки информации. В силу каких-либо объективных и субъективных причин специалист отдела при ручной обработке информации может допустить ошибки и в результате недостоверная информация будет использована для принятия решения. Специалист отдела PR и рекламы несет личную ответственность за предоставляемую информацию. Применение вычислительной техники поможет сделать обработку информации более надежной.

3.Дублирование информации. Одна и та же информация зачастую требуется при выработке различных документов. Применение вычислительной техники позволит реализовывать принцип «Однократный ввод данных и многократное их использование»

4.Низкая оперативность реализации запросов, снижающая качество управления объектом. Помимо установленных форм отчетов руководителю отдела PR и рекламы могут потребоваться и другие формы отчетов, основывающиеся на имеющейся информации. С применением вычислительной техники и правильной организации баз данных, любой из возможных запросов к информации, хранимой в базах данных, будет быстро выполнен и наглядно представлен.

5.Необходимость долговременного хранения справочной информации. С применением вычислительной техники справочная информация не только может длительное время хранится, но и без особых проблем обновляться, т.к. добавление новых данных, удаление ненужных будет осуществляться без особого труда. Также справочная информация может использоваться при автоматическом формировании отчетов, и быстро будет осуществляться поиск необходимых данных.

6.Несовершенство сбора и регистрации исходной информации. До применения вычислительной техники и переложения на нее процессов обработки информации были отмечены существенные недостатки в процессе сбора информации. Собираемая информация из-за трудности последующего анализа была неполной, что приводило к неточным и недостоверным результатам. Применение вычислительной техники приводит к формализации вводимой информации, необходимой для анализа, что заставит специалиста отдела собирать информацию по четко установленным критериям. Применение вычислительной техники позволит в этом случае более адекватно оценить полноту и качество работы по сбору информации, проведенную специалистом отдела PR и рекламы.

          Необходимо отметить и то, что  для автоматизации существуют  все предпосылки. Фирма, ведя деятельность по продажам компьютерного и офисного оборудования, прекрасно оснащена в техническом плане. Компьютеризированы все подразделения организации, компьютерный парк постоянно изменяется в связи с пополнением, либо просто заменой на более совершенную технику. В организации функционирует система, представленная в виде локальной вычислительной  сети, состоящая из нескольких сегментов, объединяющих ПК. В фирме также имеется выход в глобальную сеть - Internet.

          При использовании современных информационных технологий качество работы улучшается по следующим признакам:

• повышение надежности данных в результате несовершенства обработки информации;
• повышение  оперативности реализации запросов, что будет способствовать повышению качества управления объектом;
• повышение качества регистрации, обработки, хранения информации;
• повышение качества составления отчетов;
• снижение дублирования информации;

     Количественные  характеристики эффективности следующие:

• экономия ресурсов предприятия;
• повышение оперативности обмена информацией между объектами управления;
• увеличение объемов продаж;
• повышение скорости обработки данных в результате снижения трудоемкости обработки информации.

          Автоматизация деятельности отдела  PR и рекламы с использованием современных информационных технологий позволяет повысить уровень информационной обеспеченности процесса управления и качества принимаемых управленческих решений, освободить специалиста отдела от многих рутинных работ, в том числе по составлению и решению различных справочных, учетных, вычислительных, аналитических и других задач.

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ АРМ ОТДЕЛА PR И РЕКЛАМЫ НПО «КОНСУЛЬТАНТ»

2.1. Техническое задание

 

         Объектом автоматизации является  отдел PR и рекламы ЗАО «НПО Консультант». Подробная характеристика объекта автоматизации приведена в п. 1.1.

       Данная система автоматизирует, прежде всего, расчетную и аналитическую  деятельность специалиста отдела  PR и рекламы.

     Внедрение данной системы обеспечит составление  отчетов и, соответственно, принятие управленческих решений с высокой степенью достоверности, надежности, хранения и обработки информации, повышение производительности и качества труда работников.

          Целями создания системы являются:

• повышение эффективности управления;
• повышение оперативности поиска и обработки информации;
• минимизация ручного труда;
• повышение качества сбора, регистрации и обработки информации;
• повышение оперативности реализации на информационные запросы;
• автоматизация формирования необходимых документов;
• обеспечение независимости , достоверности, целостности и непротиворечивости данных.

     К системе предъявляются  следующие требования:

     1. Требования к структуре и функционированию системы в целом

     Данная  система должна состоят из пяти подсистем:

• подсистемы, осуществляющей расчетную функцию;
• аналитической подсистемы, выполняющей функции анализа данных;
• подсистемы печати, отвечающей за формирование и распечатку выходных сообщений;
• подсистемы ведения нормативно справочной информации;
• подсистемы, обеспечивающей целостность данных, путем выполнения функций копирования и восстановления информации.

          Система позволяет вести учет  входных данных, расчет требуемых  показателей, ведение нормативно-справочной информации, а также имеет возможности анализа. Система позволяет лучше автоматизировать работу сотрудников. Кроме того, при необходимости можно сформировать и произвести распечатку выходных сообщений. Система  должна  функционировать в диалоговом режиме.

     2. Требования к численности и квалификации персонала

          Система предназначена для работы  с конечными пользователями –сотрудниками фирмы, имеет все возможности для использования в локальной сети. Учитывая то, что предполагаемые пользователи  имеют опыт работы на компьютере, то для освоения новой системы им понадобится только внимательно ознакомиться с эксплуатационной документацией.

     3. Требования к надежности

          Для обеспечения надежности создаваемой  системы предусмотрена возможность не только контроля входной информации, но и повторного ее ввода, а также при необходимости отказ от выполнения текущего действия и возврат к предыдущему. Посредством информационной системы осуществляется защита информации и её восстановление после сбоя технических средств.

     4. Требования к защите информации от несанкционированного доступа

          Результатом случайного или специального несанкционированного доступа может быть  внесение изменений, искажений, либо копирование. Для предупреждения всех этих ситуаций необходимо предусмотреть надежную защиту информации. Лучший способ это сделать – ограничить доступ.

     С этой целью предусмотрено ограничение функций пользователя в зависимости от должности и обязанностей.

     5. Требования к безопасности

     Уровень безопасности данной системы соответствует  всем нормам предусмотренным в связи с этим в ГОСТ 24.104-85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования» и ГОСТ 25.861-83 «Требования к безопасности вычислительной техники, используемой в автоматизированных системах управления». Основание для утверждения – техническая эксплуатационная документация к используемым техническим средствам. Согласно ГОСТ 12.1.030-81 и правилам эксплуатации электрических устройств произведено необходимое заземление, и исключена возможность случайного попадания под напряжение.

     6. Требования к эргономическому обеспечению

     Эргономичность  подразумевает под собой совокупность мер и действий, направленных на создание наибольшего удобства при освоении и работе с системой, с максимально возможным обеспечением  безопасности  здоровья.

     Требования  к эргономике важны в данной системе  вследствие постоянной работы на нем. Эргономическое обеспечение требует учета физиологических  возможностей людей, поэтому большое значение имеет интерфейс. Эффективная работа пользователя зависит от выбора типа устройств, размера расположения текста на экране, использование цвета, звука, мигания. Так, например, в случае неправильного ввода раздается звуковой сигнал. Все эти действия не только облегчают работу пользователя, но и самое главное не раздражают и не отвлекают его. Рекомендуется также применение защитного экрана.

     7. Требования к качеству

     Качество  системы оценивается на основании  следующих  комплексных показателей:

• корректность;
• надежность;
• эффективность;
• технологичность;
• удобство применения.

     Показатель  «корректность» должен быть обеспечен:

• соответствием стандартам;
• полнотой реализации функции в программном обеспечении по отношению к ТЗ;
• соответствием функционирования программного обеспечения эксплуатационной документации;
• качеством оформления документов.

     Показатель  «надежность» должен быть обеспечен:

• контролем входной информации и возможностью повторного ввода;
• возможностью отказа от выполнения текущего действия и возможностью возврата к предыдущему состоянию системы;
• надежностью технических средств;
• точностью расчетов выходных результатов.

     Показатель  «эффективность»  должен быть обеспечен:

• эффективностью системы по времени обработки информации;
• эффективностью использования технических средств.

     Показатель  «технологичность»  должен быть обеспечен:

• рациональной технологией обработки информации в системе;
• рациональным ведением диалогом с пользователем;
• разработкой программы согласно принципам программирования.

     Показатель  «удобства применения » должен быть обеспечен:

• оптимальной формой выходных и входных данных;
• удобством ввода, корректировки входной информации;
• автоматизацией выявления ошибок.

     8. Требования к информационному обеспечению

     Информационное  обеспечение представляет собой  форм документов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, применяемой в системе при  её функционировании.