Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом

Работа с кадрами  рассредоточена, в основном, между  различными службами и подразделениями.

Учитывая вышеописанное, представляется перестройка деятельности кадровых служб (служб управления персоналом) должна осуществляться в следующих направлениях:

• Признание работы с персоналом приоритетным направлением в деятельности организаций и сферой работы специалистов-профессионалов;
• Целенаправленная, базовая подготовка специалистов для служб управления персоналом;
• Оптимальное сочетание прав линейных руководителей и специалистов по персоналу;
• Научно-методическое обеспечение кадровой работы с учетом требований рынка;
• Рассматривание сферы деятельности служб управления персоналом путем пересмотра целей, задач, функций и направлений их деятельности;
• Определение положения службы управления персоналом в организационной структуре предприятия и совершенствование строения самой службы.

Концепция "человеческих ресурсов" признает необходимость капиталовложений в формирование, использование людских ресурсов, исходя из этих экономической целесообразности, для привлечения более качественного в профессиональном плане работника, его обучения и поддержания в высоком трудоспособном состоянии, создания условий для творческого и профессионального развития каждого сотрудника. Следовательно, главные задачи кадровой службы:¹⁰

• обеспечение организации квалифицированными кадрами
• создание условий эффективности их исполнения
• совершенствование оплаты и мотивации
• совершенствование методов оценки персонала, управление карьерой сотрудников
• предоставление работникам возможностей для развития, профессионального роста, стимулирования творческой активности
• участие в разработке стратегии организации
• повышение удовлетворительности трудом всех категорий персонала.

 

• Современные функции служб по управлению персоналом ¹¹

Современная работа с  персоналом должна базироваться на следующих  принципах:

• Эффективность работы.
• Справедливость в оплате труда и мотивации.
• Продвижение сотрудников в соответствии с
• результатами труда
• способностями
• квалификацией
• личными интересами и потребностями предприятия

К сожалению, в настоящее время, работа кадровых служб стала критическим фактором для процесса развития многих организаций. Причина этому - работа по- старому, при которой кадровые службы в основном занимаются оформлением, регистрацией трудовых отношений, не занимаясь их управлением. Кадровые службы не выполняют многих функций и в силу этого их работа не соответствует потребностям новых экономических отношений.

Современные функции служб персонала 

• Контролинг персонала. Изучение влияния, которое оказывает существующее распределение сотрудников по рабочим местам на результаты работы организации; анализ социальной и экономической эффективности применения тех или иных методов управления; координация планирования персонала с планированием других сфер деятельности организации, особенно в связи с кардинальными изменениями в ней; создание информационной базы персонала.
• Кадровый маркетинг. Основная задача - обеспечение организации высококвалифицированными работниками. Представляет собой совокупность мероприятий по: изучению внутреннего и внешнего рынка труда и его сегментированию (выделению различных категорий персонала и реализации в отношении их специальных кадровых подходов); анализу ожиданий сотрудников в области служебных перемещений; распространению в рамках организации информации о потребности в кадрах и возможностях повысить или изменить свою квалификацию; поиску и привлечению на работу необходимых специалистов.
• Мониторинг персонала. Это постоянное специальное наблюдение за состоянием кадров, их динамикой, в том числе текучестью; балансом трудовых ресурсов; стимулированием; удовлетворенностью работой; процессами найма, обучения, повышения квалификации, продвижения; состоянием трудовой дисциплины; травматизмом и проч.
• Кадровый консалтинг. На основе результатов исследований разработка рекомендаций по совершенствованию кадровой работы; выявление влияния квалификации персонала на эффективность работы организации; определение профессионально важных качеств, которыми должны обладать лица, осуществляющие те или иные функции; предоставление консультаций по вопросам содержания и методов осуществления программ поиска, отбора, подготовки, использования и повышения квалификации кадров.
• Как правило, существующие отделы кадров не выполняют этих функций, либо выполняют их частично. Структура служб по управлению персоналом

Структура кадровой службы определяется ее функциями и задачами, но не наоборот. Представим систему функций службы управления персоналом графически. (см. рис.2)

Структура службы персонала и ее штатная численность зависят  от ряда факторов, основными из которых  являются:

• отраслевая принадлежность предприятия;
• место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);
• уровень централизации управления;
• тип предприятия (локальная компания, холдинг);
• определяющие экономические показатели;
• количество работников предприятия;
• концепция управления персоналом;
• кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);
• состояние регионального рынка труда;
• наличие региональной образовательной инфраструктуры;
• пол и возраст работников;
• технологические особенности производства;
• уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.¹²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         Рис. 2. Система функций управления человеческим ресурсом¹³

 

В контексте рассмотрения заявленной темы уместно проанализировать основные сферы управления персоналом и их соотношение

Управление персоналом - деятельность по созданию условий для нормального функционирования, развития и эффективного использования сотрудников для достижения эффективности организации.

Основная цель - обеспечение эффективной организации людских ресурсов в пределах предприятия формирование личности, обладающей высокой ответственностью, квалификацией, коллективной психологией, развитым чувством сохозяина на предприятии.

Эта деятельность состоит  из двух главных областей:

• руководство персоналом;
• кадровая работа (работа с персоналом).

Основные мероприятия  в каждой области представим в  таблице 1:

Таблица 1. Основные мероприятия

Руководство персоналом	Работа с персоналом
Деятельность по повседневному  непосредственному управлению людьми.	Совокупность взаимосвязанных конструктивных действий в области подготовки, отбора, распределения, повышения квалификации, оценки деятельности и т.п. персонала.
Объект работы - персонал предприятия	Объект работы - персонал предприятия, а также действующие  кадры в различных отраслях, лица, которым предстоит трудится, компоненты самой технологии работы с персоналом: обучение, подбор, оценка и др.
Постоянство и непосредственность общения с работниками.	Фрагментарность, эпизодичность  работы с каждым отдельным сотрудником.
Основополагающий характер управленческих функций.	Преимущественно вспомогательный  характер деятельности.
Относительно большой  объем властных полномочий.	Ограниченность властных полномочий.

Основываясь на принципах и задачах  определим структурные подразделения службы управления персоналом:

• Сектор условий труда. Отвечает за соблюдение требований в области эргономики, технической эстетики, техники безопасности, охраны окружающей среды.
• Сектор трудовых отношений. Осуществляет анализ и регулирование групповых и межличностных отношений, конфликтов и стрессов, соблюдение этических норм, социально-психологическую диагностику, взаимодействие с профсоюзами.
• Сектор по оформлению и учету движения кадров. Найм, перемещение, увольнение; информационное обеспечение; тарификация; поддержание занятости.
• Сектор планирования и прогнозирования персонала. Занимается разработкой стратегии управления персоналом, планированием и прогнозированием потребности в кадрах, связями со службой занятости, учебными заведениями, анализом кадрового потенциала, его текущей и перспективной оценкой, маркетингом, оценкой и подбором кандидатур на высшие должности.
• Сектор развития персонала. Организует техническое и экономическое обучение, переподготовку и повышение квалификации, работу с резервом, профессиональную и социально-психологическую адаптацию.
• Сектор анализа и развития средств стимулирования труда. Осуществляет нормирование и тарификацию работ, разработку систем оплаты труда, материального и морального вознаграждения, участия в прибылях, управление мотивацией.
• Сектор, оказывающий правовые услуги персоналу. Регулирует вопросы трудовых отношений, с нм согласуются распорядительные документы по кадрам.
• Сектор социального обслуживания. Организация питания, быта и отдыха работников, детских учреждений, развитие физической культуры и спорта, разрешение социальных конфликтов.

Представим графически взаимосвязь  между функциями и уровнями управления в процессе управления человеческими  ресурсами:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Управление человеческими  ресурсами¹⁴

 

Конкретное место и  роль подразделений - носителей функций управления персоналом - в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя (этот организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности, определяемых позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе).

В зависимости от степени  развития и особенностей организации структурное местоположение кадровой службы может быть различным. Приведем несколько таких вариантов.¹⁵

Вариант 1. Структурная подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию, то есть выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках штабного подразделения функциональной подсистемы (администрирование).

Рис. 4. Структура кадровой службы вариант 1¹⁶

 

Вариант 2. Структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации. Такая структура приемлема в небольших организациях на начальных этапах развития, когда руководство четко не определило статус кадровой службы.

 

Рис. 5. Структура кадровой службы вариант 2¹⁷

 

Вариант 3. Структурная подчиненность кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях, когда руководитель пытается поднять статус кадровой службы.

Рис. 6. Структура кадровой службы вариант 3

 

Вариант 4. Организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией. Этот вариант является наиболее типичным для развитых организаций. Подсистема управления персоналом является равнозначной подсистемой в ряду остальных подсистем управления.

Рис. 7. Структура кадровой службы вариант 4¹⁸

 

К кадровой службе ООО  «Лидер-М» скорее применителен вариант 3, где кадровая служба является равнозначной подсистемой в системе управления и руководитель службы управления персонала находится в непосредственном подчинении у генерального директора

Деятельность службы в ООО «Лидер-М» регламентируется «Положением о службе по управлению персоналом»

Роль Положения состоит в  создании взаимодействия кадровой службы (СУП) со всеми структурными подразделениями, исключения дублирования в их работе. Положение о СУП содержит следующие разделы: ¹⁹

Общие положения. В данном разделе отражены:

• место подразделения в структуре предприятия (самостоятельное структурное подразделение)
• порядок создания и ликвидации подразделения подчиненность подразделения
• руководство подразделением (содержит указание должностного лица - руководителя службы управления персоналом, а также квалификационные требования к руководителю(образование, стаж, квалификационная категория), заместителей –1, порядок распределения между ними обязанностей)
• основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности
• иное