Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом

3.2. Разработка  документа «Кадровый учет и  отчетность»

 

Основными целями системы  локальных нормативных актов  компании являются:

• эффективное руководство и управление персоналом;
• заинтересованность сотрудников в продолжительной и продуктивной работе в компании;
• эффективное распределение финансовых ресурсов;
• интерактивное владение ситуацией (ежедневное отслеживание затрат, доходов и экономии средств, прогнозирование возможных расходов и не только на содержание персонала).

Думается, логичнее было бы применять систему, состоящую из отдельных локальных нормативных актов, так как изменять отдельные документы, внося коррективы, вызванные жизнью, значительно проще (не надо делать многочисленные редакции общего документа и, соответственно, каждый раз заново знакомить всех сотрудников с ним под личную роспись), быстрее (можно более оперативно реагировать на происходящее) и дешевле (меньше затраты на разработку, согласование и распечатку).

Весьма условно локальные  нормативные акты, объединенные в  систему, можно подразделить на следующие подгруппы.³¹

Документы, системно связанные с контрактом (типовым  трудовым договором) между работодателем  и сотрудником:

1. Должностные инструкции (типовые).

2. Трудовые договоры / контракты.

Документы, системно связанные с общими правилами компании (правилами внутреннего трудового распорядка или положением о дисциплине):

1. Кодекс поведения  сотрудников компании.

2. Положение о персонале  компании.

3. Положение о подготовке  персонала компании.

4. Положение об аттестации  персонала компании.

5. Положение о системе  найма сотрудников компании.

6. Положение о мотивации  и оплате труда персонала компании.

7. Положение о бенефициях  персонала компании.

8. Положение о коммерческой  тайне компании и режиме ее  соблюдения.

Документы вспомогательного характера, используемые в работе кадровой службы компании:

1. Договор с рекрутинговым  агентством по поиску и подбору  персонала.

2. Договор о даче  объявлений в СМИ (в том числе  и электронные) по поиску и подбору персонала.

3. Шаблоны анкет кандидата, сотрудника компании.

4. Некоторые образцы  кадровой документации, которую  необходимо вести на предприятии (например, воинский учет).

5. Примерный список  вопросов, задавая которые кандидату  на замещение вакантной должности,  можно выяснить максимум информации о данном человеке.

6. Различные методики  проверки информации о кандидатах.

7. Документы (акты сдачи-приемки  и/или приемки-передачи дел), регламентирующие механизм получения материальных ценностей, сдачи материальных ценностей, исключения задолженности по различным направлениям работы (особенно в случае увольнения и ухода в отпуск).

Учитывая потребности  и параметры рассматриваемой  компании и применительно к сегодняшним реалиям можно рекомендовать разработку  единого документа “Кадровый учет и отчетность”.

Содержание документа  “Кадровый учет и отчетность”

1. Основные принципы, понятия и определения.

2. Основные принципы  взаимоотношений администрации  и сотрудников компании.

3. Принципы поиска  и системы отбора сотрудников.

4. Оформление приема  на работу новых сотрудников.

5. Контракты с сотрудниками.

6. Испытание при приеме  на работу.

7. Адаптация.

8. Рабочее время.

9. Время отдыха.

10. Отпуска.

11. Командировки.

12. Материальная ответственность.

13. Договоры о полной  материальной ответственности.

14. Удержания из заработной платы сотрудников.

15. Трудовая дисциплина.

16. Система бенефиций.

17. Дисциплинарные взыскания.

18. Порядок наложения  взысканий.

19. Обучение и карьерный  рост сотрудников компании.

20. Охрана труда.

21. Оплата труда.

22. Система оплаты труда и премирования.

23. Расчет ежемесячного  вознаграждения сотрудников компании.

24. Система бюджетирования  подразделений компании.

25. Мотивация персонала.

26. Табельный учет сотрудников  компании. Учет рабочего времени.

27. Система личных номеров  сотрудников компании.

28. Социальное страхование.  Пособия. Порядок назначения и  выплаты.

29. Назначение и выплата  пособий.

30. Увольнение.

31. Увольнение по инициативе  сотрудника.

32. Увольнение сотрудника  по инициативе администрации  компании.

33. Взаимодействие руководства с персоналом компании.

34. Недопущение конфликта  интересов.

35. Кадровая работа.

36. Корпоративный стиль  и нормы поведения сотрудников  компании.

37. Коммерческая тайна.

Каждый документ приведенного перечня должен удовлетворять требованиям законодательства РФ и регионального законодательства места регистрации предприятия. Приведенная система представляет собой достаточно полный перечень документов, регламентирующих все аспекты деятельности по управлению персоналом компании.

Безусловно, подготовка всех документов не нужна, для небольшой компании уместно будет объединить некоторые документы в один, как например документы «Принципы поиска и системы отбора сотрудников», «Оформление приема на работу новых сотрудников», «Контракты с сотрудниками», «Испытание при приеме на работу», «Адаптация» могут быть объединены в единую инструкцию о порядке приема новых сотрудников.

Вышеописанная система  локальных нормативных актов  компании основана на следующих принципах.

1. Все сотрудники  компании разделены на условные подгруппы, критериями отнесения к которым являются, во-первых, цель работы данного сотрудника (или прибыль компании, или обслуживание подразделений/отдельных сотрудников, приносящих прибыль компании), во-вторых, квалификационный уровень, соотносимый с уровнем оплаты труда.

2. В непосредственном  подчинении генеральному директору  находятся (без приоритетов): юрист, главный бухгалтер, кадровая служба, административно-хозяйственный отдел, служба безопасности, секретариат (канцелярия), департамент проектов (развитие тех или иных видов, направлений деятельности), департамент маркетинга (включая PR и рекламное подразделение).

Департамент проектов:

• разрабатывает каждый проект (индивидуально под конкретного клиента);
• заказывает во “вспомогательных” подразделениях необходимую помощь – услуги/работу, контролируя их предоставление в определенные сроки и с соответствующим качеством;
• ведет отчетность по реализации проектов (как процессуальную, так и итоговую);
• непосредственно отвечает за успешную реализацию конкретных проектов.

С сотрудниками департамента заключаются типовые (для данного  департамента) контракты, где одним из существенных условий труда является прямая зависимость между конечным результатом (реализацией проекта, “закрытия счета”) и 70 % зарплаты (дохода). Естественно, что эти 70 % выплачиваются только после “закрытия счета”. Примером здесь могут служить следующие моменты:

Кадровая служба подбирает  сотрудников на замещение вакансий в том или ином подразделении  только тогда, когда руководитель этого подразделения обоснует и докажет необходимость принятия нового сотрудника под уже имеющийся и/или планируемый (реально) объем работ с указанием срока, на который нужен данный сотрудник, и затрат на его содержание (зарплата).

Отдел логистики запрашивает  нового сотрудника тогда, когда есть объем работы, ясны сроки – периоды времени его возможного использования, четко определены функции.

3. Остальные  подразделения – “вспомогательные”: 

• работают в целях реализации основных проектов компании, предложенных департаментом проектов, предоставляя качественные услуги (каждый в своей области) в четко оговоренные сроки (согласно плану реализации проекта, составленному департаментом проектов);
• каждый сотрудник каждого “вспомогательного” подразделения четко знает свои обязанности и ответственность. Распределение объема работ между сотрудниками “вспомогательных” подразделений, учет и отчетность по реализованным работам/услугам – задача непосредственных руководителей этих подразделений;
• непосредственно подчинены департаменту проектов, хотя по вопросам обеспечения своей работы могут напрямую выходить на генерального директора и в пределах установленного бюджета – сразу на бухгалтерию;
• заработок (доход) сотрудников “вспомогательных” подразделений также складывается из оклада и премий, однако соотношение размеров этих частей 50 : 50. Причем главным критерием получения премии является четкое исполнение своих обязанностей (в срок и с отличным качеством). Конечный результат реализации всего проекта отражается только на одной составляющей – “корпоративной” части премии.

С учетом использования  предлагаемой системы основными функциями генерального директора являются:

• мониторинг работы всех подразделений по обеспечению деятельности компании;
• непосредственный контроль работы:
• А – руководителя департамента маркетинга, отвечающего за расширение клиентской базы,
• Б – руководителя департамента проектов, отвечающего за реализацию проектов (т. е. наличие прибыли у компании).

От суммарного учета  этих и иных сведений об открывшейся  вакансии кадровой службе, бухгалтерии и генеральному директору сразу становится ясно следующее:

• какой договор подписывать с сотрудником (трудовой – по ТК РФ или гражданско-правовой, например договор подряда, – по ГК РФ) и какие условия будут для такого договора существенными;
• для реализации какого проекта берется новый сотрудник (временной диапазон);
• какой вариант оплаты труда наиболее применим к данному сотруднику (с точки зрения бухгалтерии – по налогам, и кадровой службы – по ориентации сотрудника на конечный результат);
• сколько “стоит” реализация того или иного проекта (т. е. сумма всех реальных затрат на реализацию проекта, включая стоимость рабочих мест сотрудников, участвующих в том или ином проекте).

Деление сотрудников  на подгруппы, присвоение им индивидуальных коэффициентов оплаты труда, четкое обозначение прямой зависимости премий от конкретных результатов труда каждого сотрудника и всего коллектива в целом резко повышают управляемость любой компании, способствуют снижению себестоимости продукции (работ, услуг), благоприятно сказываются на внутренних взаимоотношениях между сотрудниками и администрацией. Применение коэффициентов при расчете заработной платы сотрудникам автоматически требует определенной формулы расчета оплаты труда и премирования. Каждый сотрудник должен четко знать и понимать, от чего зависит его заработная плата, а также иметь четко обозначенный стимул для роста (в том числе и профессионального).

Применение формулы  расчета оплаты труда и премирования увязывает в единое целое и  систему бенефиций, столь необходимую для предоставления сотрудникам определенного набора нематериальных благ, с одной стороны, и сокращения издержек предпринимателя по оплате труда – с другой. Немаловажное значение имеет и борьба за снижение издержек путем постоянной, но в то же время обоснованной системы экономии средств, выделяемых на “жизнеобеспечение деятельности” компании. Это – система бюджетирования, достаточно хорошо известная на Западе, однако пока еще мало применяемая у нас.

Таким образом, система  сама себя регулирует. Более того, сотрудники, постепенно “втягиваясь” в общую борьбу за экономию, не только по-хозяйски начинают относиться к чужой частной собственности, но и экономически в этом заинтересованы.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Резюмируя настоящую  дипломную работу, можно сделать следующие выводы:

Для каждой современной  коммерческой организации, независимо от ее организационно-правовой формы  и сферы предпринимательской  деятельности, важнейшее значение имеет  создание собственной корпоративной  культуры - совокупности ценностей, принципов и правил деятельности, которые бы разделялись всеми сотрудниками, администрацией, органами управления организации. В создании и поддержании корпоративной культуры организации существенное значение имеет локальное нормотворчество.