Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб

- обеспечивает организацию кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и предметом деятельности ООО «Адвант»;

- формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров;

- совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет подбор и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности;

- информирует работников акционерного общества об имеющихся вакансиях;

- устанавливает связи с учебными заведениями, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

- оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора ООО «Адвант»;

- ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам;

- выдает справки о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере заработной платы;

- осуществляет прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек;

- готовит материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности;

- совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

- организует проведение аттестации работников ООО «Адвант», ее методическое и информационное обеспечение;

- анализирует результаты аттестации;

- осуществляет учет и анализ результатов проверок и при необходимости вмешательства генерального директора информирует его об имеющихся нарушениях и способах их устранения;

- составляет график отпусков, ведет учет использования работниками отпусков, оформляет отпуска в соответствии с утвержденным графиком;

- оформляет командировки и ведет учет командировок;

- обеспечивает ведение табельного учета;

- разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, осуществляет контроль за их выполнением.

Для выполнения своих функций и  реализации предоставленных прав отдел  кадров взаимодействует:

— с главной бухгалтерией по вопросам обмена информацией: о заработной плате  работников; штатной численности; учете  рабочего времени; финансовом обеспечении  отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах;

— с отделом организации и  оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном  расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в  кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах;

— с хозяйственным отделом по вопросам обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, а  также по вопросам проведения ремонта  в помещениях, закрепленных за отделом  кадров.

Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными  планами. Планы отдела составляются начальником отдела. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. 

Штатная численность сотрудников  ООО РА «Адвант» в городе Екатеринбург  представлена в таблице 1.

 

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц
Начальник отдела продаж	1
Менеджер отдела продаж	2
Руководитель проекта	3
Ассистент руководителя проекта	1
Бухгалтер	1
Менеджер по персоналу	1
Ассистент менеджера по персоналу	1
Тренер	1
Менеджер категории	2
Супервайзер	6
Мерчендайзер	46
Консультант	38
Промоутер	85

 

Анализируя данные таблицы 1. можно сделать вывод об обеспеченности ООО РА «Адвант» трудовыми ресурсами. Кроме того, за последние два года штат сотрудников увеличился, что  объясняется постоянным ростом объемов  оказываемых услуг и реализацией  продукции.

 

 

 

3. Документы, регламентирующие деятельность управления  персоналом и кадровой службы.

Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором  перечисляются задачи, функции, права  и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров.

Положение состоит из следующих  разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями организации, права и ответственность. В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров генеральному директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит направления  деятельности отдела кадров, такие как: организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения в других городах.

В разделе «Функции» рассмотрены  функциональные обязанности кадровой службы:

• разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
• учет личного состава организации;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава, деловых качеств специалистов ООО «Адвант» с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопроса

Раздел «Взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают  в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения ООО «Адвант».

- От производственных подразделений  отдел кадров получает заявки  на прием сотрудников, представления о поощрении, графики отпусков.

- Из отдела кадров в производственные подразделения направляются копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении сотрудников, изменении правил внутреннего трудового распорядка и др.

- В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности сотрудников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках сотрудников ООО «Адвант».

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел  кадров:

• право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;
• право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;
• право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;
• право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена  ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отделы функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. (приложение №3)

 

Должностные инструкции сотрудников  отдела кадров ООО «Адвант».

Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляться  сотруднику под расписку при заключении трудового договора, а также при  перемещении на другую должность  и при временном исполнении обязанностей по должности.

Основными должностными обязанностями  начальника отдела кадров являются:

- руководство работой отдела;

- обеспечение выполнения работ;

- разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

- обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

- проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

- обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

- создание условий для роста и повышения квалификации персонала;

- контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

- внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

- нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

- основы экономики, организации труда и управления;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и  перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО «Адвант» (Приложение №4).

 

Правила внутреннего распорядка.

  Организация работы предприятия,  взаимные обязанности работников  и администрации, предоставление  отпусков, командирование сотрудников,  внутри объектный режим и другие  вопросы отражаются в правилах  внутреннего трудового распорядка.

Он состоит из следующих разделов: порядок приема и увольнения работников, основные обязанности работников, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины (Приложение №5 ).

В разделе  «Прием на работу» рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

В разделе «Основные обязанности работников» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.