Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб

Содержание

	Введение…………………………………………………………………	2
	Состав документации кадровой службы………………………………	4
1.1.	Содержание и порядок  оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и кадровой службы…..	6
1.2.	Приказы по личному составу  – порядок их издания, оформления, регистрации……………………………………………………………..	10
1.3.	Подготовка, оформление и  порядок утверждения должностных  инструкций работников…………………………………………………	12
1.4.	Правовые аспекты приема и высвобождения работников…………..	17
2.	Организация работы кадровой службы  в ООО «Адвант»…………..	22
2.1.	Характеристика ООО «Адвант»………………………………………	22
2.2.	Анализ структуры кадровой службы  ООО «Адвант»……………….	24
2.3.	Документы, регламентирующие деятельность управления  персоналом и кадровой службы……………………………………….	28
2.4.	Порядок оформления документов при  приеме на работу в  ООО «Адвант»………………………………………………………….	36
2.5.	Порядок оформления документов при  переводе……………………..	37
2.6.	Расторжение трудового договора………………………………………	38
2.7.	Порядок подготовки проектов приказов по личному составу……….	39
2.8.	Порядок ведения трудовых книжек в  ООО «Адвант»……………......	40
2.9.	Оформление и хранение документов кадровой службы  ООО «Адвант»………………………………………………………….	41
	Заключение………………………………………………………………	44
	Список использованных источников……………………………….....	45
	Приложения

 

 

 

Введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Но особенно строго следует  подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления  и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую  силу, касается каждого гражданина лично. 

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы  по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а  также все документы, входящие в  личное дело. 

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они  участвуют в регулировании взаимоотношений  между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права  и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально  в современных условиях. 

Для правильного ведения  кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться  законодательно-правовыми актами о  труде.

Актуальность темы определяется тем, что документы составляют основу информационной системы среды любого предприятия или организации. От правильной организации документационного обеспечения предприятия или организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем.

Объект исследования –  кадровая служба ООО «Адвант».

Предмет исследования – организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность управления персоналом и кадровой службы ООО «Адвант».

Цель работы – изучение организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения в ООО «Адвант».

Для реализации данной цели были поставлены следующие задачи:

1. Определить сущность  классификации документов предприятия  и выделить роль организационно-правовой  документации;

2. Исследовать значимость  организационно-правовой документации в деятельности ООО «Адвант».

3. Определить правила  разработки и оформления организационно-правовой  документации структурного подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Состав документации кадровой службы.

Все формы управленческой деятельности отражаются в документах, выступающих способом и средством  реализации возложенных на руководство  предприятием или организацией управленческих функций. К таким функциям относятся  планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и т.п. Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предприятий. 

Классическая форма организации  кадровой службы на предприятии –  создание отдела кадров. Его численный  состав и структура во многом зависят  от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним  целей. Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении  кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового  законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне. Информационные показатели, характеризующие  работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими  понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно - распорядительные. ¹

Документы по личному составу - это документы, характеризующие  правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются  в результате трудовых отношений, возникающих  между учреждениями и сотрудниками. 

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь  трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки - ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка - ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей - Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"). 

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт); 
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• штатное расписание (форма (№ Т-3)
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
• личные заявление работников предприятия;
• графики отпусков;
• устав организации;
• положения об организации;
• положения о структурных подразделениях;
• коллективные договора;
• регламенты работы органов;
• должностные инструкции; инструкции по видам деятельности;
• правила внутреннего трудового распорядка. 

 

1. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и кадровой службы.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести  его утвержденную структуру и  штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные  инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении. 

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и  администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего  трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается  путем обсуждения на собрании трудового  коллектива, визируется юристом и  утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов:

- общие положения,

- порядок приема и увольнения рабочих и служащих,

- основные обязанности рабочих и служащих,

- основные обязанности администрации,

- рабочее время и его использование,

- поощрение за успехи в работе,

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать название документа, дату, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника. 

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) – на одного работника и (форма Т-1а) – на группу составляется на основании заключенного трудового договора. При его оформлении указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если таковое  работнику устанавливается, а также  условия приема и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника и др.). Приказ подписывается  руководителем организации или  уполномоченным на это лицом и  объявляется работнику под расписку. На его основании представителем кадровой службы вносится в трудовую книжку запись о приеме на работу, и  заполняются соответствующие сведения в личной карточке. ²

Личная карточка (форма  №Т-2) заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании  приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа подтверждающего  трудовой стаж; страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа  об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний (при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником. При изменении  сведений о работнике в его  личную карточку вносятся соответствующие  данные, заверяемые подписью сотрудника кадровой службы. 

Учетная карточка научного работника (форма № Т-4) предназначена  для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими и другими организациями, осуществляющими деятельность в  сфере образования, науки и технологии. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре на основании  соответствующих документов и полученных от работника в устной форме сведений. 

Штатное расписание (форма  № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, сведения о количестве штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации  или уполномоченным им на это лицом. Аналогично в него вносятся изменения. 

Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5) или  группы работников (форма №Т-5а) на другую работу в той же организации или  в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику  под расписку. На основании приказа  делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку. ³

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором составляется сотрудником кадровой службы, подписывается  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом, объявляется  работнику под расписку. На основании  приказа (распоряжения) делаются отметки  в личной карточке работника, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.