Автоматизация операционного учета в банке

В основу организации  работы бухгалтерского аппарата положен  принцип падения его работникам прав ответственного исполнителя и  закрепление за работниками соответствующих счетов.

Для банка «А» характерна централизованная форма построения аппарата бухгалтерии и линейно-штабная организационная структура, при которой весь аппарат бухгалтерии как методически, так и административно подчиняется одному руководителю - главному бухгалтеру. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера и работников банка регламентируются на законодательном уровне и на внутреннем уровне банка.

Для быстрого и  оперативного процесса организации  и поиска документов в «А» существует номенклатура дел.

В учетно-операционной деятельности банка «А» используется типовой программный комплекс специализированной автоматизированной банковской системы.

Позволяет осуществлять:

• расчетно-кассовое обслуживание;
• межбанковские расчеты с применением авизо;
• электронные расчеты между ПУ Банка России и другими УБР;
• операции по вкладам военнослужащих в ПУ Банка России;
• эмиссионно-кассовые операции;
• учет основных средств, нематериальных активов и материальных запасов;
• формирование бухгалтерской и статистической отчетности;
• электронные расчеты с кредитными организациями и клиентами Банка России.

 

ГЛАВА 3 ПУТИ УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОПЕРАЦИОННОЙ РАБОТЫ БАНКА «А»

3.1 Методы совершенствования операционной работы в банке «А».

3.1.1 Ввнедрение системы электронных документов

В банках, как и в других финансовых учреждениях выдвигаются качественные требования по организации процесса работы с документами, как основной составляющей успешной и рациональной деятельности, поэтому в условиях текущей экономической ситуации, автоматизация работы с документами рассматривается как важный элемент инфраструктуры банка и инструмент оптимизации организационных расходов.

На сегодняшний  день в банке «А» необходимо обновление существующей системы электронного документооборота, поэтому по нашему мнению целесообразно поиск путей совершенствования и внедрения наиболее эффективной и рациональной автоматизированной системы документооборота, которая призвана обеспечить прозрачность управления, повысить скорость обработки документов и уменьшить расходы. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повысит качество работы исполнителей, сделает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Основы электронного документооборота устанавливают Федеральные законы от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее – Закон № 149-ФЗ) и Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"³ (в ред. Федеральных законов от 01.07.2011 N 169-ФЗ, от 10.07.2012 N 108-ФЗ)

Согласно этим законам установлены основные организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов, определены понятия, сферы применения и юридическая сила электронных документов и электронного документооборота .

Законодательно  закреплено, что обязательным реквизитом электронного документа является электронная  цифровая подпись - вид электронной  подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который добавляется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписчика. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.

Использование электронной цифровой подписи в  системе электронного документооборота банка «А» существенно ускорит проведение коммерческих операций, сократит объемы бумажной бухгалтерской документации, сократит время сотрудников и расходы банка, связанные с заключением договоров, оформлением платежных документов, предоставлением отчетности в контролирующие органы, получением справок от различных госучреждений.

Целью применения систем цифровой подписи является аутентификация информации - защита участников информационного обмена от навязывания ложной информации, установление факта модификации информации, которая передается или сохраняется, и получения гарантии ее подлинности, а также решение вопроса об авторстве сообщений.

Использование системы цифровой подписи имеет  опережающее преимущество для банка, т.к. она предполагает, что каждый пользователь сети имеет свой секретный ключ, используемый для формирования подписи, а также соответствующий этому секретному ключу открытый ключ, известный кругу пользователей сети и предназначенный для проверки подписи.

Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных  документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержанию). Преимущества использования электронного документооборота для банка «А»:

– переход к более удобному, быстрому и экономному безбумажному документообороту;

– совершенствование процедуры подготовки, подачи / доставки, учета и хранения документов, их аутентификация, целостность, конфиденциальность и неопровержимость;

– криптографическая защита информации (электронных документов) при их передаче по открытым каналам;

– минимизация финансовых рисков за счет повышения конфиденциальности информационного обмена документами;

– экономия ресурсов за счет использования оперативного электронного архива;

– возможность быстрого поиска и просмотра электронных документов, а также определения их юридической силы по ЭЦП;

– значительное сокращение по времени процедуры подписания договоров, оформления и подачи налоговой и финансовой отчетности;

– быстрый и надежный обмен электронными документами с партнерами, контрагентами независимо от удаленности адресата.

Для банка «А» рациональным решением, по нашему мнению, является внедрение системы СЭД, поскольку в ней реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор полномочий, задаваемых зависит от конкретной СЭД):

– полный контроль над документом;

– право редактировать, но не уничтожать документ;

– право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

–право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;

– право читать документ, но не редактировать его;

– право доступа к карте, но не к содержимому документа;

– Полное отсутствие прав доступа к документу (при работе с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Анализ документальных источников позволил сделать вывод, что для банка «А» эффективно использование программного комплекса Cognitive Forms Bank, что обеспечивает высококачественную обработку и передачу документальных данных и базируется на пятидесяти функциях логического контроля, каждая из которых автоматически отслеживает изменения в законодательной базе и изменяется в зависимости от них.

Данное решение обосновано следующими фактами: за последние два года объем платежей через банк «А» увеличился более чем в три раза. В связи с ростом количества обрабатываемых платежных документов возникла необходимость автоматизации их ввода.

В целях выбора системы  автоматизации ввода платежных  документов, было проведено изучение рынка подобных систем.

В банк поступает достаточно большое количество документов со штрихкодами  в формате BiPrint , поэтому одним  из требований к продукту являлась возможность обработки как платежных документов без штрихкода, так и со штрихкодом.

Для опытного тестирования был выбран продукт Cognitive Forms Bank компании ООО «Когнитивные технологии». Основным критерием выбора явилась возможность  поддержки обеих технологий ввода (оптическое распознавание текста + распознавание штрихкодов), отсутствие необходимости предварительной сортировки документов, приемлемая цена комбинированного решения.

Тестирование проводилось нами на производственных площадях банка «А» на потоках документов, поступающих на обработку без какого-либо предварительного отбора. Общий объем документов, «проведенных» через Cognitive Forms Bank в процессе тестирования составил 1050 штук.

При тестировании программного продукта Cognitive Forms Bank проводилось:

• тестирование по инсталляции и деинсталляции программного продукта;
• сканирование платежных документов без штрихкода;
• сканирование платежных документов со штрихкодом;
• совместное сканирование документов со штрихкодом и без штрихкода;
• сканирование различных типов документов (платежное поручение, поручение на инкассо, платежные требования) в одном потоке;
• потоковое сканирование документов различного качества, напечатанных на разных принтерах;
• нагрузочное тестирование сканирования документов.

В целом программный продукт продемонстрировал успешное выполнение своих функций, соответствие заявленным характеристикам и удовлетворение требованиям Банка.

Обновления автоматизированной системы будут поставляться в  рамках бесплатной годовой технической  поддержки системы.

Дополнительно, мы считаем, что было бы целесообразно  ввести систему автоматизированной идентификации личности Cognitive Technologies Passport на базе личных документов (паспорт, загранпаспорт, водительские права  и др.)., Что будет способствовать повышению скорости и качества работы банка «А», повышению его конкурентоспособности.

На базе данной СЭД оптимальным также является внедрение автоматизированной картотеки  клиентов, системы сохранности документов оперативного дня и системы согласование кредитных заявок, что повысит скорость доступа сотрудников банка к нормативных и других документов. Данное решение является инструментом для оценки рисков. Для решения данного решения банку необходимо:

– провести категоризацию документов;

– выполнять сохранность версий документов и истории их изменений;

– проводить многофакторный поиск электронных досье;

– устанавливать связи между юридическими и физическими лицами;

– автоматически выявлять связи и выполнять их поиск.

Ожидаемые результаты внедрения СЭД в банек «А»:

– обеспечение более эффективного управления документами за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности банка на всех уровнях;

– поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

– устранение дублирования и многоразового преобразования информации;

– обеспечение четкой авторизации доступа к коммерческой информации, за счет чего повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий;

– исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии;

– исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Принято также  считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и др..

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы банка «А»: значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам), повышение безопасности информации, повышение сохранности документов и удобства их хранения, улучшение контроля за исполнением документов.

Таким образом, внедрение электронного документооборота и электронной цифровой подписи  направлено на упрощение и ускорение  документооборота в банке, что, в свою очередь, должно укрепить конкурентоспособность банка, ведь ускорится процедура заключения гражданско-правовых и хозяйственных договоров, оформление экспортно-импортных операций, предоставление электронных банковских услуг .

3.2.2 Пути повышения эффективности работы операционной кассы в «А»

 

Эффективность организации учетно-операционной работы в банке в значительной степени  зависит от рациональной и правильной работы операционной кассы банка.