Автоматизация операционного учета в банке

Организация операционной деятельности в банке осуществляется в соответствии с требованиями внутреннего Положения об организации операционной деятельности в банке «А», утвержденного решением Правления банка «А». Положением установлены основные требования к разработке технологии осуществления банковских операций и определение методов внутреннего контроля, к организации операционной деятельности банков и определения операционных рисков и принятия мер по управлению ими.

Внутренним Положением об организации операционной деятельности определены основные операционные процедуры в банке, которые осуществляются по каждой операции и базируются на таких принципах, как наличие разрешения записи, контроля, и обязательно включают следующие составляющие: описание операции, распределение полномочий между исполнителями операции; установка ответственности лиц, ее осуществляющих; документирования информации по операции, ответственность руководителей за организацию операционной деятельности в банке установлена в соответствии с учредительными документами и законодательством РФ.

Согласно Положению  дополнительно регламентировано распределение обязанностей работников банка, их прав, полномочий и ответственности.

Указаны основные требования по:

– организации операционной деятельности в банке «А»;,

– обеспечению, формированию и хранению документов;

– контролю за системой автоматизации учета внутреннего банковского контроля в процессе операционной деятельности.

В документе  отмечено, что банк самостоятельно определяет порядок формирования и хранения первичных документов, учетных регистров и отчетов. Ответственный исполнитель формирует книгу «Документы дня» с целью проведения последующего контроля и проверки правильности и полноты документального оформления и отражения в бухгалтерском учете операций банка.

Первичные документы  за каждый рабочий день сверяются  с оборотно-сальдовым балансом. Книги кассовых и мемориальных документов формирует ответственный исполнитель в отдельные папки за каждый день. Сформированные документы передаются в архив, где архивариус регистрирует их в журнале учета принятых и выданных за день документов.

В Положении  также определено операционное время банка 09.00-16.00 (пн.-чт.), время кассового обслуживания клиентов - 9.00 -13.00, 14.00 -16.00, время работы вечерней кассы - 16.00-18.00, 15.00 - 16.45 (пт. и пред праздничные дни ), отдела дилинга и Отдел компьютерной безопасности и платежных систем работают в соответствии с регламентом работы платежных систем (в частности SWIFT). Технологический отдел работает согласно регламента Банка России.

Дополнительно определены элементы внутреннего банковского  контроля: бухгалтерский и административный контроль. Бухгалтерский контроль - это совокупность процедур, позволяющих  обеспечить сохранение активов и достоверность отчетности, составляется службой бухгалтерского учета на основе данных, полученных от операционных подразделений. Административный контроль имеет целью выявления рисков и принятия необходимых мер по их минимизации. Административный контроль осуществляется по разработанным организационными схемами с соблюдением всех принятых руководителем учреждения Банка принципов и процедур.

2.2 Анализ технологического процесса операционного учета банка «А».

 

Главным условием качественного  функционирования любого банка является построение рациональной и эффективной учетно-операционной работы в банке, элементом которой является рациональное построение службы бухгалтерии, предполагает собой форму разделения и кооперации труда, распределения учетных, контрольных и аналитических работ между исполнителями, правильную структуру учетного подразделения и организации труда исполнителей.

На сегодняшний день в  банке «А» функционирование аппарата бухгалтерии как самостоятельного структурного подразделения регламентируется соответствующими нормативными документами и организационными регламентами, определяющие совокупность правил о порядке его деятельности.

В банке «А» организационные регламенты по упорядочению процесса труда в бухгалтерской службе и учетного процесса подразделяются по уровням, организационной структуры аппарата бухгалтерии. Соответственно в банке формируют:

– Положение о бухгалтерии учреждения;

– Положение о секторе (отделе, группе) бухгалтерской службы учреждения;

– должностную инструкцию, рабочую инструкцию кассира;

– графики, операционные инструкции, программы управления, регламенты рабочего дня и т.д..

Разрабатывая организационные  регламенты, банк руководствуется определенной системой принципов: рациональности, конкретности, четкости, научности.

Положением о бухгалтерии, утвержденным решением Правления банка «А» определены общие положения, цели и задачи деятельности бухгалтерской службы, методы ведения бухгалтерского учета и организационная форма бухгалтерского учета в данном учреждении, численность и перечень всех штатных должностей бухгалтерской службы, определенные штатным расписанием учреждения, нормативно-правовая база деятельности бухгалтерской службы, определения руководителя подразделения, порядок его назначения и освобождения, а также порядок временного его замещения.

Дополнительно выдающиеся функции  бухгалтерской службы: обязательность применения утвержденных унифицированных  форм, своевременность и качественность составление первичных учетных  документов и отражения данных первичного учета в учетных регистрах, обеспечения сохранности носителей учетной информации, осуществление мероприятий по повышению уровня автоматизации учетных работ, права и обязанности : право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного (в соответствии с графиками) представления необходимых документов, а также отказаться принять к исполнению неправильно оформленные документы и т.д..

Положение о  бухгалтерской службе готовит главный  бухгалтер, который в своей работе руководствуется Международными стандартами бухгалтерского учета и положениями (стандартами) РФ, другими нормативно-правовыми актами РФ и внутренними документами банка - должностной инструкцией, оформляется на соответствующем бланке, а утверждает руководитель учреждения.

Положения о секторе, группе бухгалтерской службы разрабатывают руководители соответствующих структурных подразделений бухгалтерии. Утверждает эти положения главный бухгалтер, а дальше они под расписку доводятся до работников бухгалтерской службы.

Для банка «А» характерна централизованная форма построения аппарата бухгалтерии и линейно-штабная организационная структура, при которой весь аппарат бухгалтерии как методически, так и административно подчиняется одному руководителю - главному бухгалтеру.

Учетно-операционный аппарат банка состоит из главного бухгалтера, его заместителей и ответственных исполнителей. В аппарате учетной службы создаются самостоятельные подразделения в которых организация работ ведется согласно оперативно-производственному принципу. В главной бухгалтерии осуществляется ведение всего аналитического и синтетического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из разных отделов банка.

По состоянию  на 1 января каждого года для ответственных  исполнителей распечатывается список всех аналитических счетов, которые открыты и зарегистрированы в книге открытых счетов. Счета закрепляются за каждым исполнителем, таким образом, чтобы должным обеспечить: равномерное обслуживания клиентов процесс документооборота отражения операций, проведенных в течение операционного дня в балансе.

Ответственные исполнители осуществляют расчетно-кассовое обслуживание клиентов, ведут текущие, депозитные, ссудные счета, имеют  право оформлять и подписывать  расчетные документы, лицевые счета. Ответственные исполнители в течение операционного дня осуществляют перечисление средств в установленном порядке и в пределах остатков средств на текущих счетах клиентов.

В составе бухгалтерии  банка выделяют следующие отделы: учетно-операционный, отдел учета валютных операций, отдел учета внутрибанковских операций, отдел финансовой отчетности, отдел учета деятельности филиалов, сектора ввода и автоматизации обработки информации, сектор контроля за операционным днем (рис.2.1) .

Рис. 2.1 - Структура учетно-операционного аппарата банка «А»

 

На службу бухгалтерского учета возлагается выполнение следующих функций:

– Централизованное установление и поддержание единых правил бухгалтерского учета для банковских операций и разработка правил для новых операций, планируемых на основании нормативно-правовых актов Банка России;

– ведение регистров бухгалтерского учета в соответствии с основными требованиями Банка России и учетной политики банка;

– ведение и поддержание внутреннего плана счетов (план аналитических счетов);

– своевременная подготовка, проверка и предоставление финансовой отчетности;

– установление централизованного бухгалтерского контроля за применением правил учетной политики в различных подразделениях банка и достоверностью финансовой отчетности.

На работников службы бухгалтерского учета не может возлагаться ответственность за хранение и выдачу материалов и инвентаря, регистрацию и выдачу путевых листов, других хозяйственные операции, которые в дальнейшем отражаются ими в бухгалтерском учете.

Бухгалтер, в частности главный бухгалтер - это лицо связанное с банком трудовыми отношениями, он уполномочен действовать от имени банка, в том числе подписывать финансовую отчетность составленную от имени банка.

Главный бухгалтер банка обеспечивает:

– соблюдение единых методологических основ бухгалтерского учета;

– организацию контроля за отражением в учете всех операций, осуществляемых банком;

– составление и представление в установленные сроки финансовой отчетности.

Главный бухгалтер (его заместитель) организует проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах и других подразделениях банка, определяет организационную структуру бухгалтерской службы, включая обязанности и ответственность бухгалтерского персонала, контролирует соблюдение действующего законодательства и имеет право второй подписи.

Главный бухгалтер банка ежедневно проверяет:

– соответствие данных кассовых документов бухгалтерским записям по кассовым операциям;

– полноту оприходования денег;

– сводки оборотов и баланс за день;

– правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов

Бухгалтерский персонал за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, может быть привлечен к материальной, административной, уголовной и дисциплинарной ответственности.

 

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа должна выполняться при условии соблюдения требований научной организации труда, поэтому разработка механизма управления документооборотом является необходимым условием эффективной организации бухгалтерского учета в банке. Движение первичных документов в бухгалтерском учете является процессом документооборота. Организация процесса документооборота регламентируется графиком документооборота «А», который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель банка.

График документооборота банка «А»  разработан в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативно-правовых актов БР, в частности, Положения об организации операционной деятельности в банках РФ изложены в

– Положении об организации операционной деятельности в банке «А», утвержденном решением Правления банка «А» (с изменениями и дополнениями);

– Приказе Председателя Правления банка «А» «О режиме работы в банке»;

– Приказе Председателя Правления банка «А» «Об улучшении обслуживания клиентов»;

- Договорах между банком «А» и клиентами, в том числе банками - корреспондентами.

Согласно внутренних нормативных документов, документооборот в банке состоит из следующих основных этапов:

1) проверка правильности оформления и содержания документов поступивших;

2) определение возможности выполнения операции в зависимости от состояния счетов;

3) проверка или оформление бухгалтерской проводки в документе, подписания ответственным исполнителем, а в определенных случаях-контролирующим работником;

4) передача документов для автоматизированной обработки;

5) использование документов для проверки правильности отражения операции в лицевом счете;

6) группировки документов и их брошюровки в папки для сдачи в текущий архив.

График документооборота «А» предполагает собой сводный график табличной формы и регламентирует сроки составления, предоставления и обработки первичных документов, определяет перечень документов, должностных лиц, ответственных за составление документов.

Для наглядного примера рассмотрим пример схемы документооборота работы кассы банка при прибыльных операциях (рис.2.2)