Анализ деятельности предприятия и разработка предложений по улучшению его работы на фирме «Пресс-Тайм»

    Основная  цель АСУП - достичь высокой эффективности  управления в результате технических, организационных и экономических мероприятий, которые позволяют снизить степень участия человека в процессе управления с помощью автоматизированных систем.

    АСУП  состоит, в свою очередь, из подсистем. Цель разбиения на подсистемы - выделение крупных неоднородных элементов для упрощения процессов проектирования, внедрения и эксплуатации АСУП. Все подсистемы принято делить на две группы - функциональные и обеспечивающие подсистемы.

    Функциональные  подсистемы выделяют в соответствии с управленческими функциями, осуществляемыми на предприятии. Это могут быть такие подсистемы, как управление финансами, управление сбытом, бухгалтерский учет, управление кадрами, управление затратами, управление качеством выпускаемой продукции и услуг и др.

    Обеспечивающие  подсистемы предназначены для обеспечения решения комплекса задач функциональных подсистем. В состав обеспечивающих входят подсистемы технического, информационного, математического, программного и организационного обеспечения.

    Ежегодно  в сфере управления обращаются миллиарды  организационно-распорядительных, плановых, статистических и других документов. Для их создания и работы с ними требуется многочисленный аппарат административно-управленческих и инженерно-технических работников.

    Облегчить труд аппарата управления, а также  специалистов и служащих, повысить их производительность и культуру, и призваны автоматизированные системы управления. Необходимость их широкого использования возникает также в связи с переходом к рыночной отношениям, ростом производства и изменением номенклатуры товаров, а также увеличением объемов информации, требующей быстрой обработки. Традиционные приемы сбора, обработки и передачи информации становятся малоэффективными, а это требует поиска и внедрения высокопроизводительных систем автоматизации управленческого труда. Так, внедрение даже простейших средств техники управления сокращает затрачиваемое на обработку документов время приблизительно на 20%, а

системное их применение увеличивает производительность управленческого труда в три раза.

    Кроме того, широкое использование различных автоматизированных систем позволяет осуществить переход на качественно новый уровень управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткие сроки.

    Однако  следует иметь в виду, что применение автоматизированных средств управления должно осуществляться на основе комплексного подхода, с учетом глубокого анализа технико-экономических показателей управляемой системы. Это связано с тем, что средства автоматизации не являются сами по себе универсальным средством повышения производительности труда работников административно-управленческого персонала. Вместе с тем они могут оказать действенную помощь в снижении затрат времени на выполнение технических операций по обработке информации и тем самым увеличить ресурсы времени на творческие процессы, сделать управленческий труд более интенсивным и результативным.

    3.2. Состав задач, решаемых АСОИ 

    В организации автоматизации в  первую очередь подлежат бухгалтерский  и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание.

    Внедрение информационных технологий призвано для  достижения следующих целей:

• сокращение операционных расходов;
• способность сохранить конкурентоспособность или вырваться вперед;
• возможность повысить доходность текущих операций;
• возможность увеличить свою долю рынка;
• улучшение внутреннего контроля;

    - соответствие      предварительно      установленным       финансовым показателям;

- возможность вести новые направления бизнеса.

    Проектирование,  внедрение  и  эксплуатация  АСУП   на  предприятии ведутся с помощью  программного комплекса "СКАТ".

     Программный комплекс "СКАТ" - тиражный продукт, позволяющий в комплексе автоматизировать задачи оперативного учета, анализа и планирования торговых операций.

     Система предназначена для автоматизации  учета в организациях, занимающихся оптово-розничной торговлей, и позволяет  вести оперативный учет и управление не только торговыми, складскими, но финансовыми операциями.

     ПК "СКАТ" позволяет автоматизировать следующие направления торговой деятельности:

• управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);

• управление отношениями с клиентами (CRM);

• планирование продаж и закупок (определение сезонности, сроков и вариантов оплаты, с учетом аналитики, автоматический расчет необходимых закупок);
• управление заказами покупателей и складскими запасами;
• управление поставками;
• формирование     произвольных     показателей     (прибыли-убытки, Программный комплекс "СКАТ" финансовые показатели);
• анализ товарооборота предприятия;
• анализ цен и управление ценовой политикой.

     В основе ПК "СКАТ" лежит самая  популярная конфигурация "Торговля и склад" на базе платформы «1С: Предприятие 7.7.», а значит пользователи типовой конфигурации не почувствуют сложностей перехода. Поддерживается оформление всех первичных документе торгового учета, в том числе и документов движения денежных средств.

Управление отношениями  с клиентами (CRM)

     Управление  отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

     CRM - это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.

     Модуль  управления отношениями с клиентами  является средством автоматизации концепций CRM. Функциональные возможности модуля позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Функциональные  возможности модуля:

     - хранение полной контактной информации по контрагентам и их 
сотрудникам истории взаимодействия с ними;

     - автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах 
контрагентами и других событиях (в частности, о днях рождениях контактны 
лиц);

      -анализ незавершенных и планирование предстоящих сделок с покупателями потенциальными клиентами;

      -оперативный контроль состояния запланированных контактов и сделок;

      -анализ  и оценка эффективности рекламных  и маркетинговых акций;

     -оперативный  контроль взаиморасчетов без  необходимости формирования отдельного  отчета;

     -регистрация  входящей и исходящей корреспонденции,  связанной с клиентом, и автоматическое оповещение пользователей;

     - оперативный     контроль     всех     финансовых     документов,     без необходимости формирования отдельного отчета;

     - организация электронных рассылок по группам контрагентов, без 
использования специальных почтовых программ;

     - возможность отбора контрагентов по любому набору реквизитов 
(отбор производится непосредственно в форме списка).

Управление продажами

     Система поддерживает различные виды торговли, в том числе: оптовую, розничную, комиссионную торговлю, прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

     При регистрации заказа необходимые  товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров может быть сформирован заказ поставщику.

     Эффективность торговли зависит от политики ценообразования, для управления которой предназначена отдельная подсистема.

Функциональные  возможности подсистемы ценообразования:

     - построение различных схем формирования цен и скидок: в 
зависимости от суммы по документу, от величины суммы накопления, 
скидки по событию;

     - автоматическая подстановка величины скидки в документы 
реализации;

      -изменение текущих цен документом "Приказ по ценам" (контроль за соблюдением установленной ценовой политики);

      - сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов.

Планирование  продаж и покупок

     Планирование  является одним из наиболее результативных способов снижения издержек. Планирование позволяет представить в конкретных финансовых терминах ликвидности, рентабельности и стоимости состояние предприятия, к которому оно придет, если удастся осуществить все решения, запланированные по достижению поставленных целей.

     Планирование  продаж и покупок — это отправная  точка системы планирования предприятия  в целом. На основании планов продаж и закупок товаров строятся планы для всех остальных направлении деятельности.

     Руководители  и менеджеры составляют планы  продаж по направлениям, за которые  они отвечают, а система обеспечивает объединение отдельных планов в  сводный план продаж и закупок предприятия.

     Реализованные в системе возможности планирования и анализа обеспечивают поддержку  принятия решений, определяющих развитие бизнеса, и позволяют перейти от "стихийного" управления к регулярному менеджменту продаж.

Функциональные возможности модуля:

• планирование объемов продаж и покупок в разрезе 5-и уровневой аналитики, определенной пользователем;
• планирование объемов продаж и закупок в любом  необходимом масштабе времени: день, неделя, месяц, квартал, год;

     - гибкое   формирование   цены:    в   соответствии   с   типом   цены, 
определенной для данного товара, скачкообразно, по сложной схеме

• указание сезонности для объема продаж и ценообразования;
• указание уровня инфляции для ценообразования;

 

•  определение  нестандартного  налогообложения  (изменение  ставки налогов с определенной даты);
• определение вариантов оплаты: по факту, аванс, кредит, сложная схема, задержка платежей;
• определение условий поставки: величина потерь, время на сбыт, тип поставки;
• автоматический расчет закупаемого товара в зависимости от объемов продаж;
• представление данных планирования в графическом виде;
• наличие инструмента визуального заполнения данных.

      Результатом    процесса    планирования    может    являться    получение  основных бюджетов предприятия: прогнозный отчет о движении денежных средств,  прогнозный отчет о прибылях и убытках. Для реализации данной функции в ПК "СКАТ" разработана специальная подсистема формирования аналитических показателей.

Аналитические показатели и отчеты

      Подсистема аналитических показателей - это гибкий инструмент финансового менеджера, который позволяет собирать и сопоставлять плановые и фактические данные системы в удобном (произвольном) формате представления.

      Визуальное  представление системы аналитических  показателей представляет собой группированные данные, собранные в одном отчете, который может иметь как внутриформовые связи с другими показателями, так и межформовые, т.е. получать данные показателей из другой группы.