Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распределительной деятельности

     Устав – это правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения.

     Тексты учредительного договора и устава являются типовыми и требуют лишь незначительной доработки с учетом специфики создаваемого акционерного общества.

     Положение о хозяйственной деятельности регламентирует порядок функционирования организации. Оно играет роль экономического приложения к пакету учредительных документов, в котором даются конкретные разъяснения и количественные характеристики отдельных положений учредительного договора и устава, важнейших моментов деятельности. При государственной регистрации юридического лица, при изменениях, вносимых в учредительные документы юридического лица, а также при представлении уведомления о внесении изменений в учредительные документы юридического лица документы, предусмотренные Федеральным законом от 8.08.2001 г. № 129-ФЗ  «О государственной регистрации юридических лиц», представляются в регистрирующий орган по месту нахождения юридического лица.

     Государственная регистрация является завершающим этапом создания юридического лица, с которым закон связывает возникновение правоспособности.

     Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

     Особенностью инструкций является их обязательное утверждение             специальным приказом или подписью руководителя в грифе утверждения.        В приказе или в самой инструкции устанавливается срок введения инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, которые могут быть разбиты на пункты и подпункты, и излагается в третьем лице или же в безличной форме.

      Существуют еще и так называемые должностные инструкции, определяющие организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, они разрабатываются, как правило, на базе типовых должностных инструкций для работников отдельных категорий. Утверждают должностные инструкции руководители структурных подразделений.

     Решение наиболее важных вопросов излагается в таких распорядительных документах, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Издание распорядительных документов обязательно в следующих случаях:

     - по организационным вопросам - со здание, реорганизация, ликвидация организации или структурного подразделения; утверждение структуры организации, определение прав и обязанностей должностных лиц, подведение итогов деятельности организации;

     - в области планирования - определение порядка и сроков составления бизнес-планов; утверждение перспективных и. годовых бизнес-планов, изменение плановых показателей и заданий, подведение итогов выполнения бизнес-планов,

     - в области производства - проведение мероприятий по внедрению             научно-технического прогресса, выпуску новой продукции или оказанию             новых специализированных видов услуг,

     - в области капитального строительства - определение объема и целевого назначения капитальных вложений; утверждение технико-экономических нормативов и показателей оптимальных мощностей предприятий; утверждение технико-экономических обоснований и заданий; утверждение титульных списков строек и т. п., нормативов на виды работ; приемка в эксплуатацию готовых объектов;

     - в области финансов и кредита - разработка и внедрение путей повышения рентабельности; эффективное использование основных фондов,

     - оборотных средств и банковских кредитов, утверждение отчетов и балансов по вопросам выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;

     - по вопросам труда и заработной платы - должностные оклады и ставки, поощрения и наказания, командировки и т. п.

     Приведенный перечень не является исчерпывающим и включает в себя лишь наиболее характерные и стабильные основания обязательного издания распорядительных документов. В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ [15, С.47].

     Приказы издаются руководителями организаций, действующих на основе единоначалия, в то время как главы исполнительной власти субъектов РФ - губернаторы, мэры издают распоряжения и решения. Одна из главных задач всякого руководителя - установление строгой дисциплины труда. Распоряжения и приказы руководителя должны точно выполняться подчиненными. При этом требуется не слепое и формальное выполнение приказов и распоряжений, а сознательное, с добавлением своей творческой инициативы. Исполнитель не только имеет право, но и должен высказать свои соображения, замечания и даже возражения. Эти возражения могут быть приняты во внимание, и распоряжения изменены. Однако дисциплина заключается в том, чтобы распоряжения выполнялись без задержки независимо от оценки их исполнителем. Руководитель должен уметь влиять на своих подчиненных и заставить их работать по внутреннему убеждению, а не из-за страха взысканий. Многолетний опыт показал, что короткие, немногосложные распоряжения  и приказы всегда выполняются точнее и своевременнее, чем длинные и  многосложные. К сожалению, иные руководители издают множество приказов и распоряжений, в большинстве многосложных, остающихся на бумаге.

     Проект приказа, как правило, готовит структурное подразделение или должностное лицо, возглавляющее это структурное подразделение, к  работе которого в наибольшей степени имеет отношение приказ. Лицо, подготавливающее проект приказа, должно проверить в кодификационной картотеке приказов, нет ли ранее изданного приказа по данному вопросу. Это поможет избежать дублирования в работе.

     Затем составители проекта приказа должны согласовать его со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами и получить их визы. Если на проект есть  замечания, то в нем делается соответствующая пометка, а само замечание излагается на отдельном листе.

     Во всех случаях обязательна виза составителя приказа и руководителя структурного подразделения, которое вносит или готовит проект  приказа. Они же определяют структурные подразделения и должностных лиц, которым следует направить приказ.

     Приказы,  как правило, состоят из 2-х  частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются основания для приказа, а в распорядительной – непосредственно предписание приказа. Распорядительная от констатирующей части отделяется словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буквами, с новой строки от нулевого положения табулятора) и излагается в повелительной форме. В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Срок исполнения может быть общим для всех предписываемых действий или дифференцированным по отдельным пунктам. Отдельным пунктом определяется орган или должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением приказа. При  необходимости текст разделяют на составные части и нумеруют арабскими цифрами.

     После подписания приказы регистрируются, а затем размножаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги.

     Приказ вступает в силу с момента его подписания.

     Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом экземпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознакомлены с содержанием.

     Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п.

     Решения по вопросам нормативного характера, оперативным,  организацион-ным, кадровым и другим внутренним вопросам организации  могут оформлять-

ся как приказами, так и распоряжениями.

     Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетенции. Правом издавать распоряжения могут наделяться руководители самостоятельных подразделений (отделов, цехов, филиалов и др.), что отражается в организационно-распорядительных документах (положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и т. д.). Оформление распоряжений схоже с оформлением приказов, но в распоряжениях может не быть констатирующей части. В таком случае оно начинается сразу со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

     Решение - правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготовки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы.

     В решении  также присутствует констатирующая  и распорядительная части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и основания, вызвавшие принятые решения. Если основанием к  подготовке решения является законодательный акт или нормативный документ, то указывается его вид, кем издан, дата и номер, заголовок  к тексту этого документа. Распорядительная часть начинается с названия органа его принимающего и слова «РЕШИЛ».

     В последнем пункте распорядительной части решения указываются учреждения и должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением решения. Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельный пункт, если решение не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия.  Распорядительная часть может быть оформлена в виде таблицы. Возможно также сокращение распорядительной части за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде отдельного плана  мероприятий. В последнем случае распорядительная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий. На каждое принятое решение заполняются учетные карточки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование структурного подразделения (кто готовил).

     Решение должно быть своевременно доведено до всех лиц и подразделений, которых оно касается. Решение рассылается по списку, приобщенному к подлиннику решения. Рассылаемые экземпляры решений  руководители коллегиального органа не подписывают, хотя должности и  фамилии указываются.

1.2 История возникновения,  существования и развития организационно-распорядительной  документации. Законодательная и  нормативная                  регламентация организационно-распорядительной документации                        с древних времен до наших дней

     История  развития организационно-распорядительных  документов на протяжении всего периода образования и становления русского государства напрямую связана с развитием органов власти и управления.

     Зарождение  Древнерусского государства сопровождалось  появлением соответствующих функций управления, но помимо решения внутренних проблем государству было необходимо налаживать и международные связи. Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями – сначала устными, сопровождавшимися определенными процедурами и ритуалами, со временем договоры стали оформлять письменно. Договоры 911 г., 944 г., 971 г. – это первые организационные документы, дошедшие до наших дней, они свидетельствуют о высоком уровне развития права в Русском государстве, о большом удельном весе Киевской Руси в международных отношениях Х в.

     Уже  в то время при составлении  договоров придерживались соблюдения  определенных требований к тексту, правилам их подписания, составу удостоверения, языку договора. Так, договоры Руси с Византией составлялись в количестве не менее 2 экземпляров – «противнях». Один экземпляр, написанный от имени Руси на древнерусском языке, скрепленный печатями и подписями послов и купцов (гостей), передавался на хранение в Византию, другой – написанный от имени Византии на греческом языке и с византийскими знаками удостоверения, применявшихся в подобном случае, отсылался на Русь. При этом для практических потребностей каждая сторона в соответствии с обычаем составления международных соглашений Х в. делала переводы на свой язык с «противня» договора другой стороны, хранившегося в их архиве.

      В договоре кроме клятв в  дружбе и мире,  содержатся  правовые нормы, определяющие наказание за ту или иную провинность, порядок судопроизводства, выкупа пленных, торговли. Была сделана попытка регламентировать правила разрешения конфликтных ситуаций как внутри Руси и Византии, так и между этими странами. В этом плане договор носил организационный характер.

     Согласно  Повести временных лет, договор  911 г. состоит из заголовка,  вступительной части, статей договора, даты, подписей и печати. Во вступительной части говорится о цели заключения договора: установить мирные отношения с Византией. Подчеркивается, что результатом переговоров должен быть именно письменный документ, и называется его вид – «договор».

     Далее  текст излагается постатейно: определяются  мера наказания за виды преступления, порядок судопроизводства и разрешения конфликтных ситуаций. Завершается договор клятвой в нерушимом соблюдении принятых условий. В последней статье говорится о количестве экземпляров договора и о составе удостоверения. Это говорит о том, что уже в Х в. существовали требования к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Причем в договоре подчеркивается, что на Руси и в Византии существуют разные требования к этим реквизитам, и каждый заверяет документ по-своему. В конце договора проставляется дата.