Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распределительной деятельности

      Все входящие  и исходящие документы регистрировали  в журналах. Эти сведения в дальнейшем использовались для контроля исполнения документов и для ревизии дел, по результатам которой составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов.

     К организационно-распорядительным  документам того времени можно  отнести указы, повеления, высочайше утвержденные мнения, сенатские указы выписки из журналов заседаний, предписания. Как видно из списка в основном преобладали распорядительные документы.

     В XIX в. наконец-то появились бланки, которые усовершенствовали формализацию документа. Бланки учреждений были с угловым расположением реквизитов, печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включаются наименования учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер документа. Кроме того, писали заголовок к тексту и располагали его под реквизитами бланка. Ссылка на поступивший документ появилась позже. В правом верхнем углу листа указывали адресата, обязательно присутствовали подпись и скрепа (в современном варианте виза), в состав которых, входило наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.   

     К «Общему  учреждению» прилагались четыре  формы «переписки», которые служили эталоном составления и оформления официальных документов. Кроме них существовали и так называемые письмовники – сборники образцов документов, целью издания которых было дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. В формулярах документа ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

     В параграфе  262 «Общего учреждения министерств»  впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформлении: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

     В целом  «Общее учреждения министерств»  заняло достойное место в истории делопроизводства, и на тот момент развития общества было актуальным, но все законы с течением времени устаревают.

     После события  октября 1917 г. был создан новый государственный аппарат, деятельность которого необходимо было законодательно оформить. Для этого Совет Народных Комиссаров (первое советское правительство) 30 октября издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов.

     В 20-е годы  развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. В рамках НОТ были созданы две крупные организации: в 1925 г. - Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. - Институт техники управления (ИТУ). Эти две организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками, а Оргстрой реализовывал их на практике. При ИТУ был создан кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты различных документов, форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила ленты для пишущих машинок.

     В 1931 г. ИТУ  подготовил проект «Общих правил  документации и документооборота», в котором предполагалось введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе, но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

     После  ликвидации ИТУ в СССР не  стало единого центра научной  разработки вопросов делопроизводства. В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулировании работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему. В это время появлялись различные общественные организации, которые занимались вопросами совершенствования делопроизводства, издавались журналы, в которых рассматривались проблемы работы с документами.

     Конституция  1936 г. впервые в советском законодательстве  закрепила иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления. Верховный Совет СССР издает законы, его Президиум - указы и постановления, народные комиссары - приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов - приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, - приказы. 

     В  стране по-прежнему отсутствовали единые общегосударственные нормы в области документирования. В 40-е годы контроль  организации делопроизводства стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами - проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». И хотя проект не был утвержден, на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых.

     В  послевоенные годы перед государством  по-прежнему остро стояла задача по разработке единых общегосударственных норм в делопроизводстве. Для осуществления этой задачи в результате ряда постановлений правительства и Совета Министров СССР был создан ВНИИДАТ - Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, который стал организационно-методическим центром по разработке стандартов по делопроизводству.

     Важнейшим  из них стала Единая государственная  система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД - это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель - усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса. [8,  С. 43]

     В  1988 г. руководство Главархива  СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в ГСДОУ - государственную систему документационного обеспечения управления.

     В  70 – 80 гг. было введено много  ГОСТов на документы, делопроизводство, архивное дело. Среди них можно выделить ГОСТ  6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр –образец», ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов, так же была установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле.

     Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

     С  70-х годов в управлении стали  внедрять средства вычислительной  техники, это потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1- 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения».

     Перечень  унифицированных систем документации (УСД) дан в ОКУД, каждая УСД включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД.

      Развитие советского делопроизводства  в 1970-80-е годы заложило основу  для дальнейшего формирования  современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

1.3 Вывод

     С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

      С возникновением государства появились и первые организационнo-распорядительные документы – договоры, кодексы, светские и церковные     уставы, грамоты, которые фиксировали различные взаимоотношения             людей. Этим документам обязательно придавалась юридическая сила – это подписание,   печать,   скрепа,   но   в  то  время    четких   требований,          закрепленных законодательством, к составлению и оформлению этих документов, не   существовало, однако они начинают постепенно складываться на основе традиций.

     С развитием общества изменялось и отношение к документу и постепенно на основе традиций были разработаны и закреплены требования к документам, зафиксированные на государственном уровне.

     На предприятиях, в организациях основополагающими являются организационно-распорядительные документы. К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки. К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

     Эти  документы являются основополагающими,  так как в них отражена основа будущего предприятия, организации, и с их помощью происходит процесс управления.

2. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ  И НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1 Законодательная регламентация документации

     В настоящее время документирование организационно-распорядительной деятельности на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется следующими правовыми актами:

     - Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1-2;

     - законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

     - постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

     - государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

     - правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

     - правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

     - государственные стандарты на документацию;

    - унифицированные системы документации;

     - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

     - нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

     - нормативные документы по организации архивного хранения документов.

     Рассмотрим  документы, законодательно регулирующие  документирование организационно-распорядительной деятельности.

     Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ дает следующие определения основным понятиям:

     - информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

     - информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

     - документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.