Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распределительной деятельности

     - положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

     - документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

     - реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти  условия не соблюдены, документ может  быть признан судом недействительным. Так, например, чтобы включить в себестоимость представительские расходы, на предприятии в соответствии с законодательством должны быть изданы следующие документы:

     - приказы об утверждении работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на представительские расходы;

     - приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;

    - общая смета на приемы делегаций, утвержденная генеральным директором предприятия на предстоящий год;

     - отчет работника предприятия об израсходованных суммах. К отчету должны быть приложены копии соответствующих документов, подтверждающих приобретение продуктов, сувениров и товарно-материальных ценностей, расходов на буфетное или ресторанное обслуживание и т.п.;

    - авансовые отчеты.

     Если  такие документы составлены неправильно  или вовсе отсутствуют, налоговая инспекция может посчитать списание представительских расходов на себестоимость нарушением. А это, как правило, приводит к применению финансовых санкций по налогу на прибыль или по налогу на добавленную стоимость.

     Будет  документ иметь юридическую силу  или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам). Эти требования определены в ГОСТе Р 6.30-2003, о котором упоминалось выше. В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или реквизита «гриф утверждения» на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле «бессильными».

     Какие  же реквизиты признаются юридически  значимыми? Необходимо обязательно указать наименование предприятия, издавшего документ - это реквизит 08. Он должен полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в документе оно пишется в скобках после полного. Так же к реквизитам, придающим юридическую силу документа, относятся:

- дата документа  (11 реквизит),

- регистрационный  номер документа (12),

- гриф утверждения  документа (16),

- подпись (22),

- оттиск печати (25).

Рассмотрим  эти реквизиты подробнее.

     Дата  документа необходима для определения  момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 01.03.2010 или 2010.03.01 или 1 марта 2010 г. (или год), в первых двух случаях слово «год» или «г.» не ставится. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль. Словесно-цифровой способ оформления дат применяется в финансово-хозяйственных, бухгалтерских, а также в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан, для того чтобы свести риск фальсификации дат наиболее важных документов до минимума. Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст.186 Гражданского кодекса РФ).

     Обычно датой документа является дата его подписания, для утверждаемых документов датой документа является дата его утверждения, для актов - дата произошедшего события, а для протоколов - дата заседания комиссии.

     Регистрационный номер документа – реквизит № 12 должен присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п.

     Гриф  утверждения документов это своеобразное  подтверждение важности и актуальности  составленного и подписанного  документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия, структура, штатная численность и штатное расписание, акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, сметы, расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

     Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы. Утверждаются документы одним из следующих способов:

- ставится гриф " УТВЕРЖДАЮ", на следующей строке  печатают наименование должности. Строчкой ниже оставляют свободное место для личной подписи утверждающего лица и на этой же строке печатают расшифровку подписи - инициалы через точку перед фамилией. Еще ниже указывается дата утверждения документа. При ее указании два первых знака остаются незаполненными и заполняются рукой руководителя, например:     УТВЕРЖДАЮ

                                                                                  Генеральный директор

                                                                                   ООО "Респект"

                                                                                   Личная подпись В.А. Степанов

                                                                                    __.05.2009

- издается соответствующий  распорядительный документ (постановление,  решение, протокол). В этом случае утверждаемый документ является приложением к утверждающему и в правом верхнем углу его первого листа указывается: "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНЫ", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕ-НО" - по согласованию с наименованием утверждаемого документа), затем наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, например:                                                                                 УТВЕРЖДЕНЫ                                                                                           

                                                                                               приказом директора

                                                                                                ЗАО "Строка"

                                                                                                от 24.05.2009 №45

Оба этих способа  имеют равную юридическую силу.

     На  организационно-распорядительном документе  обязательно должна быть подпись  должностного лица, либо подписи,  если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Генеральный директор

ОАО «Сканер»                       Личная подпись                                       В.И. Акулов

     Наличие  необходимых подписей напрямую  связано с тем вопросом, имеет  или не имеет документ юридическую  силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание. Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и тому  подобное). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т. п. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например в гарантийном письме первой располагается подпись руководителя и ниже подпись бухгалтера. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора                                     Заместитель директора

по научной  работе                                              по научной работе

Личная подпись      Ю.Г.Копыткин                  Личная подпись       К.И.Соловьев

     Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобы документ считался правомерно принятым. Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ, согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается или отрицается какое-либо событие, действие, факт. Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому акт должен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставится первой, кроме того, указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии.

     На  большинстве документов, издающихся  на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

     - отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

     - удостоверяющих права предприятия  или его отдельных лиц (доверенности);

     - фиксирующих факты, связанные  с финансовыми и материальными  ценностями.

     Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска. Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П» без захвата наименования должности и подписи. При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и личную подпись

     Если  в документе отсутствует какой-либо  юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

     Также, существует понятие юридической силы копий документов, т.к. доста-точно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения. В этом случае копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала и все его внешние признаки или часть их.

     При  заверении соответствия копии  документа, в том числе ксерокопии, подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно». На следующей строке указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Ниже - дата заверения копии, например:

Верно

Начальник отдела кадров         Личная подпись                                 И.С. Жаркова

                                                     ___.05.03

     Заверить  копию документа, изданного самим  предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом. При выдаче и рассылке документов в сторонние организации копии заверяются печатью организации или канцелярии, отдела кадров.