Документирование кадровой деятельности

     Содержание 

     Введение                                                                                                                     2

1. Личный листок по учету кадров (анкета)                                                          3
2. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника          6
3. Выписка из протокола совещания (заседания, собрания)                                8
4. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания                                           9
5. Трудовая книжка                                                                                                14

Заключение                                                                                                              19

Список использованной литературы                                                                     20

Приложение  А                                                                                                         21 

 

      Введение 

     Делопроизводство (или документационное обеспечение  управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами.

     Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

     Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

     Служба  кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными  и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)

 

1. Личный листок по учету кадров (анкета)

 

     Личный  листок по учету кадров является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих работников и специалистов организации. Личный листок по учету кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.

     Личный  листок по учету кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные  и др.

     Личный  листок по учету кадров заполняется  от руки самим работником при поступлении на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.

     Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень – не имею).

     Ответы на вопросы в личном  листке по учету кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении используются следующие личные документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документы об образовании;
• документы о наградах;
• документы об изобретениях;
• документы ВАК о присуждении ученых степеней и пр.

 

     Особенно  важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности». Пункт заполняется  в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность прерывалась по каким-то причинам, их обязательно указывают (болезнь, учеба и т.п.).

     Личный  листок по учету кадров  имеет  место для фотографии работника.

     Личный  листок по учету кадров подписывается  работником организации.

     Наряду  с личным листком по учету кадров применяется аналогичная учетная  форма – анкета. Она имеет расширенные  вопросы по некоторым пунктам (вопросы  об изменении фамилии  и пр.). Кроме  того, анкета подписывается после  проверки данных, указанных в анкете,  работником кадровой службы.

     Сведения  об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного  листка по учету кадров (анкеты), отражаются в «Дополнении к личному листку по учету кадров».

     Дополнения  к личному листку по учету кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих табличную форму.

     В первом разделе указываются перемещения  по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении  и освобождении работника.

     Во  втором разделе указывают изменения  других учетных признаков (о награждениях,  о наложениях взысканий и пр.).

     Все изменения указанные в Дополнении к личному листку по учету кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

     Обязательным реквизитом Дополнения к личному листку по учету кадров отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.

     Таким образом, личный листок по учету кадров (анкета) является достоверным документом, несущим информацию о работнике и формирующим первичную базу данных о персонале организации.

     На  практике, в нашей организации  в настоящее время, Личный листок по учету кадров не ведется, а применяется  заполнение личной карточки работника, т.е. документом  который, по сути, является вторичной  учетной документацией. Форма Личного листка по учету кадров приложена за 1984 г., на современном этапе ряд вопросов претерпел изменения (например, нет вопросов о партийности т.п.), но основное содержание  и образец применения на практике отражено.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Приказ  о расторжении трудового договора по инициативе работника

 

       Приказ – правовой акт, издаваемый  единолично руководителем организации  в целях разрешения … кадровых  и иных вопросов ее деятельности.

     Одной из функций кадровой службы является оформление процесса движения кадров организации, который документируется  посредством создания следующих  основных документов: приказов по личному  составу, графиков отпусков, докладных  записок и пр.  Приказы по личному составу формируются отдельно от основной деятельности и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением буквенного индекса «К», «ЛС» либо «Л/С». Одним из приказов по личному составу является «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником». Приказ заполняется на основании Унифицированных форм №№ Т-8, Т-8а и применяется для оформления увольнения работников, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

     В соответствии со ст. 77 п.3 Трудового кодекса РФ основанием прекращения трудового договора является расторжение трудового договора по инициативе работника, которая предоставляет работнику право расторгнуть трудовой договор в любое время, по собственной инициативе, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели, путем подачи заявления.

     Приказ  о расторжении трудового договора по инициативе  работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе  работника:

• наименование организации;
• коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);
• дату прекращения действия трудового договора;
• Ф.И.О. работника;
• табельный номер;
• структурное подразделение;
• должность, специальность, профессия, разряд;
• основание прекращения трудового договора (основанием расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК;
• основание для издания приказа (заявление работника);
• личная подпись руководителя организации;
• личная подпись работника;
• дата.

     Приказ  о расторжении трудового договора по инициативе  работника может  составляться, как индивидуально (форма  Т-8), так и сводно на несколько работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие.

     Приказ  о расторжении трудового договора по инициативе  работника подписывается  личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами. В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя.

     Приказ, подписанный с использованием факсимиле, а также неуправомоченным лицом  не имеет юридической силы.

     После подписания приказ  датируется и  нумеруется, и обязательно работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.

     Таким образом, приказ о расторжении трудового договора по инициативе  работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов. 
 
 

3. Выписка из протокола совещания (заседания, собрания)

 

     Процессы  принятия управленческих решений и  сами решения документируются с помощью протоколов совещаний (заседаний, собраний).  Документирование хода совещаний и протокола возлагается на сотрудника ответственного за  ведение работы с документами. Протокол состоит из вводной части и основной.  Иногда необходимо довести до должностных лиц отдельные элементы основной содержательной части протокола, для этого составляется выписка из протокола совещания (заседания, собрания).

     Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие реквизиты:

• наименование предприятия;
• название вида документа (выписка из протокола);
• дату заседания;
• номер протокола;
• место составления;
• присутствующие и приглашенные;
• председатель и секретарь;
• заголовок к тексту;
• текст (повестка дня, слушали, постановили);
• подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»);
• расшифровка фамилий с инициалами.

                  Выписка из протокола совещания  (заседания, собрания) должна содержать  отметку о заверении копии и отметку об исполнении.

                       Применение выписок из протоколов совещаний (заседаний, собраний) помогает на практике в выработке и контроле за осуществлением производственного процесса, контролем за исполнением административно-управленческих решений, формирует деловую документацию предприятия. 

4. Приказ  о наложении дисциплинарного взыскания