Текущее хранение документов. Подготовка к передаче на государствееное архивное хранение

     Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все  листы дела нумеруют черным графитным  карандашом или нумератором в  правом верхнем углу, не задевая  текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации  листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной  надписи не нумеруется. Если дело имеет  несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный  пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной  стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями  и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным  номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.

     После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

     При заведении дела на его обложку  уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

     • полное наименование организации с  указанием ее подведомственности ;

     • наименование структурного подразделения;

     • делопроизводственный индекс дела, состоящий  из индекса структурного подразделения  и номера дела по номенклатуре;

     • заголовок дела;

     • срок хранения дела.

     При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти  данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы).

     Дополнительно проставляются:

     - даты дела (тома, части);

     - номер тома (части), если дело имеет  несколько томов (частей);

     - количество листов в деле;

     - архивный шифр дела (номер фонда,  описи и дела по описи).

     На  обложке дел, подлежащих постоянному  хранению, предусмотрено место для  наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и  организации. Этот архивный шифр проставляется  в ведомственном архиве после  включения дел в годовые разделы  сводных описей дел, утвержденных ЭПК  соответствующего архивного учреждения.

     Обязательным  реквизитом обложки дела является его  дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для  которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

     Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое  проставляется на основании заверительной  надписи дела.

     Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации  после сверки ее с ведомственным  перечнем документов с указанием  сроков хранения или после уточнения  срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

3. Заключение.

     В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают  большое количество документов. После  их использования в оперативной  деятельности для решения текущих  вопросов документы становятся хранителями  ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь  через определенное время, т.е. они  выступают в роли памяти учреждения.

     Быстрый поиск и использование таких  документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или  документ, относящийся к одному вопросу  или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным  классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

     Каждое  дело, включенное в номенклатуру, имеет  указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы  в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

     Выяснив круг документов, подлежащих включению  в номенклатуру, приступают к составлению  заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск  необходимого документа. Начинается заголовок  с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).

     В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после  указания вида документа, дается автор  и год.

     При составлении заголовка каждого  конкретного дела необходимо учитывать  сроки хранения документов. Документы  с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

     Нормативные документы и методические материалы  по составлению номенклатуры дел  рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы  директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел  с распорядительными документами  самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

4. Список  литературы

1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. — М., 1989.
2. Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Информационные материалы. — 1986. — № 2.
3. Глушков В.М. Основы безбумажной информации. — М., 1982.
4. ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов/Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам. - М., 1990.
5. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.
6. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. — Л., 1991.
7. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М., 1991.
8. Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: основные проблемы: Аналитический обзор. — М„1989.
9. Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления // Использование принципов Единой государственной системы.
10. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. — М., 1993.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 1992.
12. Язык научной литературы. — М.1975.
13. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система ОРД — М.: Издательство стандартов, 1990.
14. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятии с указанием сроков хранения.-М., 1989.
15. Унифицированная система ОРД (УСОРД).Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.,1993.
16. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. Сост. М.Т. Лихачев,—г М.: "Экономика", 1991.
17. Рябкин В.II., Матвеева Т.И., Дешин В.Е. Учет, отчетность и делопроизводство.— М.: "Экономика", 1990.
18. Фельзер А.Б., Мнссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. 3-е изд. стер. — Киев, 1988.
19. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.
20. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.
21. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.
22. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999,
23. Оськина Р.Д. Оформление номенклатуры дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».
24. Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 3-е изд. доп. и испр. – М, 2002.
25. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Организация текущего хранения документов: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.