Текущее хранение документов. Подготовка к передаче на государствееное архивное хранение

     Если  в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" употребляется термин "документы"58. В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

     Например: "Документы о строительстве  нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы  работ, финансовый отчет, докладные  записки, акты приема работ, переписка)";

"Документы  к протоколам заседания Ученого  Совета за 1996/97 уч. год (справки,  докладные записки, проекты решений)".

     В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким  вопросам. Если переписка ведется  с одним корреспондентом, дается его конкретное название, например:

"Переписка  с фирмой "Софтоп" о поставке  принтеров и расходных материалов".

     Если  в деле переписка с несколькими  однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента, например:

58 - Основные правила работы ведомственных архивов". - М.: Главархив СССР, 1986, п.2.1.20. В "Основных правилах работы государственных архивов СССР". -М.:Главархив СССР, 1984 п. 4.1.14 вместо термина "документы" употребляется понятие "материалы". Примеры: Материалы по внедрению законченных научно-исследовательских работ в производстве синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.); Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.

"Переписка  с молочно-консервными комбинатами  о поставке и использовании  тары".

     В том случае, когда переписка ведется  с разнородными корреспондентами, в  заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например:

"Переписка  об организации факультета повышения  квалификации при университете".

     В практике работы организаций часто  бывает удобным сгруппировать в  одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся  на определенной территории (край, область, район), так как переписка с  каждым из них сравнительно небольшая  и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное  дело, т.е. группировка дела ведется  по географическому признаку.

     Например; "Переписка со школами Заречного  района об участии в дне открытых дверей" или "Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:

"Годовой  отчет по основной деятельности  кафедр факультета за I семестр",

"Месячные  отчеты об отгрузке товаров"  и т. д. В заголовке дела, содержащего статистические формы,  должны быть 'указаны названия  форм, их номер или условное  обозначение (шифр).

Например: "Годовой отчет о работе цехов  по форме Б-36", "Ведомость № ... по счетам ...",

"Ведомости  затрат на производство по  ф. № 12".

     В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после  указания вида документа, дается автор  и год.

Например: "Приказы директора банка за 1999 г.", "Протоколы Правления  за 1999 г".

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например таких:

"Переписка  по общим вопросам", "Руководящие  материалы", "Разная переписка", "Дела с отчетностью" и  т.д.

Подобные  заголовки недопустимы.

     При составлении заголовка каждого  конкретного дела необходимо учитывать  сроки хранения документов. Документы  с постоянным сроком хранения, временным  свыше 10 лет и временным до 10 лет  не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются  по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым  и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

     После составления заголовков дел и  установления сроков хранения каждого  дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре они  должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для  всех структурных подразделений, с  учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок  расположения дел облегчает быстрый  поиск конкретного дела.

     Нормативные документы и методические материалы  по составлению номенклатур дел  рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем дела с организационной  документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются  названия дел с организационно-распорядительными  документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных  органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

     Номенклатура  дел структурного подразделения  после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается  с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с  ведомственным архивом его работники  проверяют полноту охвата номенклатурой  документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные организации  учреждения и органы, функционирующие  на общественных началах, также составляют отдельные номенклатуры дел.

     На  основе номенклатур дел структурных  подразделений (в т.ч. и общественных организаций и органов, действующих  на общественных началах), делопроизводственная служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами  являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным  расписанием организации. Первым разделом номенклатуры независимо от места в  штатном расписании ставится делопроизводственная служба (канцелярия). Последними разделами  помещаются общественные организации  и органы, действующие на общественных началах.

     Расположение  всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер  в номенклатуре (01,02,03,04,...).

     В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер  заголовка дела в 11ределах структурного подразделения. Индексация структурных  подразделений, как правило, постоянна  и, следовательно, повторяется из года н год. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся а номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет).

     Например, "Переписка с машиностроительным заводом о поставке оборудования для строительства 2-й очереди  метро".

     Индекс  должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного подразделения 02, то индекс данного дела будет 02-07.

     Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме, в которой каждая графа  имеет свое назначение и требует  правильного заполнения.

     В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения  структурного подразделения и порядкового  номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого  раздела номенклатуры оставляют  резервные порядковые номера для  заведения в структурном подразделении  дополнительных непредусмотренных  заранее дел, если такие появятся в течение года.

     Во  вторую графу вносятся названия заголовков дел, В течение года под одним  названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета  в конце года заполняется графа  третья. В четвертой графе указывается  срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.

     Пятая графа "Примечания" заполняется  в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении  дел, передаче дел в архив; о незавершенных  делах; делах, переходящих на следующий  год и т, д.

     Проект  номенклатуры дел учреждения рассматривается  и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы  поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел  утверждается руководителем учреждения.

     Если  учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с  ЭК вышестоящей организации.

     Печатается  номенклатура дел не менее чем  в 4-х экземплярах: первый хранится в  делопроизводственной службе учреждения, второй - в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий - в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и  в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения  для заведения по ним дел.

     Экземпляр, согласованный с государственным  архивом и утвержденный руководителем  учреждения, имеет постоянный срокхранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.

     Номенклатура  вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и  задачи учреждения не меняются, согласованная  ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем  учреждения. В таком случае Государственный  архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

     Однако  не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пере составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел, рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ. Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

     Номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреждениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенклатуру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Подготовка документов к архивному хранению

     Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

     Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• оформление дел;
• описание документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.