Текущее хранение документов. Подготовка к передаче на государствееное архивное хранение

     3.1 Экспертиза ценных документов

     Экспертиза  ценности документов — это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     Критериями  оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов. Критерии оценки содержания — значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документов. Критерии оценки внешних особенностей документа — это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций и печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

     1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений играющих наиболее важную роль в жизни общества.

     Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

1. Значимость содержания документов. В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей (оперативной) работы учреждения.
2. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и вышестоящих органов.

     Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской  отчетности и учета и др.) и  теряют свое значение через год, три  или пять лет.

     3. Время и место образования документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

     4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования.

     5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

     6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ — это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного — в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

     7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов — годовыми или отчеты и структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, I поглотивший содержание первичных.

     8. Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

     Экспертиза  ценности документов проводится на основе перечней — систематизированных  списков видов и категорий  документов, содержащих нормативные  указания о сроках их хранения. Перечни  документов позволяют установить сроки  хранения или возможность уничтожения  многих управленческих документов без  их дополнительного изучения.

     Экспертиза  ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и  при выделении дел на уничтожение.

     Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и  ведомствах, центральных органах  общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное  хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные  экспертные комиссии (ЦЭК).

     ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического  характера.

     ЭК  учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации  и обычно включает три — пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данного учреждения. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем  ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного  органа.

     Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами  работы ведомственных архивов и  Примерными положениями о Центральной  экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.). На основе Примерных положений должны разрабатываться положения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной организации, предприятия.

     В своей работе комиссии руководствуются  Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами  Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями  документов с указанием сроков их хранения и т.п.

     В соответствии с Основными правилами  работы ведомственных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

     - организация ежегодного отбора  документов на хранение; рассмотрение  годовых разделов описей дел  постоянного хранения, описей дел  временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу,  актов о выделении к уничтожению  документов и дел, не подлежащих  дальнейшему хранению;

     - рассмотрение вопросов о приеме  на ведомственное хранение документов  личного происхождения;

     - подготовка и внесение на рассмотрение  ЭПК соответствующего архивного  учреждения предложений об установлении  и изменении сроков хранения  документов;

     - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

     - рассмотрение перечней и описей  особо ценных дел; методическое  руководство и контроль за  деятельностью ЭК структурных  подразделений;

     - организация и проведение совместно  со службой делопроизводства  и ведомственным архивом мероприятий  по повышению квалификации членов  ЭК структурных подразделений.

     Для государственных организаций или  для организаций, в архивах которых  сохранились документы, относящиеся  к государственной части Архивного  фонда Российской Федерации, решения  ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные  организации самостоятельно принимают  решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать  свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению  в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде  Российской Федерации и архивах».

     Не  реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются  коллегиально большинством голосов. Протоколы  заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы  ЭК только после их рассмотрения и  утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя  приняла решение о:

     - одобрении описей на дела постоянного  хранения и по личному составу;

     - изменении сроков хранения документов;

     - одобрении проектов типовых и  примерных номенклатур дел;

     - установлении сроков хранения  документов, не предусмотренных  номенклатурами дел и перечнями  документов.

     Документирование  деятельности ЭК и формирование дел  отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

     Ежегодно  в делопроизводстве организаций  проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также  для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений  при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся  в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра  документов определяется их научная  и практическая ценность и соответствующие  сроки хранения.

     Если  при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного  хранения отделяют от документов временного хранения.

     Кроме полистного просмотра дел постоянного  срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел  и перечней документов с указанием  сроков хранения.

     Наиболее  полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный  перечень. В перечнях существуют специальные  отметки. Так, дела, сроки хранения которых  в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются  ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть проведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о роках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы.

     В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

     1) постоянного хранения в государственных  архивах;

     2) временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

     3) временного хранения (до 10 лет);

     4) подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

     В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их переча происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный  архив. Они хранятся централизованно  службой документационного обеспечения  или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.