Шпаргалка по "Кадровое делопроизводство"

Целями  трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и  работодателей.

Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование  трудовых отношений и иных непосредственно  связанных с ними отношений по:

организации труда и управлению трудом;

трудоустройству у данного работодателя;

профессиональной  подготовке, переподготовке и повышению  квалификации работников непосредственно  у данного работодателя;

социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений;

участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда  и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях;

материальной  ответственности работодателей  и работников в сфере труда;

надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

разрешению  трудовых споров;

обязательному социальному страхованию в случаях, предусмотренных федеральными законами. 

В 30. Трудовая книжка работника  как основной документ о трудовом стаже  работника.

Трудовая  книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66) и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель (за исключением работодателей –  физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Особо следует отметить, что работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника. При  этом работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и  оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Трудовые  книжки ведутся на государственном  языке Российской Федерации, а на территории республики в составе  Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным  языком Российской Федерации вестись  и на государственном языке этой республики.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания  прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения  о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинарным взысканием является увольнение.

Работодатель  обязан по письменному заявлению  работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику  копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку  из трудовой книжки. 

29. Документирование аттестации

Аттестация — форма оценки общей профессиональной пригодности специалиста, ее соответствия должностным инструкциям, возможности дальнейшего продвижения в должности. Во время аттестации, как правило, учитываются разные факторы:

• профессиональный рост (курсы повышения квалификации, тренинги);
• получение дополнительного образования;
• авторство статей и книг;
• оценка профессиональной деятельности сотрудника, данная его непосредственным руководителем.

Результаты аттестации могут стать основой для изменения заработной платы работника, перевода на другую должность, сужения или расширения круга поручаемых работнику задач, а также поощрения и наказания, вплоть до увольнения. Порядок проведения аттестации устанавливается трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников. При проведении аттестации, которая может послужить основанием для увольнения работников в соответствии с п. 3 части первой ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации, в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается представитель выборного органа первичной профсоюзной организации. В организации разрабатывается положение о проведении аттестации и приказом руководителя организации создается аттестационная комиссия. Для проведения аттестации подготавливается и издается приказ о проведении аттестации, в котором определяются сроки и цели проведения аттестации, круг подлежащих аттестации сотрудников, критерии и показатели, которые будут использоваться при проведении аттестации. Одновременно составляется график проведения аттестации. Исходя из целей и критериев аттестации на каждого аттестуемого сотрудника руководителем структурного подразделения совместно с лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, подготавливаются представления, позволяющие составить цельное представление о профессиональном уровне и личности аттестуемого. Эти документы могут оформляться в виде свободного текста, но чаще используется форма анкеты: слева печатаются вопросы, требующие освещения в характеристике, справа отводится место для ответов на них. Представление подписывается ее составителем и представляется на заседание аттестационной комиссии. Заседания аттестационной комиссии проводятся по заранее утвержденному графику и проходят в форме собеседования с аттестуемым и завершаются выработкой решения аттестационной комиссии. Решение заносится в протокол. 

В 42. Документирование трудовых отношений. Обязательные унифицированные  формы документов по учету труда.

Документальное  оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы

Унифицированные формы включают в себя две группы документов: по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Совокупность  документов, в которых зафиксированы  этапы трудовой деятельности сотрудников, называемой документацией по личному  составу (кадрам, персоналу). К таким  документам относятся:

трудовые  контракты (договоры), заключенные предприятием с работником; приказы по личному  составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); трудовые книжки; личные карточки формы – Т-2; личные дела; лицевые  счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении  сохранности на протяжении длительного  срока.

Одна  из основных обязанностей службы кадров - оформление и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника. Решение работодателя о  приеме, переводе, увольнении работника, его командировании и т.д. оформляется  приказами (распоряжениями).

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, также дается указание на обязательность применения унифицированных форм документов, в частности - личной карточки работника.

Разработка  и утверждение альбомов унифицированных  форм первичных учетных документов в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации  от 08.07.1997 N 835 ведутся Госкомстатом России. В число разработанных и утвержденных форм входят и формы по учету кадров, обязательные для юридических лиц  всех форм собственности, а формы  по учету использования рабочего времени и расчету с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. В  альбом форм документов по учету кадров, утвержденным Госкомстатом России 05.01.2004 N 1, как обязательные вошли следующие  формы:

Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу";

Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

Т-2 "Личная карточка работника";

Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";

Т-3 "Штатное  расписание";

Т-4 "Учетная  карточка научного, научно-педагогического  работника";

Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу";

Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику";

Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работникам";

Т-7 "График отпусков";

Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";

Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку";

Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

Т-10 "Командировочное  удостоверение";

Т-10а "Служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении";

Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Однако  при применении этих форм не обязательно  их полное копирование.

Постановлением  Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24 марта 1999 г. N 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной  учетной документации (см. Приложение).

Обратите  внимание на важный момент, установленный  в этом документе:

"В  унифицированные формы первичной  учетной документации... утвержденные  Госкомстатом России, организация  при необходимости может вносить  дополнительные реквизиты. При  этом все реквизиты утвержденных  Госкомстатом России унифицированных  форм первичной учетной документации  остаются без изменения (включая  код, номер формы, наименование  документа). Удаление отдельных реквизитов  из унифицированных форм не  допускается.

Вносимые  изменения должны быть оформлены  соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут  изменяться".

Чаще  всего при внесении изменений  в бланк издается приказ. В нем  называются конкретные формы, в которые  вносятся изменения, указываются реквизиты, которыми формы дополняются, и место  этих реквизитов в форме документа. 
 
 
 
 

50. Документы – основания  для приказов по  личному составу. 

Особенностью  издания приказов по личному составу является наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (докладная записка, заявление, уведомление и др.), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

Заявление.

Наиболее  массовым документом-основанием является заявление. Во всех случаях, когда инициатива изменения или прекращения трудовых отношений принадлежит работнику, оформление заявления является обязательным. Этим же документом оформляется и согласие работника на изменения условий трудового договора, когда инициатором является работодатель.

Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу — представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа — слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.

Уведомление.

Другим  распространенным в практике работы кадровых служб видом документов-оснований к приказам по личному составу является уведомление. Это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.

Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом в ряде случаев.  
 

40. Оформление личного листка по учету кадров.

Личный листок учета кадров считается первичным учетным документом и является базой, на которой строиться личное дело сотрудника. Личные дела формируются, обычно, на руководящих сотрудников и специалистов компании. Личный листок учета кадров включает данные нужные работодателю при принятии решения о подписании трудового договора с сотрудником. Личный листок учета кадров содержит список вопросов, которые позволяют выяснить о биографию сотрудника, уровень его образовании, о выполняемых делах со старта его трудовой деятельности, семейном положении, выездах в другие государства, различных наградах, отношению к воинской обязанности, месте жительства, паспортные данные и другая информация. 
Заполнение личного листка учета кадров ведется от руки работником самостоятельно при принятии на место работы, на все вопросы необходимо дать максимально полные ответы. В документе не допускаются сокращений и пропусков, а также внесения исправлений. 
Если необходимо дать отрицательный ответ, не нужно повторять текст вопроса, к примеру, высшее образование — не имею. 
Необходимо отвечать на вопросы в полном соответствии с записями, которые имеются в личных документах сотрудника. При ответах на вопросы вам понадобиться:

• общегражданский паспорт
• трудовая книжка
• военный билет
• документы о получении образования
• документы ВАК
• документы о получении наград
• документы об изобретениях. 
  Очень важным является вопрос «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности». Заполнение пункта ведется строго в соответствии имеющимися записями в трудовой книжке работника. В случае если были перерывы в трудовой деятельности по различным причинам, то их в обязательном порядке необходимо указать, к примеру, болезнь или учеба. 
  Личный листок учета кадров должен содержать фотографию сотрудника. Документ подписывается сотрудником компании.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения  в учетных сведениях о работнике  после заполнения личного листка по учету кадров и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В  связи с этим при включении  дополнения в личное дело в нем  заполняется только строка «Фамилия, имя, отчество», остальные строки и  графы заполняются в процессе ведения личного дела 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

В 24. Дисциплина труда  и контроль ее исполнения. Документирование поощрений.

Дисциплина  труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (статья 189 ТК РФ).

Согласно  части первой статьи 1 ТК РФ защита прав и интересов работников и работодателей  – первоочередная цель трудового  законодательства. Защита прав работников обеспечивается законодательно закрепленной обязанностью работодателя соблюдать  законодательство о труде и охране труда.

Трудовая  дисциплина предполагает наличие взаимных прав и обязанностей работодателя и  работника. Перечень основных прав и  обязанностей сторон трудовых отношений  приводится в статьях 21 и 22 ТК РФ

Трудовая  дисциплина предполагает создание работодателем  необходимых экономических, материальных и организационных условий для  нормальной высокопродуктивной работы.

Работодателю  предоставляется право поощрять работников за добросовестный эффективный  труд, а также нерадивых работников привлекать к дисциплинарной ответственности.

Для контроля дисциплины труда необходимо достоверно фиксировать время прихода сотрудника на рабочее место и ухода с  него.

Как указано  в ст. 191 ТК РФ, работодатель может  разными способами поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявить благодарность, выдать премию, наградить ценными  подарками, почетной грамотой и т.д.)

На основании  представителя руководителя структурного подразделения организации, в котором  работает сотрудник, составляется приказ (распоряжение) о поощрении. Затем  на основании этого приказа вносится соответствующая запись в личную карточку работника. Также сведения о поощрении вносятся в трудовую книжку работника.

1.Составление  представления к поощрению.

Форма № Т-11 (а).

В случае добросовестного исполнения работником своих трудовых обязанностей он может  быть представлен к поощрению. Под  представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику поощрения. Общей формы представления к  поощрению не существует. Может быть разработана организацией самостоятельно. Представление составляет руководитель структурного подразделения организации в котором работает работник.

2. Создание  приказа о поощрении.

Приказ  составляет работник кадровой службы организации либо иное лицо. Ответственное за прием. Составляется на основании представления к поощрению. В заголовочной части приказа указывается наименование организации, дата составления, код организации по ОКПО и номер приказа. Составленный приказ передается на подпись руководителю организации или другому уполномоченному на это лицу. По строке «руководитель организации» указывается должность, личная подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего приказ. Одновременно с подписанием документа должностное лицо проставляет дату приказа в графе «дата составления». Допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставить от руки при подписании документа. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Присваивается регистрационный номер, который отражается в графе «Номер документа». Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку. Работник должен ознакомиться с приказом и в строке «С приказом работник ознакомлен» поставить личную подпись и указать дату подписания приказа.

3. Запись  о награждении в личной карточке.

На основании  приказа о поощрении вносится соответствующая запись в личную карточку работника. Раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» и раздел 8 «Государственные и ведомственные  награды, почетные звания». Сведения вносит работник кадровой службы организации  или иное уполномоченное лицо. 

7. положение о структурном  подразделении. 

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом. Роль положения состоит в создании взаимодействия всех структурных подразделений, исключении дублирования в их работе.

Основополагающими документами при разработке положений  являются действующее законодательство и современные государственные  нормативно-методические документы, например ГОСТ Р 6.30-97. УСД УСОРД. Основные требования к оформлению документов.

Индивидуальные  положения разрабатывают прежде всего для закрепления определенных задач и функций кадровой службы исходя из особенностей документирования трудовых отношений, специфики деятельности организации, состава работающих.При разработке положения, кроме перечисленных, обычно используют также документы, определяющие деятельность и структуру конкретной организации, прежде всего устав и учредительный договор. В этих документах установлены основные положения управления: внутренняя организационная структура, распределение функций и обязанностей руководителей.

Требования  к оформлению положения совпадают  с обычными правилами оформления организационно-распорядительных документов, так как этот документ унифицирован. Положение в заголовочной части  должно содержать те же реквизиты, которые  размещают на бланках, используемых для подготовки внутренних документов организации: наименование организации, наименование документа, дату и место  его подготовки. Заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием  документа. Например: Положение (о чем?) об отделе кадров. Справа над текстом  располагают гриф утверждения. Его  оформление должно соответствовать  требованиям ГОСТ Р 6.30-97. УСД. УСОРД.

В положении  о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые  в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: “Общие положения”, “Основные задачи”, “Функции”, “Руководство”, “Права и обязанности”, “Структура”, “Взаимоотношения. Связи”.Текст каждого раздела излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами.

Разрабатывает положение о службе ее руководитель, он же подписывает этот документ. Утверждает положение руководитель организации 

13. Основные права  и обязанности  работника

Работник  имеет право на:

1. заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
2. предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
3. рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
4. своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
5. отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;
6. полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
7. профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
8. объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;
9. участие в управлении организацией в предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором формах;
10. ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;
11. защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;
12. разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
13. возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными ФЗ;
14. обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных ФЗ;

Работник  обязан:

1. добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
2. соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
3. соблюдать трудовую дисциплину;
4. выполнять установленные нормы труда;
5. соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
6. бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;
7. незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

38. Ведение и оформление  личных дел. 

Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:

1. внесение записей в графы и разделы личного дела;
2. добавление документа;
3. изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует;
4. периодический учет входящих в личное дело документов;

Все вносимые в личное дело записи должны делаться перьевой либо шариковой ручкой черного, синего либо фиолетового цветов, исправления  не допускаются. При необходимости вносимые в личное дело работника записи могут быть заверены подписью уполномоченного менеджера отдела кадров и печатью организации либо отдела кадров.

Внесение  записей в личное дело работника  разрешается при помощи штампов  установленных образцов. Личное дело имеет определенную структуру: документы  расположены по разделам, внутри разделов устанавливается хронологическая  последовательность размещения документов.

Информация  о документах, в том числе и  нумерация страниц входящих в  личное дело документов, отображается во внутренней описи.

Сотрудники  организации должны вовремя предоставлять  в отдел кадров данные о произошедших в личных данных изменениях. Обычно, данная процедура подразумевает  письменное уведомление посредством  заявления с приложением документов, доказывающих факт произошедших изменений. После внесения определенных корректив  в личное дело оригиналы документов возвращаются работнику.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

20. хранение и использование  персональных данных.

I. Общие  положения. 
Нормативной базой, регламентирующей положения настоящей Инструкции, является статья 24 Конституции Российской Федерации, глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации, статья 137 Уголовного кодекса Российской Федерации. II. К персональным данным работника, необходимым работодателю в 
связи с трудовыми отношениями относятся: 
- сведения об образовании; 
- сведения о предыдущем месте работы, опыте работы и занимаемой должности; 
- сведения о составе семьи и наличии иждивенцев; 
- сведения о состоянии здоровья и наличии заболеваний (когда это необходимо в случаях, установленных законом); 
- сведения об отношении к воинской обязанности; 
III. Порядок обработки персональных данных работника. 
1. При обработке персональных данных работника то есть их получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных работника, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать следующие общие требования: 
1.1. Обрабатывать персональные данных работника может исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; 
1.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие; 
1.3. Сотрудник отдела кадров не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений с письменного согласия работника, а также случаев предусмотренных федеральным законом; 
1.4. Персональную ответственность за соблюдение всеми сотрудниками отдела кадров настоящей Инструкции, а также контроль за ее соблюдением возложен на Начальника отдела кадров (ФИО) 
1.5. Все сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под расписку. 
IV. Хранение персональных данных работников. 
Хранения документов содержащих персональные данные работник осуществляется в несгораемых шкафах (сейфах), ключи от которых находятся у Начальника отдела кадров, а в его отсутствие у лица его замещающего. Другие сотрудники отдела кадров могут использовать данные документы только с разрешения вышеназванных лиц. V. Передача персональных данных работника. 
1. При передаче персональных данных работника сотрудник отдела кадров должен соблюдать следующие требования: 
1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом, а также не сообщать соответствующие сведения в коммерческих целях без письменного согласия работника; 
1.2. При передаче персональных данных работников предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены. 
1.3. Сотруднику отдела кадров разрешается доступ только к тем персональным данным работников, которые необходимы для выполнения им его должностных обязанностей; 
1.4. Сотрудник отдела кадров не имеет права запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции; 
VI. Ответственность. 
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. 

В-10.Факултативные  документы.

Пакет кадровых документов можно подразделить на два блока: обязательные и факультативные.  
Факультативные документы:  
1. Личное дело сотрудника;  
2. Журнал учета личных дел;  
3. Положение о структурном подразделении;  
4. Разрешение на работу для иностранного работника.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

В-33.Дубликат трудов.книжки.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Дубликат  трудовой книжки заполняется по общим  правилам. В дубликат вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже  работы работника до поступления  к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно в  графе 3 «Сведения о работе», то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения  работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого общий  и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным  периодам работы в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение  и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами  подтверждается, что работник переводился  на другую постоянную работу в той  же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая  запись.

Ниже  в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе  имеются такие данные.

в графе 4 указывается наименование, дата и  номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Если  документы, на основании которых  вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после  снятия с них копий и надлежащего  их заверения работодателем или  кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному  работодателю.

После внесения сведений о работе до поступления  к данному работодателю, в разделы  «Сведения о работе», «Сведения  о награждении» дубликата трудовой книжки вносятся записи о работе, а  так же о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

В таком  же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

При наличии  в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его  письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который  переносятся все произведенные  в трудовой книжке записи, за исключением  записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера. Трудовая книжка возвращается работнику для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу к работодателю, где выдан дубликат.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные  катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается  комиссией по установлению стажа, создаваемой  органами исполнительной власти субъектов  Российской Федерации. В состав такой  комиссии включаются представители  работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление  факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного  работодателя осуществляется комиссией  на основании документов, имеющихся  у работника (справка, профсоюзный  билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в  случае их отсутствия - на основании  показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если  работник до поступления к данному  работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам  работы комиссии составляется акт, в  котором указываются периоды  работы, профессия (должность) и продолжительность  трудового стажа работника.

Работодатель  на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный  на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

В-8Должностной  и численный состав службы делопроизводства

В настоящее  время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно  принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Известны  две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая  построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации  и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.,

Численность = 0,00016 ´ Д (в степени 0,98) ´ Р (в степени 0,1),

где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Вторая  методика предусматривает расчет численности  службы делопроизводства по трудозатратам  на выполнение отдельных операций. В этом случае расчет численности проводится по формуле:

где Т_н - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1, 1 Т_н.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 114, 2 чел. ч);

Ф_п.в. - годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях  зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного  персонала колеблется в значительных пределах. Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15 %, для промышленных предприятий — 0, 5% общего числа работающих. 
 
 
 
 
 

В-41Личные дела работников: назначение,сод.,порядок оформления и хр.

Личное  дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и  иные сведения, связанные с его  трудовой деятельностью.

Не является обязательным в составе кадровой документации.

Порядок работы с личными делами не регламентирован  законодателем, в связи, с чем  работодатели самостоятельно решают вопросы  их формирования и ведения.

Исключение  составляют личные дела государственных  служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных  служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел  лиц, замещающих государственные должности  Российской Федерации в порядке  назначения и государственные должности  Федеральной государственной службы».

Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу. Первоначально  в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у  данного работодателя.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 в состав личного дела входят следующие документы:

-внутренняя  опись документов, имеющихся в  личном деле;

- анкета  или личный листок по учету  кадров;

- автобиография  или резюме;

-копии  документов об образовании;

-   копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

-  характеристики или рекомендательные письма;

-  заявление о приеме на работу;

- трудовой  договор;

-  дополнение к личному листку по учету кадров;

- копии  приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки  из них);

- справки  и другие документы, относящиеся  к данному работнику.

Документы в личных делах должны располагаться  в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя  опись документов, имеющихся в  личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и  номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. Листы  личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя  опись документов личного дела подписывается  составителем с указанием расшифровки  подписи, должности и даты составления  описи.

Если  при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление  о приеме на работу, то они также  подшиваются в личное дело работника.

Трудовые  договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или формироваться  в отдельные дела.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных  трудов и другое.

Дополнение  к личному листку по учету кадров - это документ вторичный по отношению  к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.

В первом разделе фиксируются сведения о  работе, о переводах, изменениях в  названии должности, структурного подразделения  и так далее со ссылкой на дату и номер приказа по личному  составу.

Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни  работника (например, изменение семейного  положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и  тому подобное.

В практике работы кадровых служб организаций  принято включать в состав личного  дела копии приказов (или выписки  из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и  другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному  листку по учету кадров». В связи  с этим можно рекомендовать не включать названные документы в  личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с места  жительства, обходные листы и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них  переносится в «Дополнение к  личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.

Необходимо  иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается  при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные  законодательством.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в  папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении  в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа  нумеруются и только после этого  документ подшивается.

На обложке  личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок  дела, фамилия, имя, отчество работника  в именительном падеже, проставляется  индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные  дела хранятся в сейфе, металлических  шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность  за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что  они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

В целях  ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел  должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность  документов в делах и доступ к  делам других работников. Документы  для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись  в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Личные  дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.

При работе с личным делом, выданным во временное  пользование, запрещается производить  какие-либо исправления в ранее  сделанных записях, вносить в  него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

При возврате дела тщательно проверяется сохранность  документов, отсутствие повреждений, включения  в дело других документов или подмены  документов.

В помещении  кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку  номеров или по алфавиту фамилий  сотрудников.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется  для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в  соответствии с «Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

В-23.Документирование тр.отношений:оформление переводов.

В сотв.со ст.72 ТК РФ»перевод на др. работу- это постоянное или врем.изм.труд.функции работника или структурного подразделения в котором работает работник при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Виды:1)внутренний перевод:временное и постоянное.

2)внешний.

По ст.72 ТК РФ переводом на другую работу при  продолжении работы у того же работодателя признаются: 1)постоянное или временное  изменение трудовой функции

2)пост.или врем.изм. структурного подразделения.

3)перевод   на работу в др.местность вместе с работодателем.

Перевод на другую работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании подписанных сторонами изменений к трудовому договору. Приказ объявляется работнику под расписку. На основании приказа о переводе, в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись.

Согласно  ст. 212 ТК РФ работодатель не должен допускать  работника к выполнению им трудовых обязанностей в случае медицинских  противопоказаний. Если работник в  соответствии с медицинским заключением  нуждается в предоставлении другой работы, то работодатель обязан такую  работу (при ее наличии) предоставить работнику.

На работодателя возлагается обязанность предложить работнику перевод на другую работу, имеющуюся в организации:

• при изменении существенных условий трудового договора по инициативе работодателя (ст.ст. 73, 77 п. 7 ТК РФ);
• при проведении мероприятий по сокращению численности или штата. В этом случае допускается увольнение работника, если невозможен перевод с его согласия на другую работу (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
• в случае несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением или в связи с недостаточной квалификацией, подтвержденной результатами аттестации. В этом случае допускается увольнение работника, если невозможен перевод с его согласия на другую работу (п. 3 ст. 81 ТК РФ).

В случае производственной необходимости работодатель имеет право переводить работника  на срок до одного месяца на не обусловленную  трудовым договором работу в той  же организации с оплатой труда  по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Такой  перевод оформляется приказом, в  котором указывается конкретная причина перевода, работа, которую  будет выполнять переводимый  работник, ее срок, условия оплаты.

Условие и порядок оплаты работы по временному замещению отсутствующего работника  могут быть оговорены непосредственно  в трудовом и коллективном договоре.

Замещение временно отсутствующего работника  оформляется приказом (распоряжением) по организации с указанием причин его отсутствия, срока перевода, условия оплаты переводимого работника, в том числе по выплате разницы  в окладах, если она имеет место, и ее размерах. Разница в окладах  в этом случае выплачивается за весь период заместительства. Премирование производится по условиям и в размерах, установленных по должности замещаемого  работника.

Продолжительность перевода на другую работу для замещения  отсутствующего работника не может  превышать одного месяца в течение  календарного года (т.е. периода с 1 января по 31 декабря) (ст. 74 ТК РФ). Если срок перевода превышает один месяц, в приказе  нужно зафиксировать тот факт, что переводимый работник согласен на такой перевод.

Перевод работника по его просьбе или  с его согласия на работу к другому  работодателю или переход на выборную работу (должность) согласно действующему законодательству служит основанием для  прекращения трудового договора и последующего заключения нового договора с другим работодателем (п. 5 ст. 77 ТК РФ).

Необходимые документы при переводе на другую работу:Заявление о переводе на другую работу. Приказ о переводе на другую работу. Представление о переводе на другую работу.

Докладная записка о ереводе,приказ о переводе Т-5 и Т-5а., соглашение об изменении опред.условий труд.договора, внешняя переписка, предложение работнику о переводе. Приказ является основанием для оформления след.документов:труд.книжка, личная карточка, лицевой счёт работника, табель учёта раб.времени.

Дисциплина  труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (статья 189 ТК РФ).

Согласно  части первой статьи 1 ТК РФ защита прав и интересов работников и работодателей  – первоочередная цель трудового  законодательства. Защита прав работников обеспечивается законодательно закрепленной обязанностью работодателя соблюдать  законодательство о труде и охране труда.

Трудовая  дисциплина предполагает наличие взаимных прав и обязанностей работодателя и  работника. Перечень основных прав и  обязанностей сторон трудовых отношений  приводится в статьях 21 и 22 ТК РФ

Трудовая  дисциплина предполагает создание работодателем  необходимых экономических, материальных и организационных условий для  нормальной высокопродуктивной работы.

Работодателю  предоставляется право поощрять работников за добросовестный эффективный  труд, а также нерадивых работников привлекать к дисциплинарной ответственности.

Для контроля дисциплины труда необходимо достоверно фиксировать время прихода сотрудника на рабочее место и ухода с  него.

Как указано  в ст. 191 ТК РФ, работодатель может  разными способами поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявить благодарность, выдать премию, наградить ценными  подарками, почетной грамотой и т.д.)

На основании  представителя руководителя структурного подразделения организации, в котором  работает сотрудник, составляется приказ (распоряжение) о поощрении. Затем  на основании этого приказа вносится соответствующая запись в личную карточку работника. Также сведения о поощрении вносятся в трудовую книжку работника.

1.Составление  представления к поощрению.

Форма № Т-11 (а).

В случае добросовестного исполнения работником своих трудовых обязанностей он может  быть представлен к поощрению. Под  представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику поощрения. Общей формы представления к  поощрению не существует. Может быть разработана организацией самостоятельно. Представление составляет руководитель структурного подразделения организации в котором работает работник.

2. Создание  приказа о поощрении.

Приказ  составляет работник кадровой службы организации либо иное лицо. Ответственное за прием. Составляется на основании представления к поощрению. В заголовочной части приказа указывается наименование организации, дата составления, код организации по ОКПО и номер приказа. Составленный приказ передается на подпись руководителю организации или другому уполномоченному на это лицу. По строке «руководитель организации» указывается должность, личная подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего приказ. Одновременно с подписанием документа должностное лицо проставляет дату приказа в графе «дата составления». Допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставить от руки при подписании документа. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Присваивается регистрационный номер, который отражается в графе «Номер документа». Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку. Работник должен ознакомиться с приказом и в строке «С приказом работник ознакомлен» поставить личную подпись и указать дату подписания приказа.

3. Запись  о награждении в личной карточке.

На основании  приказа о поощрении вносится соответствующая запись в личную карточку работника. Раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» и раздел 8 «Государственные и ведомственные  награды, почетные звания». Сведения вносит работник кадровой службы организации  или иное уполномоченное лицо. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

В 49. Номенклатура дел  в кадровой службе. Требования к оформлению заголовков дел.

НД - это  систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным  за организацию документооборота, и  утвержденный руководителем организации.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять  в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут  использоваться в дальнейшем для  внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении.

Надо  иметь в виду, что номенклатура дел службы кадров является частью сводной номенклатуры дел организации  и составляется, оформляется и  ведется по общим правилам, как  и номенклатуры дел других структурных  подразделений организации.

Номенклатура  дел составляется для обеспечения  порядка формирования и учета  дел в службе кадров.

Номенклатура  дел службы кадров выполняет следующие  задачи:

распределение исполненных документов в дела;

систематизация  дел;

закрепление индексов дел;

установление  сроков хранения дел;

служит  основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

является  учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и  схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

Ответственность за составление номенклатуры дел  службы кадров возлагается на руководителя службы кадров или специально назначенного работника по кадрам в небольших  организациях.

Номенклатура  дел службы кадров на предстоящий  календарный год составляется в  последнем квартале предшествующего  года работником службы кадров. Работник службы кадров готовит проект номенклатуры дел по установленной форме, согласовывает  его с архивом организации (при  его наличии), подписывает проект у руководителя службы кадров и направляет его в службу делопроизводства организации.

В службе делопроизводства проект номенклатуры дел службы кадров рассматривается, корректируется, если это необходимо, особенно по заголовкам и срокам хранения дел, и включается в сводный проект номенклатуры дел организации. После  утверждения сводной номенклатуры дел служба кадров получает из службы делопроизводства выписку номенклатуры дел службы кадров для использования  в работе. В течение делопроизводственного  года служба кадров ведет номенклатуру дел:

при необходимости  включает в номенклатуру дел по согласованию со службой делопроизводства и архивом  новые дела, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, за счет применения системы резервных индексов;

в графе 5 “Примечание” проставляются отметки  о заведении дел по мере поступления  документов, о переходящих делах  и другие сведения.

По окончании  делопроизводственного года работник службы кадров в конце номенклатуры на основе графы 5 дел заполняет итоговую запись о категориях и количестве дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, заведенных в данном году в службе кадров, подписывает  итоговую запись и передает в службу делопроизводства организации сведения о заведенных делах.

Если  служба кадров в течение года не претерпевает существенных изменений  по структуре, составу и выполняемым  функциям, то номенклатура дел службы кадров ежегодно перепечатывается, пересогласовывается и переутверждается. При наличии в службе кадров автоматизированного рабочего места “Кадровик” целесообразно текст номенклатуры дел включить в него и вести ее в автоматизированную базу данных.

Номенклатура  дел службы кадров составляется на основе изучения состава, содержания и  количества документов, образующихся в процессе деятельности службы

При составлении  номенклатуры дел службы кадров следует  руководствоваться уставом или  положением об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел службы кадров за предыдущие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура  дел службы кадров оформляется по установленному архивными органами и Государственной системой документационного  обеспечения управления образцу.

Графы номенклатуры дел службы кадров заполняются  следующим образом.

Индекс  дела. В графе 1 номенклатуры дел  проставляются индексы каждого  дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения  службы кадров и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в  пределах службы кадров. Индексы дел  обозначаются арабскими цифрами. Например: 08-05, где 08 – обозначение службы кадров, 05 – порядковый номер дела по номенклатуре дел.

Группы  цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

Систематизация  заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки  дел для группировки документов, отражающих все документируемые  участки работы и вопросы деятельности службы кадров.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел  для группировки документов с  грифом “Для служебного пользования” (ДСП) и справочные картотеки, журналы  учета документов и изданий с  грифом “ДСП”.Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается  употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы”, “общая переписка” и т. п.), а также  вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых  в следующей последовательности:

название  вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

название  организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент  документов);

краткое содержание документов дела;

название  местности (территории), с которой  связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы  дела;

указание  на копийность документов дела.

В заголовках личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью  делопроизводства по одному конкретному  вопросу, в качестве вида дела употребляется  термин “дело”:

“Личное дело”, “Персональное дело”.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью  делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин “документы”:

“Документы (планы, списки, доклады и др.) о  проведении отраслевых курсов повышения  квалификации”.

Термин  “документы” применяется также  в заголовках дел, содержащих документы  – приложения к какому-либо документу.

В заголовках дел, предназначенных для группировки  документов одной разновидности, указывается  эта разновидность документов во множественном числе.Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название:

“Протоколы  собраний службы кадров”.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название:

“Переписка  с организациями о подготовке кадров”.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются:

“Переписка  об организации семинаров, совещаний  по распределению кадров”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты):

“Квартальные  отчеты фирмы”.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию: постановления и приказы вышестоящих  организаций; приказы руководителя организации. Далее располагаются  заголовки дел, содержащих организационные, договорные, отчетные документы, переписку.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются: срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную  номенклатуру дел или другое основание  для установления срока хранения дела.

При включении  в номенклатуру заголовков дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным  перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией  соответствующего архивного учреждения по представлению архива и экспертной комиссии организации.

Для служб  кадров негосударственных, коммерческих организаций существенным подспорьем при определении сроков хранения дел является справочное пособие, выпущенное ВНИИ документоведения и архивного  дела  

В 31. Основные правила  ведения трудовых книжек.

Оформление  трудовой книжки работнику, принятому  на работу впервые, осуществляется работодателем  в присутствии работника не позднее  недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

      а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

      б) образование, профессия, специальность  - на основании документов об  образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний (при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при  увольнении - в день увольнения и  должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без  каких-либо сокращений и имеют в  пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью  о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца  под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи  в трудовую книжку о причинах прекращения  трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового  кодекса Российской Федерации или  иного федерального закона.

При прекращении  трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового  кодекса Российской Федерации (за исключением  случаев расторжения трудового  договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим  от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового  договора) со ссылкой на соответствующий  пункт указанной статьи.

При расторжении  трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового  договора) со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 81 Трудового кодекса  Российской Федерации.

При прекращении  трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт  статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

 При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении  трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность  он лишен права занимать (какой  деятельностью лишен права заниматься).

Сведения  о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника  вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих  документов запись:

      а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (подпункт дополнен постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2004 года N 51);

      б) о времени обучения на  курсах и в школах по повышению  квалификации, по переквалификации  и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

      а) о награждении государственными  наградами, в том числе о  присвоении государственных почетных  званий, на основании соответствующих  указов и иных решений;

      б) о награждении почетными  грамотами, присвоении званий  и награждении нагрудными знаками,  значками, дипломами, почетными грамотами,  производимом организациями;

      в) о других видах поощрения,  предусмотренных законодательством  Российской Федерации, а также  коллективными договорами, правилами  внутреннего трудового распорядка  организации, уставами и положениями  о дисциплине.

Записи  о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых  на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника  производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении  фамилии, имени, отчества и других документов

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление  ее производится по месту работы, где  была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту  работы на основании официального документа  работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику  при его обращении необходимую  помощь.

Исправленные  сведения должны полностью соответствовать  документу, на основании которого они  были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его  фактически выполнявшейся работе исправление  сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в  трудовой книжке.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания  их недействительными и внесения правильных записей.

В таком  же порядке производится изменение  записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. 

6. Основные функции  кадровой службы.

Служба  по подбору и управлению персоналом (далее - служба персонала) представляет собой самостоятельное структурное  подразделение коммерческой или  некоммерческой организации.  
    Служба персонала решает следующие задачи: осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов,формирование стабильно работающего трудового коллектива,создание кадрового резерва,организация системы учета кадров

Служба  персонала выполняет  следующие функции: работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации,оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ,учет личного состава,хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству,контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом,изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению,анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров,создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов,работа по созданию резерва на выдвижение,подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников,подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии,подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению,принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников,организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка,ведение всей отчетности по кадровым вопросам 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

25. Оформление дисциплинарных  взысканий. 

1) замечание; 
2) выговор; 
3) увольнение по соответствующим основаниям.

Дисциплинарное  взыскание применяется не позднее  одного месяца со дня обнаружения  проступка, не считая времени болезни  работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание  не может быть применено позднее  шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной  деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его  совершения. В указанные сроки  не включается время производства по уголовному делу.

В ст. 193 ТК РФ предусматривается подробный  порядок применения дисциплинарных взысканий. В частности, указывается, что до применения дисциплинарного  взыскания работодатель должен затребовать  от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий  акт. При этом рекомендуется затребовать  такое письменное объяснение от работника  путем вручения ему под роспись  соответствующего требования о необходимости  представить письменное объяснение в связи с совершением им дисциплинарного  проступка. 
Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Но при этом, как указывалось выше, в обязательном порядке должен быть составлен акт о непредставлении работником письменного объяснения в установленный срок.

Обязательным  условием применения дисциплинарного  взыскания является то, что за каждый дисциплинарный проступок может  быть применено только одно дисциплинарное взыскание. 
После того как работодателем будет соблюден весь порядок затребования от работника письменного объяснения и рассмотрения указанного объяснения, может быть издан приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания. Такой приказ объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если  работник отказывается ознакомиться с  указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий  акт.

Следует обратить внимание, что постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. примерная форма приказа о наложении дисциплинарного взыскания не установлена, в связи с чем работодатель вправе издать такой приказ в свободной форме с соблюдением всех требований, предъявляемых к реквизитам указанного документа.

Порядок снятия дисциплинарного взыскания  с работника установлен ст. 194 ТК РФ. Если в течение года со дня  применения дисциплинарного взыскания  работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается  не имеющим дисциплинарного взыскания. 
Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

19. персональные данные  работника 
Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте трудовых отношений персональные данные - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст.85 ТК РФ). 
В соответствии со ст.3 Федерального закона №152-Ф3 (2007г.) "О защите персональных данных", к персональным данным относятся: фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата и место рождения; адрес; семейное, социальное, имущественное положение; образование; профессия; доходы; другая информация. 
Работодатель обязан осуществить сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Для регламентации всех вопросов, связанных с охраной персональных данных работников, в организации должен быть разработан и принят соответствующий документ. 
ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ 

- Положение  о защите персональных данных  работников (утверждается и вводится  в действие приказом руководителя  организации) 
 - Обязательство о неразглашении персональных данных работников (подписывается теми, кто имеет доступ к таким данным (сотрудниками отдела кадров, бухгалтерии, службы охраны и др.). 
ТК РФ требует знакомить работников под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников. С вступлением в силу ТК. РФ перед работниками кадровых служб была поставлена задача защиты персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты (гл. 14 ТК РФ).  
Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем (ст. 87 ТК РФ). 
Передача персональных данных работников в пределах одной организации должна осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку (ст. 88 ТК РФ). 
Локальный нормативный акт, связанный с проблемой сбора, обработки, передачи, хранения и защиты от несанкционированного доступа персональных данных работника, разрабатывается кадровой службой организации в виде положения, инструкции, правил или в какой-либо другой форме. 
Круг лиц, участвующих в согласовании, устанавливается по усмотрению организации  
Как и все документы этой группы, положение (инструкция, правила) должно быть подписано разработчиком (руководителем кадровой службы) и утверждено работодателем. Работодатель может утвердить документ лично, расписавшись в грифе утверждения, или издать приказ, об утверждении данного документа и вводе его в действие. 
Наряду с названным локальным нормативным актом следует разработать форму обязательства о неразглашении персональных данных работника, т. к. лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности), о чем прямо сказано в ст. 88 ТК РФ.

В-5. Основные задачи ДОУ  персоналом организации.Место кадровой сл.

ДОУ - это дея-сть аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленч. функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.  
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом  ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные  задачи ДОУ:

1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы не отвлекать  работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие  самостоятельно выбирает форму организации  делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке  документов сосредоточиваются в  едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная  форма предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

При смешанной  форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму  организации делопроизводства  выбирают с учетом размера  предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма). 

Место и роль документов в управлении на современном  этапе

Проблема  документационного обеспечения  управления в настоящее время  не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

• существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
• Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

 Организация  работы с документами влияет  на качество работы управления, от того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в  целом. Все этапы организационной  работы обычно документируются.   Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить  и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое  внимание должно уделяться информационно-документационному  обеспечению управленческой деятельности. 
 

В-15Правила  оформления реквизитов кадровых док-ов.

  1. Государственный герб 
В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках: Президента РФ; палат Федерального Собрания;Правительства; 
КС РФ,· ВСРФ, ВАС РФ,центр. органов фед. Исп-й власти (министерств, ведомств); 
· федеральных судов;Прокуратуры РФ;Центрального банка РФ, Уполномоченного по правам человека;Счетной палаты,дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей. 
2.Герб субъекта РФ 
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Изображается на бланках предс. и исп. органов власти и управления респ., краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения .  
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 
Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба. 
4. Код организации 
Согласно (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. 
5. Код формы документа 
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае., если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа. 
6. Наименование организации 
Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений 
наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в им. падеже 
В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти. 
Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении об организации). 
7. Справочные данные об организации 
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий. 
8. Наименование вида документа 
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п. 
9. Дата документа 
Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юрид. силу документа. Датой документа может быть дата его .подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. 
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05. 
Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.). 
10. Регистрационный номер документа. 
это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. 
По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др. 
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе. 
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом: 
Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа. 
12. Место составления или издания документа 
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например: 
Ивановка Мытищинского района Московской области. 
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: 
Воронежский государственный университет 
13. Адресат 
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Последовательность написания почтового адреса должна соответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи: 
· наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц); 
· название улицы, номер дома, номер квартиры; 
· название населенного пункта (города, поселка и т. п.); 
· название области, края, автономного округа (области), республики; 
· страна (для международных почтовых отправлений); 
· почтовый индекс. 
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в 
высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую 
организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. 
Адресат проставляется на бланке документа справа. 
На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем & четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. 
14. Гриф утверждения документа 
Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др. 
Документ может утверждаться: 
· должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; 
· изданием соответствующего распорядительного документа; 
· коллегиальным органом. 
15. Резолюция 
В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном .от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. 
Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции. 
16. Заголовок к тексту 
Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: 
· приказ (о чем?) о приеме на работу; 
· протокол (чего?) собрания акционеров. 
Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал. 
18. Отметка о контроле 
Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа. 
19. Текст документа 
Текст — основной реквизит документа который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. 
Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. 
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. 
20. Подпись 
Подпись - обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией. 
Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок: 
22. Гриф согласования 
Согласование — это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. 
24. Печать 
Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати». 
Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений - отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации. 
25. Отметка о заверении копии 
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.). 
26. Отметка об исполнителе 
Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа 
27. Отметка об исполнении документа а направлении его в дело 
Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке вдело для последующего хранения и использования в справочных целях. 
28. Отметка о поступлении документов организацию 
Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации. 
29. Идентификатор электронной копии документа 
Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые данные.

В-39.Личная карточка работника.назначение.треб.к зап.и хранению

Личная  карточка (форма №Т-2) заполняется  на работников всех категорий, включая  временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету  личного состава.

Она ведется  на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного  работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при  увольнении.

Личная  карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма  личной карточки унифицирована и  относится к системе первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты.

Значимость  личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она  является единственным документом, прямо  подтверждающим трудовой стаж работника.

Личная  карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или  №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку  по алфавиту фамилий работников.

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых  работником при приеме на работу (в  соответствии со статьей 65 ТК РФ):

- паспорта;

- документа  об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- трудовой  книжки (для совместителей – копии  трудовой книжки);

- страхового  свидетельства государственного  пенсионного страхования;

- свидетельства  о постановке на учет в налоговом  органе;

- документов  воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую  сообщает о себе работник.

№Т-2 состоит  из четырех листов и содержит следующие  разделы:

I. «Общие  сведения»;

II. «Сведения  о воинском учете»;

III. «Прием  на работу и переводы на  другую работу»;

IV. «Аттестация»;

V. «Повышение  квалификации»;

VI.»Профессиональная  переподготовка»;

VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;

VIII. «Отпуск»;

IX. «Социальные  льготы, на которые работник имеет  право в соответствии с законодательством»;

X. «Дополнительные  сведения»;

XI. «Основание  прекращения трудового договора (увольнения)».

В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться  следующими правилами:

1. Фамилия,  имя, отчество указываются на  основании паспорта и записываются  полностью и разборчиво.

При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

2. Дата  и место рождения устанавливается  на основании паспорта или  иного документа, удостоверяющего  личность, и записывается полностью.

3. Гражданство  записывается без сокращения.

4. Степень  знания языка при заполнении  пункта 5 «Знание иностранного языка» 

5. Все  сведения об образовании (квалификация, направление или специальность)  устанавливаются на основании  документа об образовании.

6. Профессия  (основная) указывается полностью  на основании штатного расписания  и приказа (распоряжения) о приеме  на работу. Другая профессия - на основе документов, подтверждающих  приобретение второго образования,  специальности. 

7. Стаж  работы (общий, непрерывный, дающий  право на надбавку за выслугу  лет, дающий право на другие  льготы, установленные у данного  работодателя) рассчитывается на  основании записей в трудовой  книжке работника и (или) иных  подтверждающих соответствующий  стаж документов, указывается в  днях, месяцах, годах.

8. Состояние  в браке 

9. В  составе семьи указываются только  члены семьи с указанием степени  родства.

10. Паспортные  данные указываются в точном  соответствии с паспортом.

11. Место  жительство (по паспорту) указывается  на основании паспорта, фактическое  – со слов работника. Код  места жительства определяется  по ОКАТО.

Документами, на основании которых заполняется  раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

·   военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

·   удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Наиболее  важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения  трудового договора (увольнения)».

Записи  в этих разделах производятся на основании  приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).

Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового  стажа работника.

В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и  должны соответствовать записям  в трудовой книжке, повторяя дату, номер  приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется  подпись работника о том, что  он ознакомлен с записью, сделанной  в его трудовой книжке.

Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения  трудового договора (увольнения)»  заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений  с работником. Основанием прекращения  трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой  увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника  кадровой службы и работника.

Данные  о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании  документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих  из отдела подготовки кадров.

При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить  государственные награды, присвоенные  почетные звания.

В разделе VIII. «Отпуск» ведется учет всех видов  отпусков, предоставляемых работнику  в период работы у данного работодателя. Основанием для внесения записей  являются приказы о предоставлении отпусков.

В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право  в соответствии с законодательством.

В разделе  «Дополнительные сведения» свободные  строки могут заполняться данными  по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).

Личные  карточки уволенных сотрудников  формируют в самостоятельное  дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

46. Состав документов  кадровой службы, подлежащих сдаче  в архив. 

Подготовка  дел к архивному хранению:

- формирование  дел в службе кадров;

- экспертиза  ценности дел службы кадров;

- оформление  дел в службе кадров;

- описание  и уничтожение дел в службе  кадров;

- обеспечение  сохранности дел;

- передача  дел в архив организации. 

Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел в службе кадров.

Требования  при формировании дел:

• Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в отдельные дела;
• Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Группировка отдельных видов кадровых документов:

• Распорядительные документы в службе группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
• Положение о службе кадров, должностные инструкции;
• Переписка группируется за период календарного года;
• Приказы по основной деятельности отдельно от приказов по кадрам;
• Приказы по кадрам в деле с установленными сроками хранения;
• Документы в личных делах в хронологическом порядке по мере их поступления;
• Лицевые счета по зарплате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке  по фамилиям.

К документам  по личному составу, имеющим долговременный срок хранения,  относятся:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки.

Оформление  трудовой книжки работнику, принятому  на работу впервые, осуществляется работодателем  в присутствии работника не позднее  недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

      а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

      б) образование, профессия, специальность  - на основании документов об  образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний (при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при  увольнении - в день увольнения и  должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без  каких-либо сокращений и имеют в  пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью  о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца  под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи  в трудовую книжку о причинах прекращения  трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового  кодекса Российской Федерации или  иного федерального закона.

При прекращении  трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового  кодекса Российской Федерации (за исключением  случаев расторжения трудового  договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим  от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового  договора) со ссылкой на соответствующий  пункт указанной статьи.

При расторжении  трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового  договора) со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 81 Трудового кодекса  Российской Федерации.

При прекращении  трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт  статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

 При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении  трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность  он лишен права занимать (какой  деятельностью лишен права заниматься).

Сведения  о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника  вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих  документов запись:

      а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (подпункт дополнен постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2004 года N 51);

      б) о времени обучения на  курсах и в школах по повышению  квалификации, по переквалификации  и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

      а) о награждении государственными  наградами, в том числе о  присвоении государственных почетных  званий, на основании соответствующих  указов и иных решений;

      б) о награждении почетными  грамотами, присвоении званий  и награждении нагрудными знаками,  значками, дипломами, почетными грамотами,  производимом организациями;

      в) о других видах поощрения,  предусмотренных законодательством  Российской Федерации, а также  коллективными договорами, правилами  внутреннего трудового распорядка  организации, уставами и положениями  о дисциплине.

Записи  о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых  на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника  производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении  фамилии, имени, отчества и других документов

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление  ее производится по месту работы, где  была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту  работы на основании официального документа  работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику  при его обращении необходимую  помощь.

Исправленные  сведения должны полностью соответствовать  документу, на основании которого они  были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его  фактически выполнявшейся работе исправление  сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в  трудовой книжке.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания  их недействительными и внесения правильных записей.

В таком  же порядке производится изменение  записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. 

В 43. Ведение учетных  журналов в кадровой службе.

Во всех организациях, независимо от формы  их собственности, ведется ( образуется) обязательный (типовой ) состав документов по личному составу ( срок хранения до 75-ти лет ) на основании которого выдаются справки социально-правового характера ( о стаже работы, размере заработной платы, льготах и так далее ).

Наряду  с этим, в организации должны вестись  журналы учёта и контроля документов кадровой службы организации.

Ведение данных журналов производится для:

- контроля  ( регистрации) наличия и движения кадровых документов ;

- оптимизации  внутреннего и внешнего документооборота  кадровой службы ;

- придания  документам кадровой службы юридической  силы 

Характер  и количество учётных журналов (книг) определяется спецификой деятельности конкретной организации. Вместе с тем, в любой организации независимо от ёе размеров и области деятельности должен обязательно вестись конкретный состав учётных журналов, определяемый требованиями действующего законодательства.

К обязательным для ведения учётным журналам кадровой службы организации относятся  приведенные ниже журналы:

- Журнал  учета приказов по личному  составу

- Книга  учета трудовых >договоров, изменений  и дополнений к ним

- Журнал  учета личных карточек по форме  Т-2

- Книга  учета движения >трудовых книжек  и вкладышей к ним

- Журнал  ознакомления с инструкцией (прохождения  инструктажа) по охране труда

- Приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых  книжек и вкла>дышей к ним

- Журнал  учета мероприятий по контролю

- Журнал  учета командировок

- Журнал  учета командировочных удостоверений

- Журнал  учета отпусков

Для выполнения требований архивной службы ( Росархива ), в части касающейся сроков хранения учётных журналов (книг) и при формировании указанных выше журналов необходимо соблюдать следующие требования:

- Все  страницы журналов должны быть  пронумерованы и прошиты;

- Журналы  должен быть переплетёны и  заключёны в твёрдую обложку  с клеевым переплётом;

- В конце  журналов должен быть вшит (вклеен) листок – заверитель, заверяющий  количество пронумерованных страниц 

Следует помнить, что все документы ведущиеся  в организации ( в том числе и кадровые ) приобретает юридическую силу только после их регистрации в соответствующих учётных журналах.

Отсутствие  регистрации документов приводит к  тому что в последующим будет сложно (а иногда и невозможно) подтвердить сам факт создания, утверждения и подписания документов в то время, когда они должны были быть оформлены.

Для придания юридической силы документам, соответствующие  учётные журналы должны быть:

- удостоверены  печатью юридического лица и  подписью руководителя организации  (за исключением Книги учета  движения трудовых книжек и  вкладышей к ним и Приходно-расходной  книги по учету бланков трудовых  книжек и вкладышей к ним,  которые должна быть удостоверены  сургучной печатью, согласно Постановлению  № 225 от 16.04.2003 г. п. 41).

Форма и учётные показатели, отражаемые в перечисленных выше журналах (книгах), кроме Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и  Приходно-расходной книги по учету  бланков трудовых книжек и вкладышей  к ним определяются кадровой службой  самой организации, в виду того, что  унифицированных форм по ведению  данных журналов нет.

Примерную форму того или иного учётного журнала (книги) можно увидеть при  наведении и клике курсора  на соответствующее наименование журнала  в таблице. 

В-11.Обязательные документы.

Пакет кадровых документов можно подразделить на два блока: обязательные и факультативные.  
Обязательные:  
1. Штатное расписание;  
2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу;  
3. Трудовой договор (с должностной инструкцией);  
4. Правила трудового распорядка;  
5. Трудовая книжка;  
6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них;  
7. График отпусков;  
8. Положение об оплате труда;  
9. Положение о премировании;  
10. Табели учета рабочего времени;  
11. Положение о защите персональных данных работников;  
12. Личная карточка сотрудника.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

17. Правила внутреннего  трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка – это документ, который обязательно  должен иметься в организации  и с которым обязательно нужно  знакомить под расписку каждого  нового сотрудника. Ведь в большинстве  случаев качество работы персонала  напрямую зависит от подчинения трудовому  распорядку организации. Порядок приема и увольнения работников, их права и обязанности, режим труда и отдыха, наказания и поощрения - вот перечень основных вопросов, которые должны быть четко определены в правилах внутреннего трудового распорядка (правилах ВТР) любой организации. 
Дело в том, что в статье 189 кодекса прямо сказано: трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. По смыслу этой статьи получается, что правила - обязательный локальный акт работодателя. Его отсутствие может повлечь за собой для руководителя организации (или уполномоченных им лиц) серьезные последствия в виде штрафов Рострудинспекции, конфликтов в коллективе и судебных тяжб с работниками.

Прежде  всего определим структуру и содержание правил ВТР. Как мы уже говорили, в них нужно отразить специфику организации и зафиксировать как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы. Например, если в вашей организации есть сотрудники, работающие в ненормированном режиме, в правила нужно будет включить перечень должностей с ненормированным рабочим днем и оговорить условия, при которых работники будут трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Для сменщиков в правилах предусматриваются графики сменности, указывается количество и продолжительность смен, время начала и окончания каждой смены и т. п. Даже такие, казалось бы, элементарные сведения, как время начала и окончания рабочего дня и продолжительность обеденного перерыва, обязательно должны быть закреплены в правилах.

В текст  рекомендуется включать следующие  разделы:

1) Общие  положения;

2) Основные права и обязанности работодателя;

3) Основные  права и обязанности работников;

4) Порядок  приема, перевода и увольнения  работников;

5) Режим  рабочего времени и отдыха;

6) поощрения  за успехи в работе;

7) ответственность  за нарушение трудовой дисциплины; 

44. Виды учетных документов.

Группа  учетной документации выполняет  функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и  последующей обработке необходимых  сведений по составу и движению кадров.

С точки  зрения последовательности регистрации  и накопления учетных данных о  работниках в составе учетной  документации можно выделить две  подгруппы:

1) первичные  учетные документы;

2) вторичные  учетные документы. 

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному  листку по учету кадров.

Личное  дело.

Личное  дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и  иные сведения, связанные с его  трудовой деятельностью. Личное дело не является обязательным в составе  кадровой документации.

Личный  листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

1. обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;
2. обеспечение оперативного хранения кадровых документов;
3. обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Личная  карточка работника.

Личная  карточка (форма №Т-2) заполняется  на работников всех категорий, включая  временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету  личного состава.

Документация  по учету рабочего времени.

Группа  документации по учету рабочего времени  и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета  рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Порядок оформления  документов при  приеме на работу 

При приеме на работу сотрудник кадровой службы, помимо письменного заявления работника  о приме на работу обязан потребовать  предъявления следующих документов (ст. 65 ТК РФ): паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; 
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. 
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, предусматривается необходимость предъявления дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных законодательством РФ.  
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.  
Обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ. Поэтому работодатель вправе потребовать предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья.  
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя — как правило, в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В случае, если прием на работу был оформлен приказом работодателя, но письменный трудовой договор по каким-либо причинам не заключался, оформить возникшие трудовые отношения письменно работодатель может только с согласия работника. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому в каждом случае она определяется произвольно.

Письменная форма  трудового договора не исключает  издания приказа о приеме работника  на работу (ст. 68 ТК РФ). Преимущество письменной формы договора заключается в  том, что все условия трудового  договора, права и обязанности  сторон фиксируются в едином акте, обязательном как для работника, так и для работодателя.

Условие об испытании  должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия  об испытании означает, что работник принят без испытания. Работнику, принятому  на работу без испытания, испытательный  срок не устанавливается.

Таким образом, процедура приема на работу предусматривает  следующую последовательность действий. 
1. Будущий работник составляет в письменной форме заявление на имя руководителя организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление. При этом он предъявляет необходимые документы, предусмотренные ТК РФ. Лицо, уполномоченное осуществлять прием работников, пишет на заявлении гражданина «В приказ», ставит дату и подписывается. 
2. С работником заключается письменный трудовой договор, который подписывается работником и работодателем (директором, начальником отдела кадров и т. п.). 
3. Прием на работу оформляется приказом (форма № Т-1а), изданным на основании заключенного трудового договора, и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу — это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор. 
4. Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении). 
При приеме на работу кадровик обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Кроме того, работник должен быть ознакомлен с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями, должностной инструкцией. С новым работником должен быть проведен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной безопасности и другим правилам по охране труда. Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т. д. должны регулироваться условиями коллективного договора и другими локальными актами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

14. Основные права  и обязанности  работодателя.

Работодатель  имеет право:

1. заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
2. вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;
3. поощрять работников за добросовестный эффективный труд;
4. требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;
5. привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
6. принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
7. создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них..

Работодатель  обязан:

1. соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;
2. предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором;
3. обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда;
4. обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей;
5. обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности;
6. выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с настоящим Кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами;
7. вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном настоящим Кодексом;
8. предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением;
9. знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
10. своевременно выполнять предписания федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
11. рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по устранению выявленных нарушений и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям;
12. создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором формах;
13. обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей;
14. осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном ФЗ;
15. возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нпа РФ;
16. исполнять иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

26 Оформление отпусков.

Порядок оформления отпусков одинаков для всех видов отпусков.  
    После поступления заявления от работника и соответствующей справки, подтверждающей основание отпуска (в случае необходимости), во всех вышеизложенных случаях предоставления отпусков оформляется первичная учетная документация, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".  
    Порядок оформления отпусков предписывает, что при предоставлении отпуска (или его части) работнику должны быть оформлены "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" (форма N Т-6) (приложение 13 - не приводится), а также "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (форма N Т-60) (приложение 14 - не приводится). Если в один из дней отпуск предоставляется группе работников, оформление по каждому из них формы N Т-6 может быть заменено оформлением единого документа по форме N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам".  
    Приказы по форме N Т-6 и (или) Т-6а составляются работниками кадровой службы или иными уполномоченными лицами организации, подписываются руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и в обязательном порядке объявляются под роспись работнику.  
    Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный графиком документооборота организации, и на его основании производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы N Т-60.  
    Учитывая положения ст. 136 ТК РФ о выплате среднего заработка за отпуск не позднее чем за три дня до его начала, при оформлении графика документооборота рекомендуется предусматривать оформление приказов и передачу их в бухгалтерию не позднее чем за 4 - 5 рабочих дней до его начала. Соответственно, записка-расчет по форме N Т-60 должна быть оформлена не позднее дня выплаты среднего заработка.  
    Порядок оформления отпусков определяет, что все приказы о предоставлении отпусков должны регистрироваться в журнале регистрации приказов о предоставлении отпуска.  
    Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, закреплен печатью организации и росписью руководителя организации.  
    Роспись об ознакомлении с приказом об отпуске работник может поставить в самом приказе (для этого в унифицированной форме предусмотрена соответствующая графа) или же в журнале регистрации приказов о предоставлении отпуска в графе "Примечание". 

В-3 Законод. И нормативно-метод.акты, регулирующие деят-ть сл.кадров. 
 Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты). 
Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. постановления и распоряжения Правительства РФ, ФОИВ (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы доу на федеральном уровне;
3. ГСДОУ (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
4. правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. государственные стандарты на документацию;
7. унифицированные системы документации;
8. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основу  гражданского законодательства составляет Гражданский  кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г.  Гражданский кодекс РФ  устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду  с Гражданским кодексом РФ отдельные  стороны работы с информацией  и документацией регулируются  специальными федеральными законами. 
Закон Российской Федерации "О техническом регулировании" от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О  государственной  тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485-1

В Федеральном  законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете»

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист  должен знать положения:

1. Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
2. Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
3. других нормативных правовых документов.

ГОСТ  Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Общероссийские  классификаторы документации.

Классификаторы  технико-экономической  и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее  время действуют 37 общероссийских и  продолжающих действовать общесоюзных  классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и  нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению  составляют Единую систему классификации  и кодирования технико-экономической  и социальной информации.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский  классификатор стандартов (ОКС) 
Общероссийский классификатор продукции (ОКП) 
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) 
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский  классификатор предприятий и  организаций (ОКПО) 
Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства ( ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)  
Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский  классификатор специальностей по образованию (ОКСО) 
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного  обеспечения управления.

Наиболее  полным межотраслевым документом по организации документационного  обеспечения управления является изданная в 1990 г.  Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная  цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и  повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий  для применения технических средств  и современных технологий сбора, обработки  и анализа информации.

Основные  положения ГСДОУ охватывают вопросы  документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации  работы с документами, организации  службы документационного обеспечения  управления.

В-35 организация контроля исполнения кадровых документов.

Контроль  за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций  управления, целью которой является содействие своевр. и качеств. исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль  за сид осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 закреплено след. определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

Осн. задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

отслеживание  хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. 

Контроль  за сид включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку  документов на контроль; проверку своевременности  доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. 
 
 

 
В-34 .Номенклатура дел

Совершенствование работы управл. аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хр. документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел  – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Простейшей  классификацией документов является группировка  их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 " дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура  дел является документом многоцелевого  назначения:

предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения  документов после их исполнения в  дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации; содержит информацию о ср. хр. документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание ср. хр. документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является  основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным  документом в делопроизводстве; используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки. 

Номенклатура  дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она  должна охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности.

Говоря  о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур  дел:

типовая номенклатура дел;

примерная номенклатура дел;

индивидуальная  номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает  состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная НД устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит  рекомендательный характер.  Обычно типовые и примерные НДразрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
В-21.Виды, порядок  составления и  утвержд., основн.реквизиты трудового договора.

Трудовой  договор – это соглашение между  работодателем и сотрудником. В  соответствии с ним работодатель должен предоставить сотруднику работу по конкретной трудовой функции, обеспечить ему условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать  зарплату. Сотрудник, в свою очередь, обязуется лично выполнять определенную договором трудовую функцию и  соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка, действующие  у работодателя (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор может заключаться как  на определенный срок (ст. 58, 59 ТК РФ), так  и без указания срока действия.

Трудовой  договор имеет четкую структуру  и должен включать в себя вводную  часть И оьязательные условия. Кроме обязательных условий, стороны могут включить в договор и дополнительные условия.Обычно трудовой договор состоит: 
- преамбула;  
- раздел 1 «Предмет договора» (общая характеристика договора);  
- раздел 2 «Обязательные условия договора»;  
- раздел 3 «Дополнительные условия договора»;  
- раздел 4 «Заключительные положения договора»;  
- раздел 5 «Адреса и реквизиты сторон».

Под содержанием  трудового договора следует понимать совокупность условий, на которых он заключается. В трудовом договоре указываются:

- фамилия,  имя, отчество работника и наименование  работодателя (фамилия, имя, отчество  работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;

- сведения  о документах, удостоверяющих личность  работника и работодателя - физического  лица;

- идентификационный  номер налогоплательщика (для  работодателей, за исключением  работодателей - физических лиц,  не являющихся индивидуальными  предпринимателями);

- сведения  о представителе работодателя, подписавшем  трудовой договор, и основание,  в силу которого он наделен  соответствующими полномочиями;

- место  и дата заключения трудового  договора.

Существ. Условиями тр.дог.явл.:

- место  работы;

- трудовая  функция;

- дата  начала работы, а если заключается  срочный трудовой договор, - также  срок его действия и причины,  послужившие основанием для заключения  срочного трудового договора;

- условия  оплаты труда (в том числе  размер тарифной ставки или  оклада (должностного оклада) работника,  доплаты, надбавки и поощрительные  выплаты);

- режим  рабочего времени и времени  отдыха (если для данного работника  он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- компенсации  за тяжелую работу и работу  с вредными и (или) опасными  условиями труда, если работник  принимается на работу в соответствующих  условиях, с указанием характеристик  условий труда на рабочем месте;

- условия,  определяющие в необходимых случаях  характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условие  об обязательном социальном страховании  работника в соответствии с  ТК РФ и иными федеральными  законами;

- другие  условия в случаях, предусмотренных  трудовым законодательством и  иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права.

Основные  виды тр.дог.:срочный, тд с руководителем орг-ии, с врем.раб-ом, с сезон.раб-ом, сос совместителем, тд, заключённый с работателем ФЛ

Трудовой  договор вступает в силу со дня  его подписания работником и работодателем. Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного  трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий  день после вступления договора в  силу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

12. Разработка инструкции  по кадровому делопроизводству.

Инструкция  по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность  их оформления и порядок прохождения  внутри организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для  выполнения того или иного кадрового  действия. Все это снижает временные  затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий  со стороны трудовой инспекции.

Еще одна ценность инструкции в том, что при  ее разработке учитывается специфика  организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной  структурой и численностью сотрудников  фирмы, но и особенностями кадрового  делопроизводства. Закрепив особенности  оформления кадровых документов в локальном  акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие  в кадровую службу, смогут быстро разобраться  в нюансах работы в вашей организации.

Инструкция  по кадровому делопроизводству состоит  из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел  «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления (см. перечень ниже). Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил.

Основные  нормативно-правовые акты, на основании  которых разрабатывается  инструкция по кадровому  делопроизводству:

Порядок применения унифицированных форм первичной  учетной документации (утвержден  постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20)

·  Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

·  Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225)

·  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.)

·  Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

·  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536)

·  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)

·  Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Тематические  разделы. Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому логично составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.

Приложения. В приложения к инструкции по кадровому делопроизводству включите необходимый справочно-иллюстративный материал: приведите образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Наглядно покажите требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам. Кроме того, в приложения можно включить графики документооборота.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

В-9.Должностные  инструкции

Документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащим основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных  операций и установления взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностные инструкции в мировой управленческой практике рассматриваются как действенное  средство управления, предназначенное  для решения организационных, регламентирующих и регулирующих задач. Кроме того, должностные инструкции помогают руководителю объективно оценивать деятельность каждого работника, мотивированно  применять меры воздействия.

При разработке должностных инструкций важнейшее  значение имеет соблюдение общепринятых юридических норм, установленных  требований к структуре, тексту и  оформлению. Среди действующих общегосударственных  нормативных документов следует  прежде всего назвать ГОСТ Р 6.30-2003, в котором содержатся общие требования к оформлению организационных документов.

Должностные инструкции оформляют с указанием  реквизитов, обязательных для бланка, предназначенного для всех внутренних документов: наименования организации, наименования документа, даты и места  его подготовки.

Формуляр  должностной инструкции и структура  текста унифицированы. Структура текста должностной инструкции предусматривает  следующие разделы: “Общая часть” (“Общие положения”), “Основные задачи и функции”, “Должностные обязанности”, “Права”, “Ответственность”, “Взаимоотношения (связи по должности)”. Их содержание излагается отдельными пунктами, которые  нумеруются арабскими цифрами в  пределах каждого раздела.

Разрабатывает должностные инструкции руководитель кадровой службы, он же подписывает  этот документ. Утверждает инструкции руководитель организации. При необходимости  должностные инструкции могут быть согласованы с юридической службой  или другими структурными подразделениями.

Каждый  работник должен быть ознакомлен с  должностной инструкцией под  расписку. Ее располагают на последнем  листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования.

Источники:Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.Вторым источником при составлении должностных инструкций являются типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Положение о кадровой службе. Оно регламентирует задачи и функции, устанавливает их распределение между работниками кадровой службы, определяет содержание, характер и порядок деятельности каждого из них исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

Положение и должностные инструкции – взаимосвязанные  и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций службы в целом, устанавливаются исходя из распределения комплекса функций, выполняемых кадровой службой, между ее работниками.

В-32. Правила хранения трудов.книжек в орг-ии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках".

VI. Учет и хранение  трудовых книжек  
40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся: 
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; 
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. 
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. 
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. 
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. 
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. 
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. 
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. 
43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.