Делопроизводство

Делопроизводство

  1.АҚПАРАТТЫҚ-АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚҰЖАТТАР

  Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық-анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау және бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.

  Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылық-бұйрықтық сипаттағы құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетті орындауға қозғау салғанымен, мәлімет ретінде ғана қабылданады. 

  ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

  К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и  объяснительные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными  для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к  сведению. 

  2. Қызметтiк құжаттардың құрастыруы басқару аппаратының қызметкерлерiнiң жұмыс уақытының едәуiр бөлiгiнде орналасады және үлкен күштер талап етедi. Ең алдымен бағалы құжаты сұрақ жарықтандырылатын құжатта жақсы бiлу және жеткiлiктi мәлiметпен бiлуi керек құрау үшiн. Келесi ережелермен құжаттың құрастыруына кiрiсе негiзге алады. Бiрiншiден, құжаттың орындылық, мақсаты және мәселелер ауқымы, жататын шешулердi анықтайды. Бұл мәтiннiң мазмұндамасының стиль және сипат көпшiлiгiнде анықтайтын құжаттың түрiнiң басқару шешiмнiң бекiтуi, оның формасы үшiн таңдауға дұрыс мүмкiндiк бередi. Екiншiден үкiметтiң шешiмi, мұндай түрдiң мәселенiң шешiмiнiң рет реттейтiн мекемелiк нормативтiк актiлер заң акттерi талқылану керек. Егер тәрiздес мәселе тұңғыш рет құрастырушымен ұйғарылса құжат даярлайтын кәсiби бiлiм көрсететiн сонымен бас кезең әсiресе. Бiлiм заң шығару - нормативтiк актiлер сәйкестiкпен қамтамасыз етедi мәселенiң шешiмi, сауаттылық оның қойылуы үшiн осы мекеменi құзыр, адресаттың дұрыс таңдауы құжаттың мазмұныды. 

      Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников  управленческого аппарата и требует  больших усилий. Чтобы составить  полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

      Приступая к составлению документа, руководствуются  следующими правилами.

      Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа  и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать  для фиксации управленческого решения  вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения  текста.

      Во-вторых, необходимо изучить законодательные  акты, решения правительства, ведомственные  нормативные акты, регулирующие порядок  решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку. 

  3. ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЛЫҚТАР 

  Лауазымдық  нұсқаулық – кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында даулар, қақтығыстар пайда болған жағдайда қажет. Қызметкермен еңбек келісімшарты лауазымдық нұсқаулық негізінде жасалады.

  Лауазымдық  нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның директоры бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер кәсіпорын директорының бұйрығымен жүзеге асырылады.

  1. Жалпы  ережелер

  1.1. Хатшы-референттер кәсіпорын мамандарының  санатына жатады, оларды жұмысқа  директор қабылдайды және шығарады.

  1.2. Хатшы-референттердің негізгі міндеттері  басқару қызметін ұйымдық және  құжаттамалық қамтамасыз ету  болып табылады.

  1.3. Хатшы-референт тікелей кәсіпорынның директорына бағынады.

  1.4. Өз қызметінде хатшы-референт мына құжаттарды басшылыққа алады:

  - Қазақстан Республикасының заң  актілері;

  - кәсіпорын жарғысы;

   - «Қызметкерлер туралы» ереже;

  - кәсіпорын басшысының бұйрықтары (өкімдері);

  - ісқағаздарын жүргізуді ұйымдастыру  жөніндегі нормативтік-әдістемелік материалдар;

  - осы лауазымдық нұсқаулық.

  1.5. Хатшы-референт лауазымына жоғары немесе арнаулы орта білімі бар және 1 жыл еңбек өтілі бар немесе еңбек өтілі жоқ, бірақ хатшы-референттердің курсынан өткен тұлғалар тағайындалады.

  1.6. Хатшы-референт төмендегі мәселелерді білуі керек:

  - құжаттармен жұмыс, құжаттамаларды  жинақтап құрастыру;

  - басқару жұмысын ұйымдастыру;

  - есептеу және ұйымдастыру техникаларын қолдана білу;

  - қызметтік құжаттамаларды коммерциялық  әріптестердің тіліне аудару;

  - еңбек мәдениеті және қызмет әдебі;

  - еңбекті қорғау, қауіпсіздік және өртке қарсы қорғаныс техникасы. 

  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Должностная инструкция – документ, в котором  определяются функции, права и обязанности  сотрудника предприятия. Должностная  инструкция необходима в случае возникновения  споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной  инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия. 

  1. Общие положения

  1.1. Секретарь-референт относится к  категории специалистов предприятия,  принимается и увольняется директором.

  1.2. Основными задачами секретаря-референта  являются организационное и документационное  обеспечение управленческой деятельности.

  1.3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно директору предприятия.

  1.4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

  - законодательными актами Республики  Казахстан;

  - уставом предприятия;

  - положением «О персонале»;

  - приказами (указаниями) руководителя  предприятия;

  - нормативно-методическими материалами  по организации делопроизводства;

  - настоящей должностной инструкцией.

  1.5. На должность секретаря-референта  назначаются лица с высшим,  средним специальным образованием, стажем работы не менее 1 года  или без стажа, но при условии  прохождения обучения на курсах  секретарей-референтов.

  1.6. Секретарь-референт должен владеть  вопросами:

  - работы с документами, составления  документации;

  - организации управленческого труда;

  - применение средств вычислительной  и организационной техники;

  - перевода служебной документации  на иностранный язык коммерческого  партнера;

  - культуры труда и служебной  этики;

  - охраны труда, техники безопасности  и противопожарной защиты. 

  4. Заңды тұлғаның қызметi үшiн негiздiң бұл құжаттар, қызметшiлерi құрылтай құжаттары. Мұндай құжаттардың құрамы құрылған заңды тұлғаның ұйымдастыру - заңға сүйенген формасынан тәуелдi болады. 

  Заңды тұлғаның құрылтай құжаттарында заңды  тұлғаның аты, оның (бейресми атау - заңды  мекенжай) табылуын орын анықталуы  керек, заңды тұлғаның қызметiн басқаруды  рет, сонымен бiрге тиiстi түрдiң  үшiн заң ескерiлген заңды тұлғаларының басқа мәлiметтерiнде болу. Зат  және заңды тұлғаның қызметiнiң мақсаттары болу анықталған тиiстi коммерциялық ұйымдар  тағы басқалар заң ескерiлген жағдайлардағы  коммерциялық емес ұйымдар және бiртұтас кәсiпорындардың құрылтай құжаттарында тиiстi. Зат және коммерциялық ұйымның  қызметiнiң нақтылы мақсаттары құрылтай құжаты және заң бойынша бұл сөзсiз  болып табылмағанда жағдайлардағы  ескерiле алады. 

  Учредительные документы — это документы, служащие основанием для деятельности юридического лица. Состав таких документов зависит  от организационно-правовой формы  создаваемого юридического лица. 

  В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения (неофициальное название - «юридический адрес»), порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций, должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

   5.

  6.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    
 
 
 
 

  7. Демек, жарғы заңды тұлға негiзде жұмыс iстеген құжат құрылтай құжаты болады.

  Жарғы оның (қатысушылармен ) құрылтайшыларымен  бекидi, құрылтайшылармен болатыны құрылтай келiсiм шартқа қарағанда. Жарғының бiр құрылтайшы жасалған заңды тұлғалары  үшiн сонымен бiрге жалғыз құрылтай құжаты болып табылады. Сонымен қатар  кез келген басқа құрылтай құжаттарында, жарғыда заңды тұлғаның аты, оның табылуын орын, заңды тұлғаның қызметiн  басқаруды рет анықталуы керек, сонымен бiрге тиiстi түрдiң үшiн  заң ескерiлген заңды тұлғаларының басқа мәлiметтерiнде болу. 

  Устав представляет собой учредительный  документ, то есть документ, на основании  которого действует юридическое  лицо. Устав утверждается его учредителями (участниками), в отличие от учредительного договора, который учредителями заключается. При этом для юридических лиц, созданных одним учредителем, Устав является единственным учредительным документом. Как и в любом другом учредительном документе, в Уставе должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

  8. 3. Қызметкердің құқықтары мен міндеттері

  3.1. ________ қаласы ___________ ауданы көріктендіру  және құрылыс бөлімі туралы  Ережеге сәйкес атқаратын лауазымы  бойынша Қызметкердің төмендегідей  құқықтары мен міндеттемелері  болады:

  3.2 Қазақстан Республикасының Конституциясы мен заңнамаларын сақтауға міндетті.

  3.3. Азаматтар мен заңды тұлғалардың құқығын, еркіндігін және заңды мүдделерін сақтауға және қорғауға, азаматтардың өтініштерін заңнамада белгіленген тәртіпте және мерзімде қарап, олар жөнінде қажетті шаралар қабылдауға міндетті.

  3.4. Құзіретін өзіне берілген құқықтың шегінде және лауазымдық міндеттемелеріне сәйкес жүзеге асыруға міндетті.

  3.5. Қызметкер еңбек туралы заңнамада бекітілген тәртіпте осы Еңбек шартын өзгертуге және бұзуға құқылы.

  3.6. Істеген бірдей еңбегі үшін тең құқығынан ешқандай айырусыз тең жалақы алуға құқылы.