Основание:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ________________________                                   УТВЕРЖДАЮ

(наименование общества)                         Генеральный директор

                                              ______________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                                             "___" _________ ____ г.

"__" _______ ____ г.

N ________________

                                     1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

          1.1.  Секретарь-референт  относится   к  категории  специалистов  предприятия, принимается и увольняется директором.

          1.2.  Основными  задачами  секретаря-референта   являются  организационные  и документационное обеспечение управленческой деятельности.

          1.3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно директору предприятия.

          1.4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

          - законодательными актами ;

          - Уставом предприятия;

          - Положением о функциональных  службах предприятия;

          - приказами (указаниями) руководства  предприятия;

          - нормативно-методическими материалами  по организации делопроизводства;

          - настоящей должностной инструкцией.

          1.5. На должность секретаря-референта назначаются  лица  с  высшим,  средним специальным  образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но  при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

          1.6. Секретарь-референт должен владеть  вопросами:

          - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

          - организации работы с документами,  составления документации;

          - организации управленческого труда;

          - применение средств вычислительной  и организационной техники;

          -  перевода   служебной   документации  на  иностранный язык  коммерческого партнера;

          - культуры труда и служебной  этики;

          - охраны труда, техники безопасности  и противопожарной защиты.

                                         2. ФУНКЦИИ

          На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

          2.1. Информационно-справочное обслуживание  по документам предприятия.

          2.2. Методическое руководство   и контроль за организацией  делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

          2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

          2.4. Оперативно-организационное обслуживание  руководства.

          2.5. Ведение о оформление кадровой  документации и учета (в случае  отсутствия инспектора по персоналу).

                                 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

          Секретарь-референт должен:

          3.1. Осуществлять подготовку необходимых  документов, обеспечивать финансово- хозяйственную деятельность предприятия.

          3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

          3.3.   Контролировать   качество   подготовки,   правильность   составления, согласования,  утверждения  документов,  представляемых на  подпись  руководству предприятия.

          3.4. Осуществлять контроль исполнения  документов  и поручении руководства, принимать  оперативные  меры,  направленные на своевременное и  качественное  их исполнение.

          3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения  их до непосредственных   исполнителей.   Проводить    анализ   справок   и   докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

          3.6.  Осуществлять  оперативную   связь  со  сторонними   организациями  (как коммерческими,  так  и государственными)  и отдельными гражданами  по  вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

          3.7. Вести прием посетителей.

          3.8. Выполнять работу по документационному  обеспечению кадровой деятельности предприятия:

          - оформление приказов по личному составу;

          - оформление личных карточек  формы _____ или личных дел;

          - оформление трудовых книжек;

          - оформление и ведение трудовых  контрактов (договоров);

          - оформление командировочных документов;

          - оформление листов нетрудоспособности;

          - ведение табеля учета рабочего  времени;

          - выдача справок о трудовом  стаже и зарплате.

          3.9. Обеспечивать выполнение машинописных  и копировально-множительных работ.

          3.10.   Использовать  ПЭВМ  как   средство  автоматизации   документационного обеспечения предприятия.

          3.11. Проводить  ежегодный  отбор   документов  на  архивное  хранение  или на уничтожение.

          3.12.  Выполнять  отдельные   поручения  руководства  по  профилю  финансово- хозяйственной деятельности предприятия.

                                          4. ПРАВА

          Секретарь-референт имеет право:

          4.1.  Запрашивать  от  функциональных  служб  необходимые материалы,  а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

          4.2. Рассматривать документы и направлять их на  исполнение  руководителям и специалистам предприятия.

          4.3.  Требовать  от  исполнителей  доработки  документов,  подготовленных  с нарушением  установленных  правил  их  составления  и оформления (____________), международных правил оформления документов (ISO).

          4.4  Визировать  документы  управленческой  деятельности   в   рамках  своей компетенции.

          4.5.   Вносить   на   рассмотрение   руководства  предложения   по  улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

          4.6. Требовать от руководства создания  нормальных  условий  для   выполнения служебных   обязанностей   и   сохранности   всех   документов,  образующихся  в деятельности предприятия.

          4.7. Работать с документами, имеющих  гриф "КТ" или "Конфиденциально".

          4.8. Принимать решения в пределах  своей компетенции.

          4.9.  Взаимодействовать  со  всеми  службами (сотрудниками)  предприятия  по вопросам проверки исполнения документов и  представления  необходимой информации руководству.

                                     5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

          Секретарь-референт несет ответственность  за:

          5.1.   Качество   документов,   предоставляемых   на   подпись   руководству предприятия.

          5.2. Небрежное, халатное отношение  к регистрации и ведению документов.

          5.3.   Сохранность   документации,   разглашение   сведений,   имеющих   гриф "Конфиденциально" или "КТ".

          5.4.   Нечеткое   и  несвоевременное  выполнение  должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

    Генеральный директор

                         ________________  _______________________

                             (подпись)          (Фамилия, и.о.)

    Юрисконсульт

                         ________________  _______________________

                             (подпись)          (Фамилия, и.о.)

    "___" _________ ____ г.

4 Ситуация

      ТЕЛЕФОНОГРАММА  Председателю совета

      31.03.2011 №10

      11.45 351801

      г. Ульяновск

      Ульяновско обл.