Организация работы с документами

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Филиал ВЗФЭИ в г. Липецке. 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по

дисциплине:

«Организация  делопроизводства и  персональный менеджмент». 

На тему: «Организация работы с документами». 

Вариант 10 
 
 
 

                                                    Выполнил:

                                                      Специальность: 

                                                                         № зачетной книжки:                                                                                            Проверил:  
 
 
 
 
 

Липецк 2010 

1. Структура и функции служб  документационного  обеспечения управления.

 

    Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

    В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

- внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы);

- входящие (поступающие в организацию);

- исходящие  (отправляемые в другие организации).

    Каждая  из этих групп имеет свои особенности  обработки и прохождения.

    Документы распределяются в организации в  соответствии с функциями подразделений  и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.

    В соответствии с Единой государственной  системой документационного обеспечения управления функции организации делопроизводства в учреждении возлагаются на управление делами. В состав  управления делами могут входить: группа обработки входящих документов; группа обработки исходящих документов; группа контроля; экспедиция; копировально-множительное отделение; группа связи; архив.

    Структура и штаты управления делами утверждаются руководителем учреждения с учетом специфики предприятия  и объема работ. Основными функциями делопроизводственного  обслуживания являются:

• прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;
• оформление и отправка исходящих документов;
• изготовление и размножение документов;
• контроль за сроками исполнения;
• хранение документов;
• методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;
• повышение квалификации делопроизводственного персонала.

    По  характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три  группы: руководители, специалисты  и технические работники. К категории  руководителей относятся заведующий делопроизводственной службой и его заместители. К категории специалистов – помощники руководителя организации, инспектор, методист, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. К категории технических работников относятся: делопроизводитель, секретарь, экспедитор, курьер. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Обработка входящих документов.

 

    Входящие документы должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность. Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления поставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

    Затем входящие документы сортируются  на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания, сообщения о встречах.

    На  регистрируемых документах проставляется  регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковки. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота, используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недостаток – возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Журналы (карточки) включают следующие графы: номер документа, дата документа, внешняя организация, краткое содержание, исполнитель, подпись исполнителя, срок исполнения, отметка об исполнении, номер дела. Организация по своему усмотрению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.

    Входящие  документы проходят предварительную  обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

1. руководителям организации – для обязательного рассмотрения;
2. структурным подразделениям – для исполнения;

    Документы, которые исполняются несколькими  подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

    При предварительным рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

• вид документа;
• важность содержания документа;
• сложность и новизну поставленных вопросов;
• срочность исполнения документами.

    Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

    Остальные документы, не требующие принятия решения  на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения  или сразу исполнителям.

    Руководитель  организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

    Документ  с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у  него в работе до окончательного решения  вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе проставляется  отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

    На  документах, передаваемых в структурные  подразделения, в правом верхнем  углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Обработка исходящих документов.

 

    Исходящими  называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

• составление проекта документа исполнителем;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра документа в дело.

    Проект  документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными  должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного  документа на подпись исполнитель  должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

    При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

    - индекс документа, включающий  номер дела;

    - дата документа;

    - адресат;

    - краткое содержание или заголовок;

    - отметка об исполнении;

    - исполнитель.

    Экспедиционная  обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция – в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Внутренние  документы. Подготовка, исполнение и контроль.

 

    Внутренние  документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы: