Организация работы с документами

• составление проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание документа руководителем;
• регистрация.

    На  этапе исполнения работа с внутренними  документами организуется согласно правилам работы с входящими документами  и включает следующие этапы:

• передача документа исполнителю;
• контроль его исполнения;
• исполнение;
• проставление отметки об исполнении документа;
• подшивка исполненного документа в дело.

    Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

    Правильно оформленный проект документа согласовывается  с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями  и предоставляются на подпись  руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом и несет полную ответственность за работу по этому документу. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

    Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки  устанавливаются актами высших органов  государственной власти и управления – центральных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Для переноса срока исполнения по просьбе исполнителя необходимо наличие докладной записки на имя руководителя с указанием уважительных причин. Срок исполнения для большинства документов не должен превышать десяти дней.

    Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после выполнения задания  и сообщения результатов заинтересованным лицам.

    На  документе оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело». Такая  же отметка делается в журнале  регистрации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  литературы: 

1.  Андреева В.И.

          Делопроизводство: Практическое пособие - ИД "Управление                  

          персоналом", 2005. – 200 с.

2. Васильева И.Н., Желнинский Г.С.

Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – М.: Вузовский  учебник, 2004.- 272 с.

3. Кирсанова М.В.

    Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 

     2003. — 304 с.

4. Кузнецова Т.В.

     Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.:    

      ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.- 320с.

5. Сологуб О.П.

     Делопроизводство:  составление, редактирование и обработка

     документов: Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2007. – 152 с.