Организация работы с документами в офисе

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

КУРСКИЙ ФИЛИАЛ

 

Регистрационный номер

Факультет:  Экономический

Курс:   4

Шифр:   Мен.п.-2165

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Тема: В-5. «Организация работы с документами в офисе»

Дисциплина:  Управление офисом

Студент:   Казакова Юлия Юрьевна

Рецензент:  к.и.н. Терещенко Д.А.

Дата получения________________________

Дата возврата__________________________

Оценка_______________________________

Подпись преподавателя_________________

 

 

 

 

Курск 2013

Содержание

Введение

1. Организация работы с документами в офисе…………………………….4                                                         

1.1. Общие требования…………………………………………………….4                                                                                       

1.2.Организационные формы работы с документами………………5                                                       1.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства...7                        

2. Задачи и функции службы делопроизводства……………………… …..10                                                           

2.1. Должностной и численный состав службы делопроизводства…...11                                  

2.2.Нормативная регламентация службы делопроизводства…………13                                             2.3. Условия труда ……………………………………………………….15                                                                                                     

       3. Пример схемы документооборота предприятия………………………..17

Заключение……………………………………………………………………….21

Список литературы………………………………………………………………23                                                                                                         

 

Введение

 

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) – это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке  и хранении. От того, насколько правильно  составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении  ревизии  проверяют прежде всего  документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение  делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту  работу в фирме ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).

В первой главе  данной контрольной  работы  рассматривается  организация  работы с документами на предприятии, задачи и функции службы делопроизводства, нормативная регламентация службы делопроизводства, условия труда.

Во второй главе освещены проблемы совершенствования документооборота,  понятие «документооборот»,основные правила организации документооборота в учреждении,  приём, обработка  и распределение поступающих  документов, правила обработки исходящих  документов.

В третьей главе приведён пример делопроизводства на предприятии.

 

1 ОРГАНИЗАЦИЯ  СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОЗВОДСТВА

1.1 Общие требования.

 

В любой организации решение  проблем документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение –  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников  службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами,  от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными  системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает  решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в  соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в  соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной  нормативной базы, стандартов в части  контроля за качеством создаваемых  в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного  управленческого аппарата структуры  службы делопроизводства, регламентацию  разнообразных и сложных отношений  и связей между подчинёнными и  соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации,  что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем  обычно выделяют:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
• выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;
• рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• повышение квалификации сотрудников службы.

 

1.2 Организационные  формы работы с документами.

 

Практика выработала три  формы организации работы с документами  в любом управленческом  аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных  операций по обработке документов является  наиболее рациональной формой организации  делопроизводства, так как позволяет  снизить затраты на обработку  документов, улучшить организацию труда  работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация  работы с документами возможна только в небольших предприятиях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще всего в структурных  подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские  документы, в отделе кадров – документы  по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров  позволяют организовать приём и  регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации  службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых  сложных. Действующие государственные  нормативно-методические документы  не регламентируют форму работы с  документами.

Регламентация выбранной  формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

1.3 Типовые организационные  структуры службы 

делопроизводства.

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объёма функций органа управления между  структурными подразделениями и  схема их  взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ  частично регламентировали названия служб  делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат
• инспекция при министре
• канцелярия

Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры  делопроизводственной службы государственных  учреждений и предприятий. Решение  о создании службы, её названии и  внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных  обществах - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

 

2. Задачи и функции службы делопроизводства.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой  состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.